O fim de ano é o período de maior pressão financeira nas escolas particulares. Parte disso deve-se ao pagamento do 13º salário, juntamente com demais encargos, férias de parte da equipe, fechamento de ano letivo, pagamentos de fornecedores…
Não é exagero afirmar que muitas escolas enfrentam crises de liquidez nesse momento. Se o planejamento no início do ano foi frágil, provavelmente os dois últimos meses serão de correria – e, nos casos mais severos, de dificuldades no planejamento do próximo ano.
Neste texto, você entenderá todos os detalhes sobre o pagamento do 13º salário, por que o seu impacto nas finanças escolares é tão grande, e como se preparar de acordo.
O que é o 13º salário e como funciona no contexto escolar?
O 13º salário é um benefício pago a todos os profissionais em regime CLT. Em escolas, são os professores, auxiliares, coordenadores, analistas administrativos, equipe de limpeza e manutenção, entre outros.
Escolas com estruturas robustas costumam ter folhas de pagamento maiores. O 13º aumenta ainda mais esse custo, gerando uma despesa muito maior, que deve ser paga sempre no fim do ano, precisamente o período antes do “boom” de receita com a chegada de novas matrículas.
O 13º geralmente é pago em duas parcelas, em novembro e dezembro. A depender do fluxo de caixa, essa é a primeira pressão sobre a escola: é necessário ter os recursos para cobrir os direitos trabalhistas em um prazo de aproximadamente 45 dias.
Gestores também devem levar em conta que o custo real não se limita ao salário adicional. Também entram na conta encargos trabalhistas como horas extras, adicionais noturnos, INSS patronal, FGTS, entre outros.
As particularidades e o impacto do pagamento de 13º salário em escolas
O 13º é uma das maiores despesas pontuais do ano. Sem planejamento, gestores podem enfrentar falta de caixa, o que resulta em atrasos com fornecedores ou necessidades de empréstimos emergenciais. E, como você deve imaginar, fica ainda pior para escolas que têm altos índices de inadimplência.
Uma das principais estratégias é provisionar ao longo do ano. Basicamente, deixar “separado” um montante capaz de cobrir a folha de pagamento e os encargos. Assim, no final do ano, esse dinheiro é utilizado sem comprometer o caixa operacional. E, novamente, como você deve imaginar, com inadimplência alta, fica mais difícil fazer isso.
Além desse exercício de projeção, pode haver outras particularidades, como professores com remuneração variável e o 13º dos funcionários terceirizados.
O salário dos professores pode variar devido a diversos fatores, como a quantidade de turmas, as horas-aula em contrato, as atividades extras, entre outros. Tudo isso pode influenciar o 13º salário, o que também afeta a previsibilidade de caixa e o provisionamento. A solução é um planejamento detalhado, feito em conjunto com a sua contabilidade.
Já os custos com funcionários terceirizados são muitas vezes ignorados. Eles não são pagos pela escola, e sim pela empresa contratada. O detalhe é que o valor costuma vir embutido no preço mensal cobrado da instituição. Ou seja, o colégio paga indiretamente, ao longo do ano.
Isso pode resultar em custos inesperados, especialmente para gestores que estão fechando novas parecidas para o próximo ano letivo. A recomendação é revisar os contratos com atenção, para compreender exatamente pelo que você está pagando.
Como se preparar financeiramente para o final de ano?
Apesar de ser um período delicado, o fim de ano não precisa ser corrido! Por meio das boas práticas de gestão financeira, é possível lidar com os dois meses de maior despesa com tranquilidade.
E, ao contrário do que podem pensar muitos gestores, a solução não é parar de contratar em regime CLT!
Veja abaixo algumas ações que devem ser implementadas.
Planejamento orçamentário
Crie um plano financeiro que já leva em conta o pagamento do 13º salário e dos demais encargos. Simule diferentes cenários, com folha de pagamento crescendo e diminuindo ao longo do ano.
Inclua no cálculo também os possíveis custos da rotatividade, caso o seu histórico de turnover de professores seja alto. Se necessário, considere até criar uma reserva de emergências, ou adicionar um valor mais alto a ela.
Revisão contratual
Antes de calcular a folha especial do 13º, instrua as equipes administrativas e contábeis a revisar cuidadosamente admissões e demissões no ano, afastamentos, carga horária, entre outras variáveis.
Cada uma delas afeta o valor total do pagamento do 13º salário, então você deve ter tudo isso documentado, para projetar o caixa sem surpresas em novembro e dezembro.
Comunicação clara com a equipe
Informe com antecedência quando cada parcela será paga.
Essa é uma boa prática que facilita a vida de todo mundo: os colaboradores podem planejar suas finanças com mais calma, e gestores não precisam se preocupar com pedidos emergenciais, mensagens desnecessárias e pedidos de adiantamento.
Gestão ativa de inadimplência
A inadimplência prejudica todo o planejamento financeiro da sua escola. Se as mensalidades não são pagas na data certa, a escola fica sem saber quanto dinheiro realmente está disponível.
Se a sua gestão for reativa, chegará em novembro sem saber o que fazer diante da primeira parcela do 13º salário. Infelizmente, essa é a realidade da maioria das escolas particulares no Brasil.
Uma gestão ativa deve incluir políticas claras de cobrança, estratégias de negociação, múltiplos canais de contato e mensagens automatizadas com lembretes de pagamento.
A partir do último trimestre do ano, intensifique ainda mais as ações. Procure identificar os inadimplentes recorrentes e entre em contato direto, para negociar as dívidas antes que elas cresçam e prejudiquem o fluxo de caixa no período mais crítico do ano.
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Assim, consegue planejar sem sufoco, fazer o pagamento do 13º salário sem apuros, e ter um fim de ano mais tranquilo (e com todas as contas no verde).
