LGPD nas escolas significa tratar com segurança os dados dos alunos e suas famílias, professores e demais funcionários. Isso requer adaptações nas políticas de coleta e uso de dados. É preciso rever as práticas atuais, abandonar algumas ações e assumir novos compromissos.
Entre outras ações, a escola deve pedir permissão para coletar informações; avisar por quanto tempo armazena os dados; explicar como usa e assumir o compromisso de usar apenas os dados necessários para a prestação de serviços.
Empresas de todos os segmentos devem seguir estas indicações, mas a LGPD nas escolas é ainda mais delicada. Isso porque dados de crianças e adolescentes são considerados sensíveis, o que requer cuidado extra.
E, se você é pessoa gestora ou mantenedora de uma Instituição de Ensino, a responsabilidade de adequar a escola também é sua.
Neste texto, você aprenderá como fazer a revisão das políticas de dados, entenderá como funciona a LGPD e descobrirá o que é necessário para se adequar à lei.
O que é a LGPD?
LGPD é a sigla para Lei Geral de Proteção de Dados. É a legislação que estabelece regras sobre coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais das pessoas. A lei foi aprovada em 2018 e entrou em vigor em 2020.
Ela documenta os direitos e deveres dos controladores de dados (instituições que coletam informações, como as escolas) e titulares dos dados (as pessoas que disponibilizam informações).
De forma geral, a legislação garante autonomia para os titulares e responsabiliza os controladores.
Para empresas, os pontos principais da lei são:
- Informar claramente os termos de uso de dados;
- Pedir autorização para coletar e armazenar informações;
- Coletar apenas as informações pessoais estritamente necessárias para fornecer o serviço;
- Explicar claramente como os dados serão utilizados.
Para as pessoas que têm informações pessoais coletadas, os principais pontos são:
- Ter acesso aos termos de uso de dados;
- É obrigatório consentimento explícito para qualquer empresa coletar, usar, tratar e armazenar os dados;
- Têm direito de exigir a sua exclusão de uma base de dados a qualquer momento (e a empresa é obrigada a fazer).
A lei se organiza em torno de dez princípios que garantem a privacidade dos cidadãos:
- Finalidade: todos os dados devem ser coletados com propósitos claros e honestos;
- Adequação: os dados devem ser usados apenas de acordo com o que a empresa informou ao titular;
- Necessidade: a empresa deve coletar apenas os dados necessários para oferecer o serviço;
- Livre acesso: os titulares devem poder acessar seus dados a qualquer momento;
- Qualidade: os dados devem ser coletados de forma exata e segura;
- Transparência: mudanças nas políticas de coleta, tratamento, uso e compartilhamento de dados devem ser informadas;
- Não discriminação: os dados não devem ser usados para finalidades preconceituosas;
- Segurança: empresas são responsáveis por proteger os dados de acessos externos ou não autorizados;
- Prevenção de danos: empresas devem investir em medidas de segurança para os dados que mantêm;
- Responsabilização e prestação de contas: a empresa deve demonstrar a capacidade de lidar com os dados de forma segura.
Como a LGPD impacta escolas e instituições de ensino?
Escolas naturalmente acessam e tratam diversos tipos de dados, desde o momento de fazer marketing até a hora de manter os históricos de ex-alunos. E, em todas as ações, devem levar os dez princípios da LGPD em consideração.
No caso dos dados de alunos, é importante lembrar que crianças e adolescentes são sempre considerados grupos vulneráveis. Para a LGPD, seus dados são considerados sensíveis, como explica o Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro):
“Quando o foco for menores de idade, é imprescindível obter o consentimento inequívoco de um dos pais ou responsáveis e se ater a pedir apenas o conteúdo estritamente necessário para a atividade econômica ou governamental em questão, e não repassar nada a terceiros. Sem o consentimento, só pode coletar dados se for para urgências relacionadas a entrar em contato com pais ou responsáveis e/ou para proteção da criança e do adolescente”.
Daí a importância (ainda maior) de atualizar os processos. Vazamentos ou falhas de segurança podem resultar em sanções sérias.
Além das crianças e adolescentes, as escolas e instituições de ensino também são responsáveis por zelar pelos dados de professores e demais funcionários.
Como adequar a escola à LGPD?
Os passos gerais para deixar sua escola em conformidade com a lei são:
- Estudar o texto da Lei Geral de Proteção de Dados;
- Mapear todos os processos que usam dados;
- Revisar quais dados são coletados;
- Revisar como é o tratamento, armazenamento e descarte dos dados;
- Verificar se os processos estão de acordo com os princípios da LGPD;
- Se necessário, reformular as políticas;
- Montar documentos que informem claramente como a escola lida com os dados;
- Instituir um encarregado de dados – é quem responde pelo tratamento de dados na escola. Não precisa necessariamente contratar alguém para exercer a função.
Este processo deve ter participação de todos que participam da gestão escolar, de profissionais da área jurídica e de setores de Tecnologia da Informação. Ou, se preferir, você pode buscar uma consultoria ou profissional externo especializado em LGPD.
Em quais situações uma escola coleta e usa dados?
As escolas coletam, armazenam e tratam dados pessoais em diversas tarefas cotidianas. Por exemplo:
- Formulários de campanhas de marketing;
- Matrícula e registro de alunos;
- Registros de presença e controle de acesso às instalações das escolas;
- Desenvolvimento de relatórios individuais de desempenho;
- Envio de comunicações para pais e responsáveis;
- Uso de sistemas de gerenciamento de aprendizado ou demais plataformas que solicitem dados de alunos;
- Registros de eventos e atividades extracurriculares.
Quais são as boas práticas para seguir a LGPD na educação?
As boas práticas gerais a seguir:
- Limitar o acesso aos dados apenas a pessoal autorizado;
- Proteger o acesso a sistemas onde os dados são armazenados;
- Usar os dados apenas para oferecer serviços da escola;
- Informar claramente quando estiver coletando dados para uso em marketing;
- Armazenar as informações apenas pelo tempo necessário;
- Não compartilhar os dados de crianças e adolescentes com empresas parceiras;
- Implementar rotinas de backup de dados;
- Oferecer treinamentos sobre a LGPD para o pessoal autorizado da escola.
Veja abaixo uma lista de ações práticas para adequar a sua escola à LGPD:
- Comunique sempre que precisar armazenar um dado;
- Nunca compartilhe informações que possam identificar alunos com empresas parceiras;
- Atualize contratos para informar quais dados são armazenados, como são tratados, com qual finalidade e por quanto tempo ficam no sistema;
- Insira uma página de tratamento e proteção de dados no site da sua escola. Esta é a da Educbank;
- Informe também quais são as políticas de cookies do site da escola;
- Quando enviar e-mails, deixe sempre explícito um botão de se “descadastrar”, para a pessoa parar de receber as mensagens, se assim quiser;
- Não compartilhe os contatos de responsáveis pelos estudantes da escola com ninguém, a menos que seja por questão de segurança dos estudantes;
- Se quiser usar dados de histórico escolar ou de resultados em provas em campanhas de marketing, peça consentimento aos titulares;
- Em formulários de matrícula, solicite apenas os dados que você realmente precisa;
- Mantenha apenas os dados essenciais de ex-alunos e descarte o que não for essencial;
- Ofereça caminhos para os alunos e famílias solicitarem acesso aos dados – pode ser por meio de canais específicos para isso, oferecer sistemas próprios, ou disponibilizar algum funcionário da direção para auxiliar os responsáveis;
- Crie rotinas de revisar periodicamente os dados dos alunos. Veja se estão corretos, se há informações desatualizadas ou que precisam ser descartadas;
- Informe claramente quem são as pessoas responsáveis pelo tratamento dos dados na escola. Pode ser na página de proteção de dados do site;
- Não use dados sobre raça, gênero, religião ou situação socioeconômica em ações que podem gerar qualquer tipo de constrangimento aos titulares;
- Proteja com login e senha todos os ambientes e sistemas que contêm dados;
- Mantenha registros físicos em local seguro e de acesso controlado, se houver;
- Ensine os funcionários da escola sobre boas práticas de gerenciamento de logins e senhas;
- Garanta que apenas quem realmente precisa usar os dados para as atividades na escola tenham acesso a eles;
- Divulgue claramente sempre que houver mudanças na política de dados da escola. Pode ser por um e-mail com o assunto “Atualizamos nossas políticas de dados”;
- Quando receber novos alunos, envie um e-mail explicando às famílias como a escola lida com os dados.
Ao seguir estes passos, sua escola se adequa à lei e, mais importante: protege a privacidade de alunos e funcionários. Assim, evita sanções, protege a reputação de sua escola e estreita os laços de confiança com as famílias.
