A forma como o processo de matrícula é conduzido pode determinar o sucesso ou o fracasso de uma escola. Para ter êxito, você precisará estruturar um time especializado em atrair interessados e em apresentar a eles todo o potencial da sua instituição.
Neste artigo, inspirado na aula ao vivo com Higor Fabiano, especialista no assunto e fundador da Escola de Matrículas, você aprenderá como estruturar uma equipe comercial eficiente e capacitada.
A Importância de uma equipe de matrículas bem estruturada
Com uma equipe de matrículas bem estruturada, o processo de inscrição de novos alunos ocorre de maneira mais fluida.
Você terá mais pessoas buscando informações sobre a sua escola e profissionais capacitados para responder às dúvidas dos pais e responsáveis.
Um time bem treinado e organizado é a diferença entre alcançar ou não as metas de captação estabelecidas para o ano letivo.
Características de uma equipe de matrículas de sucesso
De acordo com Higor Fabiano, uma equipe de matrículas de sucesso combina:
- Comunicação clara: a equipe se comunica de forma organizada, tanto entre si, quanto os potenciais alunos e seus responsáveis;
- Treinamento constante: a equipe deve estar sempre atualizada sobre as melhores práticas de atendimento e técnicas de venda;
- Metas bem definidas: com objetivos claros, a equipe mantém o foco e a motivação durante toda a campanha.
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Os desafios na matrícula de alunos
A maioria das escolas enfrenta dois grandes obstáculos em suas campanhas de matrícula: gerar leads qualificados e convertê-los. Estes são dois termos de marketing muito importantes na hora de inscrever nos alunos.
“Leads” são os contatos interessados em saber mais sobre a escola. “Conversão” é o ato de realizar alguma ação esperada pelo time de marketing – no caso, virar aluno.
Estes dois desafios estão relacionados e exigem planejamento, técnica e coordenação da equipe de matrícula para serem superados.
Gestão de tráfego
Gestão de tráfego é o processo de implementar anúncios, acompanhar resultados, ajustar o público-alvo das campanhas, testar vídeos e imagens, analisar canais e ter metas claras. Esse controle técnico e estratégico é muito mais complexo do que simplesmente “impulsionar posts no Instagram”.
Quando não há ninguém da equipe interna, a recomendação é contratar um parceiro externo. De preferência, alguém que entenda do setor educacional. Pode ser tentador contratar uma agência que cobra pouco pelos serviços, mas o processo de escolher uma escola nova é bem diferente de outros segmentos de mercado.
Mesmo as escolas menores devem considerar o investimento em marketing para campanhas de matrícula. Estar presente no processo de tomada de decisão dos responsáveis é quase um pré-requisito para competir com outras escolas particulares.
Estruturação do time comercial
De nada adianta gerar leads sem ter um time preparado para atendê-los. Você deve dimensionar o seu time de acordo com a demanda de oportunidades geradas, para evitar desperdícios.
É normal ver escolas repassando essa função para a recepção, ou para integrantes da coordenação que já estão lidando com outras tarefas. Quando isso acontece, a matrícula torna-se secundária e some no meio da rotina.
O resultado: pouco domínio sobre o script de vendas, técnicas de persuasão, domínio sobre a proposta da escola, organização para fazer ligações de follow-up, entre outras ações. Nesse cenário, fica difícil bater metas.
Como estruturar a equipe de matrículas
EEstruturar uma equipe vai além de selecionar pessoas para preencher cargos.
Envolve entender as necessidades específicas da escola, definir claramente os papéis e responsabilidades e garantir que todos os membros estejam alinhados com os objetivos do colégio.
A seguir, detalhamos os passos essenciais para montar uma equipe de matrículas comprometida com resultados.
Definição de papéis
É essencial definir claramente os papéis e responsabilidades de cada membro da equipe. Algumas funções que podem ser consideradas são:
- Coordenador de matrículas: responsável por conduzir todo o processo, definir indicadores e acompanhar o progresso;
- Atendente de matrículas: fará o atendimento com os pais, usando técnicas de venda para quebrar as objeções e aumentar as chances de sucesso da matrícula;
- Analista de dados: acompanhará dados relevantes e dará apoio à tomada de decisão, com base em indicadores de leads gerados, perfil das famílias interessadas, taxas de conversão, entre outros elementos.
Treinamento e capacitação
Investir em treinamento é fundamental. O time deve estar preparado para lidar com objeções, conhecer a fundo a instituição e seus diferenciais, e saber como apresentar as vantagens do colégio às famílias.is alunos.
Tabela de Estruturação de Equipe de Matrículas
| Função | Responsabilidades |
| Coordenador de matrículas | Supervisionar a equipe, definir metas e estratégias. |
| Atendente de matrículas | Atendimento direto ao público, esclarecimento de dúvidas. |
| Analista de dados | Analisar dados de matrículas, identificar tendências e áreas de melhoria. |
Como escolher os profissionais para a sua equipe de matrículas
Ter estrutura é importante, mas não basta. Você deve compor um time com profissionais estratégicos, com perfil adequado para vendas. Se possível, selecione pessoas da sua equipe. Quando não puder, contrate de fora.
Veja abaixo algumas estratégias para fazer a seleção, começando pelo time de marketing.
Escolhendo profissionais de tráfego pago
O marketing educacional tem muitas particularidades, por isso você deve escolher uma pessoa que já trabalha com educação, ou que pelo menos conhece a sua escola a fundo.
A pessoa perfeita para integrar a sua equipe de matrículas é aquela que:
- Entende as diferenças de campanhas para Ensino Infantil, Infantil, Fundamental e Médio;
- Domina diferentes canais, como Google Ads, Meta Ads e YouTube Ads;
- Entende de planejamento de marketing, incluindo quais campanhas rodar, possíveis segmentações e resultados esperados.
Independentemente de ser um profissional interno ou contratado, faça essas perguntas antes de alocá-lo na sua equipe de matrículas.
Se for um profissional novo, priorize aqueles que têm referências de outras escolas. Se possível, entre em contato e pergunte sobre o desempenho.
Caso contrate uma agência, defina alguém da coordenação para acompanhar cada passo de perto. Essa pessoa não precisa ser especialista na área, mas precisa saber cobrar por resultados, ler relatórios e entender o que está sendo feito.
Escolhendo os atendentes de matrícula
O atendente está na linha de frente da captação. Este profissional precisa ter habilidades específicas, então não é qualquer perfil que se adapta à função.
Segundo Higor Fabiano, você deve buscar pessoas que reúnem as seguintes características:
- Gosta de pessoas;
- Sabe ouvir com atenção e empatia;
- Conhece bem a escola e sua proposta pedagógica;
- Gosta de vender;
- É organizado para fazer follow-ups e registrar contatos;
- É proativo, vai atrás dos leads e retoma conversas;
- Tem boa comunicação verbal e escrita;
- É resiliente para lidar com objeções e dias difíceis;
- Tem compromisso com resultados, não apenas com atendimento;
- Demonstra dedicação e veste a camisa da escola.
Enquanto coordenador ou mantenedor de escola, você será responsável por encontrar essa pessoa na sua equipe ou no mercado. Dificilmente você encontrará o candidato perfeito, que tem estas 10 habilidades, então também será sua responsabilidade desenvolver o que faltar.
Não tenha receio de investir em treinamento e em capacitação. Lembre-se de que a matrícula é um processo contínuo, que trará fruto durante diversos anos.
Cultura e valores da equipe de matrículas
A cultura é um reflexo direto da liderança e dos valores da instituição.
Higor Fabiano enfatiza a importância de estabelecer uma cultura forte, onde todos os membros da equipe compreendam e compartilhem a missão, visão e valores da escola.
Quando o time está alinhado em termos de cultura, é mais provável que trabalhem juntos de forma coesa, superando desafios e adaptando-se às mudanças.
Além disso, uma cultura forte ajuda a atrair e reter talentos, garantindo que a equipe esteja sempre motivada e comprometida com os objetivos da instituição.
Engajamento e motivação através de metas
Definir metas claras e alcançáveis é crucial para manter a equipe de matrículas engajada e motivada.
Higor destaca a importância de estabelecer metas que sejam específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais.
Ao fazer isso, todos terão uma direção clara e poderão medir seu progresso ao longo do tempo.
Além de celebrar as conquistas, mesmo que pequenas, e reconhecer o esforço da equipe são práticas que fortalecem a moral e incentivam a busca contínua por excelência.
A tecnologia como aliada
No mundo digital, a tecnologia desempenha um papel crucial na otimização dos processos.
Higor menciona a importância de adotar ferramentas e plataformas que facilitem a gestão de leads e o acompanhamento do progresso da equipe.
Além disso, a tecnologia pode ajudar com a adaptação às mudanças no ambiente educacional, permitindo que respondam rapidamente às necessidades e expectativas dos alunos e seus responsáveis.
Ao abraçar esses recursos, as escolas não apenas modernizam seus processos, mas oferecem uma experiência mais fluida e agradável para os potenciais alunos.
Como lidar com os pais que escolhem pelo preço?
Mesmo as equipes de matrícula organizadas podem sofrer com essa pergunta. Muitas famílias escolhem pelo preço da mensalidade. Isso é compreensível e requer estratégias específicas por parte da sua equipe.
Preço é apenas uma das objeções e nunca vem sozinho. Quando alguém escolhe pelo valor, talvez não tenha percebido a proposta de valor da escola. Ou então não viu o custo-benefício de fazer a matrícula.
O papel da sua equipe é identificar cada caso, focar os esforços nos perfis que podem ser convencidos, e quebrar a objeção.
Uma das principais formas de conduzir a conversa é evitando respostas genéricas e imediatas. Instrua sua equipe a adotar uma abordagem consultiva e individualizada.
Por exemplo, imagine que você recebe a pergunta “quanto custa a mensalidade?” no WhatsApp – assim, seco, sem muito contexto. Em vez de falar diretamente o valor, elabore uma resposta padrão, como:
“A nossa mensalidade varia de acordo com o segmento e interesses de cada família. Posso te fazer algumas perguntas pra entender melhor o seu perfil e apresentar a melhor proposta?”
Edite a resposta de acordo com os seus diferenciais – por exemplo, pode explicar que os valores são diferentes para o ensino tradicional e bilíngue. Isso abre espaço para diálogo e melhora a percepção de valor da sua escola. Com isso, acontece a aceitação do preço.
Vale lembrar que nem sempre será possível. Há famílias que, por diversas razões, simplesmente têm o preço como principal variável para escolher a escola. Avalie junto da sua equipe quanto tempo vale investir no atendimento e avalie, junto com a sua equipe de marketing, se vale a pena montar estratégias para atrair outros perfis de família.
Perguntas Frequentes sobre equipe de matrículas
A principal função é gerenciar e otimizar o processo de inscrição de novos alunos, garantindo que as metas de matrícula da instituição sejam atingidas.
Estabelecer metas claras, oferecer treinamentos constantes e reconhecer os esforços e conquistas são algumas das maneiras de manter a equipe motivada.
O treinamento é fundamental para que a equipe esteja preparada para lidar com objeções, conhecer a fundo a instituição e seus diferenciais, e saber como apresentar isso aos potenciais alunos.
A estruturação de uma equipe de matrículas é um passo essencial para escolas que desejam otimizar seus processos e alcançar suas metas. Com as dicas compartilhadas neste artigo, esperamos que as instituições possam se preparar para enfrentar os desafios do mercado educacional.
Para mais insights e uma compreensão mais profunda sobre o tema, assista à entrevista completa com Higor Fabiano.
