Construir uma gestão financeira inteligente é uma tarefa complexa – e esse desafio aumenta ainda mais quando processos manuais causam erros e retrabalhos.
A digitalização é a chave para uma rotina mais eficiente e produtiva.
Com a tecnologia, é possível integrar ferramentas, otimizar processos e reduzir custos. E, o mais importante: a equipe gestora tem mais tempo livre para focar em áreas e tarefas estratégicas, como o planejamento educacional e comercial.
Neste artigo, você conhecerá o conceito de gestão financeira inteligente. Aprenda tudo o que pode (e o que não pode) ser digitalizado e entenda os benefícios diretos para a sua escola.
O que é uma gestão financeira inteligente?
Em síntese, gestão financeira inteligente significa organizar e otimizar as atividades financeiras usando ferramentas digitais. Os objetivos são evitar desperdícios, reduzir erros, controlar despesas fixas e variáveis e melhorar a previsibilidade financeira.
O processo envolve acompanhar receitas, despesas e indicadores-chave da sua escola. O diferencial da gestão inteligente é reduzir o fator humano que pode causar erros. Por exemplo, planilhas manuais podem ser substituídas por softwares de gestão. E as cobranças de mensalidade podem ser feitas via CRM, em vez de manualmente.
A gestão inteligente centraliza e atualiza dados em tempo real. Assim, consegue promover uma cultura de planejamento, devido à maior facilidade de projetar investimentos e identificar gargalos.
Quais os benefícios de uma gestão financeira inteligente na escola?
Ao adotar uma gestão financeira inteligente, sua escola tem benefícios imediatos, como agilidade, confiabilidade e assertividade. Confira as vantagens de digitalizar os processos financeiros.
- Redução de erros: com a digitalização de tarefas financeiras, erros de lançamento e cálculo são minimizados;
- Agilidade nos processos: com sistemas automatizados, atividades como cobranças, conciliação bancária e relatórios financeiros são feitas muito mais rapidamente;
- Controle de inadimplência: softwares permitem acompanhar pagamentos de forma automática. Na plataforma do Educbank, por exemplo, há diversas possibilidades de agilizar esses processos;
- Decisões baseadas em dados: é mais fácil gerar e gerenciar dados quando eles são gerados de forma automatizada. Isto resulta em relatórios sempre atualizados, agilidade no mapeamento de custos, e em tomadas de decisão mais assertivas;
- Redução de custos: a digitalização elimina gastos com papel, impressão e armazenamento físico. Além disso, a automação dos processos financeiros otimiza a carga horária da sua equipe e reduz a necessidade de horas extras.
O que pode ser digitalizado dentro da gestão financeira inteligente?
A digitalização é eficiente, mas não é a solução para literalmente tudo. É importante conhecer os limites da tecnologia para equilibrar processos manuais e digitais.
E, mesmo para as tarefas automáticas, é necessário ter pessoas acompanhando os processos e zelando por sua qualidade.
O que é possível digitalizar
Uma das principais vantagens é digitalizar dados e relatórios relacionados à cobrança de mensalidades, principais receitas e despesas.
Entre as possibilidades, temos:
- Boletos e cobranças automáticas: plataformas como o Educbank facilitam a geração e o envio de faturas;
- Controle de inadimplência: automatizar notificações e lembretes para que as mensalidades sejam pagas no prazo de vencimento;
- Relatórios financeiros: é mais simples acessá-los em ferramentas especializadas do que em planilhas manuais;
- Conciliação bancária: a integração com bancos permite a atualização automática de transações;
- Gestão de fluxo de caixa: as plataformas organizam receitas e despesas, facilitando previsões para planejar o futuro.
O que não é possível digitalizar
A digitalização facilita o operacional, mas a experiência humana segue indispensável em decisões e análises críticas. Por exemplo:
- Análise de investimentos: a tecnologia fornece dados, mas a interpretação estratégica sempre caberá à equipe gestora;
- Relacionamento com fornecedores: a negociação e o diálogo exigem contato humano para fechar o melhor negócio;
- Decisões complexas: algumas escolhas financeiras demandam análise qualitativa e sensibilidade, como reduções na folha salarial;
- Aspectos legais e contratuais: revisões jurídicas dependem de especialistas para que a escola atue dentro das normas previstas em lei.
Como digitalizar a gestão financeira da escola?
A transição para a digitalização requer planejamento. Confira abaixo os passos práticos para implementar uma gestão financeira inteligente na sua instituição de ensino.
Avalie os processos atuais
O primeiro passo é entender como a gestão financeira funciona atualmente. Identifique quais processos são manuais, demorados ou propensos a erros.
Faça um mapeamento das tarefas diárias e das principais dificuldades enfrentadas. Com isso, você terá clareza de onde a digitalização pode ser aplicada.
Escolha as ferramentas certas
Existem diversas soluções tecnológicas voltadas para a gestão financeira escolar. Busque por softwares que ofereçam funcionalidades que atendam às demandas observadas.
Prefira sistemas que sejam fáceis de usar e que permitam integração com outras ferramentas já utilizadas pela escola.
Treine a equipe
A digitalização exige um novo aprendizado. Invista em treinamentos para que todos os colaboradores compreendam as novas ferramentas e saibam usá-las corretamente.
Assim, a transição fica mais fácil. Você evita erros de uso e a equipe pode utilizar ao máximo todos os recursos disponíveis.
Centralize as informações
Procure centralizar todas as informações dentro de um mesmo sistema, ou em sistemas que se comuniquem com facilidade. Quanto aos dados brutos, armazene tudo no mesmo local, o que facilita a organização e reduz o risco de perdas.
Implemente automação de cobranças
Cobranças manuais consomem tempo e aumentam as chances de erro. Um sistema automatizado pode gerar boletos, enviar lembretes e notificar sobre vencimentos. Além disso, a automação traz mais previsibilidade para a receita da escola.
Monitore indicadores financeiros
Mantenha o controle de métricas importantes. Essas informações facilitam a tomada de decisões rápidas e seguras. Os relatórios podem ser baseados em:
- Fluxo de caixa;
- Taxa de inadimplência;
- Despesas mensais;
- Receitas recorrentes;
Estabeleça um cronograma de transição
A digitalização não precisa ser feita de uma vez só. Estabeleça um cronograma para implementar as novas ferramentas gradativamente. Comece pelas áreas que mais demandam tempo ou apresentam maior risco de erro. Aos poucos, amplie o uso para toda a gestão financeira escolar.
Mantenha os dados em segurança
Escolha sistemas que ofereçam criptografia e backups regulares. Dessa forma, as informações da escola e dos alunos ficarão protegidas contra perdas ou vazamentos.
Fazendo isso, seu colégio estará de acordo com a LGPD. Isso é importante para todas as empresas, mas ainda mais para escolas, pois dados de crianças e adolescentes são considerados sensíveis.
Dê o próximo passo para uma gestão inteligente com o Educbank
Uma gestão ineficiente toma o seu tempo e dinheiro. Por isso, a digitalização das escolas já está em pauta há algum tempo – e deve se tornar uma tendência ainda mais forte para os próximos anos.
O Educbank ajuda você nessa caminhada! Além de oferecer apoio financeiro, nossa plataforma também gerencia as mensalidades, com avisos automáticos de fatura. Assim, diminuímos a inadimplência, sem afetar a relação das famílias com a escola. O resultado: sua escola cresce e sua equipe foca no que mais importa, a educação.
