A renegociação de dívidas de mensalidades exige equilíbrio: gestores precisam demonstrar firmeza, sem abalar a relação com a família. E fica ainda mais delicado se os responsáveis estão passando por algum imprevisto financeiro.
O ideal é definir processos: réguas claras de cobrança, estratégias concisas de negociação e judicialização em última instância. Assim, é mais fácil analisar caso a caso e oferecer opções exclusivas para famílias que realmente estão passando por problemas.
Veja neste guia tudo o que você precisa saber para conduzir as negociações com confiança (e sem buracos no seu fluxo de caixa).
O que você pode e não pode fazer na negociação?
Antes das dicas práticas, é importante atentar para a legislação brasileira, que define regras claras sobre as ações que podem e não podem ser realizadas pelas escolas.
O que é permitido por lei:
- Negar a rematrícula para o próximo ano letivo;
- Cobrar juros (sem abusos e se previsto em contrato);
- Formalizar acordos;
- Notificar por escrito sobre a dívida.
O que é proibido por lei:
- Penalizar o aluno de qualquer forma (suspensão de provas, proibição de frequenta ra escola, punição pedagógica, retenção de documentos);
- Fazer cobranças de forma abusiva, com insistência e fora de horário comercial;
- Negativar o responsável sem aviso prévio;
- Expor o devedor publicamente ou compartilhar suas informações de cobrança;
- Falta de transparência sobre multas e outros encargos em caso de atraso.
Para mais detalhes sobre a legislação, acompanhe os guias do Educbank:
- O que as escolas podem fazer com alunos inadimplentes?;
- Como funciona a cobrança judicial de mensalidades atrasadas?;
- Aluno inadimplente pode renovar matrícula? Tudo sobre a legislação sobre inadimplência escolar;
- Desmistificando o Direito Educacional com Gustavo Peixoto Nunes [Vídeo]
Modelo de régua de cobrança
A régua de cobranças é o conjunto de comunicados enviados às famílias, informando o status das faturas em aberto.
Geralmente, as estratégias de cobrança de mensalidades atrasadas incluem mensagens em diversos canais – e-mail, WhatsApp, contato telefônico, conversa cara a cara com as famílias, etc.
Se você usa alguma plataforma de gestão, como a do Educbank, também pode enviar notificações com lembretes de pagamento pelo aplicativo.
Para perfis que atrasam com frequência, seja mais insistente nas mensagens. Com quem nunca atrasa ou claramente está passando por problemas, seja mais flexível nas mensagens.
Um exemplo padrão de régua de cobrança é:
- D+3 a D+7: lembrete via e-mail ou WhatsApp com boleto atualizado;
- D+15: contato telefônico consultivo para entender a situação e oferecer opções;
- D+30: envio de proposta de renegociação com até três alternativas (à vista, parcelada ou com carência);
- D+45 a D+60: aviso de possível negativação, caso não haja retorno, com linguagem neutra e empática;
- D+75 a D+90: envio de notificação escrita formal (escreva em conjunto com o seu setor jurídico).
No caso, “D” é a data de vencimento. Ou seja, D+3 são 3 dias após o vencimento, D+7 são 7 dias, etc.
Como conduzir a renegociação de dívidas?
Há diversos modelos de cobrança. Apesar de suas diferenças, eles compartilham quatro etapas: a preparação, o diagnóstico, a negociação em si, e o fechamento.
A preparação é o levantamento de informações para negociar – como histórico do contrato, resumo da dívida e o cálculo correto de multas e juros.
Mas, defina as condições apenas depois de avaliar a capacidade financeira do responsável.
Para isso, você fará um diagnóstico. É uma reunião para entender a causa do atraso e apresentar as soluções. Na maioria dos casos, será um problema temporário, como imprevisto de saúde e perda de renda.
A partir dessas informações, elabore as opções de negociação. As mais comuns são:
- Pagamento à vista sem taxas;
- Pagamento parcelado sem taxas (ofereça se a pessoa tiver bom histórico ou estiver passando por um problema sério);
- Pagamento parcelado com taxas;
- Pagamento com inclusão de fiador (para casos de reincidência).
Quando chegarem a uma decisão, faça o fechamento. Formalize o acordo e detalhe os valores, vencimentos e penalidades em caso de descumprimento. Verifique junto ao seu setor jurídico se é necessária alguma documentação específica, como um termo de confissão de dívida.
O que evitar nas negociações
Além de aplicar as técnicas clássicas de negociação, como demonstrar confiança e empatia, você deve evitar os erros comuns da renegociação de dívidas de mensalidade:
- Aplicar pressão emocional ou ameaçar a família (configura cobrança abusiva);
- Oferecer opções inviáveis para tentar influenciar a família a aceitar uma condição menos vantajosa;
- Conduzir tratativas sem registro formal (tanto para a comunicação, quanto para a negociação em si);
- Cobrar durante feriados ou fora do expediente;
- Tentar negociar remotamente, sem contato pessoal com as famílias.
Como judicializar a dívida?
Levar o caso à Justiça é sempre a última opção. As negociações extrajudiciais têm diversas vantagens: são mais rápidas, não desgastam o relacionamento e são mais econômicas para as escolas.
O processo pode ser iniciado após 90 dias da inadimplência e deve conter todos os documentos que comprovem a relação contratual e a inadimplência. Caso a legitimidade da dívida seja reconhecida, a Justiça pode adotar uma série de ações para que a escola receba o pagamento.
Antes de considerar a judicialização da dívida, oriente-se com seu departamento jurídico ou com um advogado especializado.
Boas práticas de relacionamento com as famílias
A construção de parceria entre família e escola é uma das melhores abordagens para facilitar as negociações. Quando as famílias entendem o impacto da inadimplência na educação dos filhos, tendem a ser mais diligentes com as datas de pagamento.
Considere essa parceria como um projeto de longo prazo, que nasce e deve ser mantido ao longo de toda a vida escolar daquela família.
Algumas boas práticas para favorecer esse vínculo são:
- Manter canais abertos de comunicação com as famílias;
- Limitar o número de contatos (use sistemas de CRM para segmentar o envio de mensagens digitais);
- Explicar com clareza todas as opções de pagamento;
- Oferecer flexibilizações que fazem sentido para a realidade financeira da escola;
- Registrar todas as interações, incluindo as mensagens de cobrança e tentativas de comunicação (também pode ser por meio do CRM);
- Oferecer atendimento personalizado nos canais oficiais da escola e se disponha para esclarecer dúvidas pessoalmente;
- Certificar-se de que todas as políticas de cobrança estão de acordo com a LGPD;
- Demonstrar empatia com a situação financeira de cada família, especialmente se a inadimplência não for recorrente.
Como o Educbank reduz o impacto da inadimplência
O Educbank oferece soluções que apoiam as escolas enquanto aguardam o recebimento das mensalidades atrasadas.
O Receita Garantida repassa o valor no início do mês. Mesmo que as famílias atrasem, a escola recebe tudo, integralmente. Nós assumimos o risco para que nenhum colégio pare de investir por falta de fluxo de caixa enquanto conduz as negociações.
