O plano de captação de alunos organiza toda a estratégia de expansão da sua escola. Nele, estão descritos os públicos-alvo, estratégias para alcançá-los, indicadores de sucesso e as eventuais ações de reajuste de rota.
Escolas particulares que não investem em um planejamento claro costumam andar em círculos. Elas até crescem, mas sem consistência, e tendem a investir repetidamente em estratégias que trazem pouco retorno.
No cenário atual, de alta inflação e grande competitividade entre colégios, um plano sólido é ainda mais importante. Abaixo, você verá os passos mais importantes para definir as suas próximas campanhas de matrículas.
Defina objetivos claros e mensuráveis
O primeiro passo é entender onde você quer chegar. Bom, além do óbvio, que é captar mais alunos.
Defina objetivos específicos, realistas, que possam ser medidos ao longo do tempo e com números claros associados a eles.
Por exemplo:
- Aumentar o número total de matrículas em 15% em relação ao ano anterior;
- Melhorar a taxa de conversão de leads de 10% para 20%;
- Captar 100 novos leads qualificados até dezembro.
Metas concretas são facilmente mensuráveis, o que permite ajustes mais rápidos. Se os objetivos forem muito abstratos, abertos ou irrealistas, você eventualmente perceberá que não está perto de alcançá-los, mas não terá alavancas para mover a estratégia.
Defina seu público-alvo
Assim como as metas, você também precisa definir o seu público-alvo de forma específica.
Cada família é diferente e tem seus próprios desejos e prioridades. Portanto, você precisará adaptar a sua comunicação a cada tipo. Se enviar as mesmas mensagens para todas, será difícil se destacar.
Para definir o seu perfil de público-ideal, siga estes passos:
- Encontre, entre os matriculados, os perfis que mais lhe interessam – geralmente são os que sempre pagam em dia, já estão fidelizados, ou participam ativametne da vida escolar;
- Levante dados sobre as famílias – séries dos alunos, onde moram, quantos filhos têm, renda familiar média, como conheceram a escola, por que gostam da instituição, etc;
- Identifique padrões entre esses dados.
Se for necessário, faça entrevistas curtas com algumas famílias, para entender detalhadamente quem eles são, quais os seus desafios e por que escolheram a sua escola para matricular os filhos.
O resultado serão os perfis de família que mais têm afinidade com a proposta da escola. Eles devem ser o centro do seu plano de captação de alunos.
Analise o mercado
Na sequência, analise as outras escolas, em especial as que estão geograficamente próximas e as que cobram um valor parecido de mensalidade. Inclua também os grandes grupos de educação.
Para cada uma, observe:
- Posicionamento, incluindo valores, diferenciais e proposta de valor;
- Serviços oferecidos, como ensino integral, aulas bilíngues, contraturno e oferta de atividades complementares;
- Como apresentam as instalações físicas, se elas têm destaque na comunicação, se há tour virtual e quais tipos de fotos postam;
- Campanhas ativas, como dias de visita, descontos, bolsas de estudo e colônia de férias.
Para obter essas informações, analise as redes sociais e sites das instituições. Se possível, dê início até ao processo de matrícula, para ver os formulários, fluxos de mensagens e quais canais de atendimento são usados.
Estruture o seu funil de captação
O funil de captação de alunos mapeia todas as ações que as famílias fazem, desde a hora de pesquisar escolas até finalizarem a matrícula.
Esse funil será a base das suas ações de captação de alunos.
Você perceberá três etapas principais:
- Atração, quando os pais decidem saber mais informações sobre uma escola;
- Relacionamento, quando buscam ativamente pelos detalhes da instituição;
- Decisão, quando formalizam o interesse na matrícula.
Um funil claro é importante para planejar ações coerentes com o momento de cada família.
Defina suas estratégias de marketing
Se você fez bem os passos anteriores, a escolha de estratégia fica muito mais fácil. Na verdade, ela acontece quase sozinha!
Por exemplo:
- Se o seu público-alvo são famílias do seu bairro, então outdoors são uma boa escolha;
- Se o seu objetivo é “gerar 100 leads qualificados até setembro”, você precisa investir no topo de funil. Logo, inbound marketing e mídia paga são boas estratégias;
- Se o seu objetivo é “aumentar a conversão em 20%”, o segredo está nas técnicas de negociação e na automação de marketing, para envio de mensagens personalizadas e follow-up.
É justamente por isso que o plano de captação de alunos é tão importante. Há muitas estratégias e, na maioria dos casos, as escolas não podem investir em todas. Sem direcionamento, é muito alto o risco de queimar dinheiro.
Capacitação da equipe de matrículas
Uma das principais falhas nos planos de captação de alunos são os times desalinhados.
Sua escola deve ter uma equipe de matrículas composta por:
- Gestor, que define metas, objetivos e linhas gerais do planejamento;
- Atendente, que faz os contatos com as famílias e apresentam a proposta da escola;
- Analista de dados, que observa o desempenho do plano de ação e propõe melhorias de forma proativa;
- Gestor de tráfego, que traz novos leads para o funil.
Além deles, todos os profissionais devem estar alinhados com o posicionamento e a marca da escola, em especial os professores e a equipe de marketing.
Sazonalidades e calendário estratégico de captação
A maioria das escolas concentra os esforços de captação no fim do ano e nas primeiras semanas de janeiro. E não está errado, já que são os períodos mais movimentados, mas o esforço não pode ser só nessas datas.
Seu plano de captação de alunos deve prever ações para todo o ano. Há muitas janelas estratégicas, mas menos óbvias, que podem ser aproveitadas, como:
- Período de férias de verão: oportunidade para apresentar a estrutura e proposta pedagógica da escola por meio de colônias de férias ou passeios especiais;
- Período de lista de espera de outras instituições, quando as famílias procuram alternativas;
- Durante todo o ano letivo, com protocolos específicos para matrículas externas, no caso de alunos que mudam de cidade ou voltam do exterior;
- Feiras de educação e eventos abertos à comunidade. Se o foco do seu plano de captação for atender a uma região ou bairro específico, você pode fechar parcerias para apresentar a sua escola.
Os benefícios de um bom plano de captação
Definir e seguir um plano de captação de alunos gera melhores resultados em todas as etapas do processo de matrícula. As receitas ficam mais previsíveis, a comunicação se torna mais eficaz, e aquela sensação de aperto para bater metas fica quase inexistente.
Para ter resultados ainda melhores, sua equipe de gestão deve acompanhar as principais tendências. O Manual de Matrículas 2025 do Educbank apresenta os passos completos para a execução de campanhas bem-sucedidas.
