O fluxo de caixa é o controle das entradas e saídas de dinheiro em uma empresa. Em escolas, está muito relacionado ao pagamento de mensalidades e às despesas sazonais, como as férias e o 13º de funcionários.
Com uma boa gestão do fluxo de caixa, as escolas conseguem prever períodos de sobra ou de falta de recursos e planejar-se de acordo. Agora, sem planejamento adequado, perdem o controle sobre sua capacidade de pagamento, o que põe em risco a sustentabilidade da instituição.
Este artigo traz um guia rápido sobre o fluxo de caixa em escolas particulares – e inclui dicas para lidar com o principal vilão dos colégios brasileiros, a inadimplência.
Como funciona o fluxo de caixa de uma escola particular?
O fluxo de caixa em escolas particulares tem algumas particularidades, em relação a outros tipos de empresas:
- Receita concentrada, em ciclos fixos de pagamento de mensalidades;
- Pagamento das mensalidades em dia como principal gerador de receita;
- Altas despesas sazonais (campanhas de matrícula no fim de ano, pagamento de direitos trabalhistas aos profissionais, impressão de material didático, etc.);
- Regulação sobre valores e condições de negociação de mensalidades, pela Lei nº 9.870.
A principal fonte de receitas é o pagamento de mensalidades. Acontece sempre no início de cada mês e tem picos entre fevereiro e dezembro, por causa das rematrículas e da entrada de novos alunos.
É por isso que os atrasos no pagamento das mensalidades são tão impactantes. Se a taxa de inadimplência for alta, fica difícil projetar as receitas mês a mês e lidar com as despesas.
As principais fontes de saída se dividem em despesas fixas e variáveis. É assim em qualquer tipo de empresa.
Em escolas, as despesas fixas giram principalmente em torno da folha de pagamento e de investimentos já previstos para o ano letivo.
Já as despesas variáveis incluem manutenção, novos materiais, investimentos em tecnologia e serviços terceirizados.
No dia a dia, gestores devem registrar receitas e despesas para entender exatamente quando e como o dinheiro sai. Geralmente, isto é feito com o apoio da contabilidade, a fim de identificar oportunidades de melhoria em processos e na gestão financeira.
Como ter mais previsibilidade no fluxo de caixa?
Um dos principais desafios da gestão de fluxo de caixa é saber quanto entra e quanto sai em cada mês. A culpa – como já repetimos algumas vezes – é principalmente da inadimplência.
A previsibilidade de receitas é construída a partir de um conjunto de ações, que se divide entre controle de inadimplência, mapeamento adequado de receitas e estratégias robustas de negociação.
Entre as principais ações que a sua escola pode adotar, estão:
- Mapear ciclos de receitas, sabendo exatamente quando ocorrem matrículas, reajustes e pagamentos;
- Projetar taxas de inadimplência antecipadamente, com base em dados de anos anteriores, para identificar “buracos” no fluxo;
- Definição de uma planilha de custos anual que permita calcular a margem por aluno matriculado;
- Utilização de diferentes métodos de pagamento, para facilitar as chances de pagamento com os pais;
- Implementação de controles internos, como aprovação de despesas, para evitar “surpresas” no mês seguinte;
- Mapeamento de perfis de inadimplentes – o que atrasa sempre, o que atrasa só quando há imprevistos, e o que só precisa de lembretes para pagar;
- Definição de políticas de cobrança de mensalidades atrasadas;
- Comunicação antecipada de reajustes e taxas;
- Projeção de matrículas, evasão e custos para diferentes cenários (padrão, otimista e conservador).
Como acompanhar o fluxo de caixa?
Acompanhar o fluxo de caixa requer monitoramento e auditoria constantes.
O monitoramento refere-se aos instrumentos financeiros utilizados pela gestão – planilhas de controle de contas a pagar, relatórios gerais de entradas e saídas, dashboards de taxa de inadimplência, entre outros.
Defina, junto da sua contabilidade, quais métodos serão usados. O importante é ter sempre em mãos quanto dinheiro está entrando, quanto está saindo, qual é a projeção para o restante do mês e se algo está fora do esperado.
Esses dados facilitam a auditoria, que é o processo de análise das informações financeiras. Sua escola deve implementar procedimentos e responsáveis para o aproveitamento de orçamentos, o reajuste na alocação de recursos, a definição de contratos de cobrança, a cobrança de inadimplentes, entre outros.
Sem isso, a gestão fica no escuro na hora de aprovar ou fazer mudanças de rota durante o ano letivo.
Como projetar o fluxo de caixa para 2026?
As principais boas práticas para projetar o fluxo de caixa são as seguintes:
- Calcular diferentes cenários de matrícula e evasão;
- Definir orçamentos e margem para reajustes;
- Estabelecer o planejamento mensal;
- Monitorar e ajustar com proatividade;
- Integrar as ações à estratégia “macro” do ano letivo.
Os cenários de matrícula e evasão geralmente são três:
- Base: matrícula, imadimplência e evasão estáveis, conforme histórico;
- Otimista: aumento de matrícula, redução de evasão e inadimplência;
- Conversador: queda de matrículas, aumento da inadimplência e da evasão.
Seu fluxo de caixa deve ser mais arrojado ou mais conservador, conforme o cenário. Então planeje para todos.
Depois, defina o orçamento para cada cenário, com margem para reajustes. Além dos indicadores da escola, considere também a inflação esperada, a variação com custos de pessoal e de serviços terceirizados, entre outros.
Na sequência, faça o planejamento mensal detalhado, com destaque para:
- Meses de maior entrada (com mais matrículas e matrículas, geralmente começo do ano)
- Com maior saída (encargos trabalhistas, geralmente no fim do ano).
Inclua ainda reservas para lidar com inadimplência e cargos imprevistos. A ideia é que os meses “melhores” mantenham a liquidez nas épocas mais frágeis. Sem o planejamento mês a mês, fica difícil visualizar tudo isso.
Quando o ano letivo começar, monitore e ajuste. Revise mensalmente o orçamento para ajustar o que for necessário.
Por fim, considere os planos futuros no fluxo de caixa. Se você prevê a necessidade de ampliar a estrutura física, isso deve constar no fluxo de caixa. O mesmo para a expansão de atividades, a compra de equipamentos, entre outros projetos.
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