Você já parou para pensar que há vários jeitos de cobrar as mensalidades? É possível adotar uma postura mais inflexível ou abrir margem para negociações.
Também há diversas maneiras de se comunicar com as famílias, o que pode ajudar a reduzir atrasos.
Tudo isso influencia diretamente a saúde financeira da sua instituição de ensino. E justamente por isso é tão importante escolher um modelo de cobrança de mensalidade que realmente funciona dentro da sua realidade atual.
Neste artigo, você conhecerá as principais estratégias adotadas por escolas particulares brasileiras.
Os principais modelos de cobrança de mensalidade para escolas particulares
Modelos de cobrança de mensalidade são as estratégias para organizar o recebimento todos os meses. Isso envolve as formas de cobrar, negociar e conversar com as famílias.
Veja abaixo quais são os modelos e como eles lidam com questões como sazonalidade de pagamentos, reajustes, inadimplência e renegociação de débitos.
Modelos de gestão da cobrança
Os modelos de gestão de cobrança são as ferramentas utilizadas para organizar os pagamentos e os recebimentos.
A cobrança manual é quando a própria equipe da escola se encarrega da emissão de boletos, controle de vencimentos e contato com os responsáveis. É um controle mais direto, mas que ocupa bastante tempo da equipe, o que pode aumentar o risco de falhas.
A cobrança automática usa sistemas integrados para gerar boletos, enviar lembretes em caso de vencimento e atualizar o status dos pagamentos em tempo real. Implementar o sistema envolve custos, mas otimiza o tempo da equipe e reduz o número de erros.
A cobrança terceirizada é feita por empresas especializadas neste processo, que cuidam de todas as etapas, incluindo a negociação das dívidas. É uma abordagem complexa que, se não for bem gerida, pode causar atritos e distanciamento das famílias.
Por fim, a cobrança híbrida combina elementos de diversos modelos. É a solução mais completa, que pode automatizar a geração de boletos, mas manter o contato com inadimplentes sob responsabilidade de uma equipe interna. Este é, possivelmente, o principal modelo de cobrança no Brasil, por ser facilmente adaptável e trazer benefícios a escolas de todos os tamanhos.
Modelos de comunicação com as famílias
É a forma como a escola se comunica com as famílias. Recomenda-se identificar os perfis de inadimplentes e adotar uma abordagem diferenciada com cada um deles.
Normalmente a sua gestão escolar precisará lidar com os seguintes casos:
- Os “esquecidos”, que precisam de lembretes constantes para efetuar o pagamento;
- Os “surpreendidos”, que estão passando por algum problema financeiro;
- Os “aproveitadores”, que simplesmente adiam o pagamento o máximo possível.
Uma comunicação preventiva e contínua ajuda os esquecidos. Eles receberão comunicações constantes, ao longo de todo o mês, sobre prazos, reajustes e políticas de cobrança. Assim, você evita a surpresa de alguém falar que perdeu o prazo de vencimento do boleto ou situações do tipo.
Os lembretes empáticos abrem oportunidades de negociação com os esquecidos. São lembretes enviados próximos ao vencimento, reforçando a importância do pagamento. Aqui, você deve abrir espaços de conversa e lembrar as políticas de renegociação previstas em contrato. Lembre-se de que o objetivo é facilitar o pagamento, não pressionar a família.
Para os “aproveitadores”, você deve focar nas mensagens enviadas conforme o tempo de atraso. Quanto mais o pagamento demorar para cair, mais firme deve ser a comunicação.
Você pode enviar mensagens uma semana antes do vencimento, no dia do vencimento, com 10, 30, 60 e 90 dias de atraso. Alinhe a comunicação com os prazos máximos de pagamento previstos em contrato. Quando atrasar, apresente as políticas de renegociação e medidas adicionais que podem ser tomadas, como a judicialização da dívida.
Geralmente essas comunicações são feitas por WhatsApp, e-mail e telefone. As mensagens podem ser gerenciadas por plataformas de CRM, que permitem enviar comunicações específicas de acordo com o perfil de família. Assim, quem sempre paga em dia recebe comunicações mais gentis, enquanto os espertinhos recebem mensagens mais firmes e diretas.
Por que a forma de cobrar faz tanta diferença nas escolas particulares?
Adotar um modelo de cobrança ineficiente aumenta a inadimplência, que já é um dos maiores desafios para gestores e mantenedores de escolas particulares. O mesmo vale para uma comunicação ruim, que pode tornar o processo mais demorado do que o necessário.
Como consequência, fica mais difícil planejar o orçamento, investir em infraestrutura, em capacitação da equipe e em qualidade pedagógica.
A comunicação de cobrança também influencia a percepção das famílias sobre a escola, pois pode causar ruídos, desgaste no relacionamento e até evasão, nos casos mais severos. Assim, o modo de cobrar também pode criar ou fortalecer vínculos com as famílias.
O impacto da inadimplência no caixa
A inadimplência é tão desafiadora porque afeta diretamente o fluxo de caixa da escola. Ela torna difícil (ou impossível) cumprir os compromissos mensais, como pagamento de contas, folha de pagamento e fornecedores. Quando os atrasos se acumulam, é necessário recorrer a reservas financeiras, postergar investimentos ou recorrer a empréstimos.
Tudo isso fragiliza a operação a longo prazo, causa estresse e pode ter efeitos diretos no projeto pedagógico da escola. Sem previsibilidade de receita, também torna-se arriscado expandir projetos ou reajustar salários. Em outras palavras, a gestão passa a ser reativa, em vez de antecipar necessidades e fazer melhorias.
Cobrar sem prejudicar o relacionamento com as famílias
Outro desafio da cobrança de mensalidades é a abordagem com as famílias. Para evitar problemas, você deve estabelecer processos claros, regras bem definidas e manter uma comunicação constante.
A sua equipe precisa encontrar um meio-termo entre a rigidez e a compreensão. Esse equilíbrio é complexo, mas alcançá-lo traz grandes recompensas: acertar o processo reduz a inadimplência sem gerar ressentimentos.
Os pais e responsáveis sentem-se respeitados, entendem as suas responsabilidades e reconhecem o valor da escola. E quem paga em dia não se sente injustiçado, pois sabe que você está em cima dos inadimplentes, inclusive para tomar medidas adicionais.
Como escolher o modelo ideal para sua escola?
O modelo de cobrança mais adequado depende de muitos fatores. Na maioria dos casos, você precisará combinar vários modelos para criar uma solução adaptada aos perfis de família que fazem parte da sua comunidade escolar.
Entre os pontos fundamentais a se considerar, estão:
- Perfil da comunidade escolar (os “esquecidos”, “surpreendidos” e “aproveitadores” que apresentamos anteriormente);
- O nível de inadimplência atual;
- A capacidade de investir em tecnologia ou parcerias, como automações, contabilidade externa ou programas de apoio;
- Políticas de negociação que cabem no seu orçamento atual;
- Estrutura e orçamento para fazer a transição para novos modelos.
Eficiência na cobrança é também uma forma de cuidar
Cobrar bem é cuidar da escola como um todo, para que ela tenha todos os recursos para educar os alunos com a qualidade que eles merecem.
O Educbank pode te ajudar nessa missão. Nosso programa de Receita Garantida repassa todos os valores das mensalidades no início do mês, mesmo quando as famílias atrasam. Assim, você cuida da formação dos alunos e nós assumimos o risco da inadimplência.
