A cobrança de mensalidades é a principal fonte de receita das escolas. Já a inadimplência, a maior vilã do planejamento escolar. Diante disso, é natural que a automação de cobrança de mensalidades seja considerada uma alternativa pelas escolas.
Mas, na prática, não é tão simples assim…
Sistemas de gestão de mensalidades oferecem vários benefícios, mas a implementação deve ser cuidadosa. O principal risco é prejudicar a relação com as famílias, como pode ocorrer na terceirização de cobranças.
Hoje, vamos explorar todos os benefícios e riscos, para que sua gestão esteja bem informada e tome as melhores decisões sobre a implementação de novos sistemas na escola.
O que é automação de cobrança de mensalidades?
Automação de cobrança é qualquer sistema que gera, envia, recebe e concilia pagamentos de mensalidades escolares. Não é só emitir boletos, é o desenho de um fluxo completo, em que todos os aspectos da cobrança são realizados de forma autônoma, sem interferência direta dos gestores.
Hoje, é possível automatizar praticamente todas as etapas, desde os comunicados com a data de vencimento dos boletos até a baixa no sistema.
As principais opções de automação disponíveis para escolas são:
- Gestão de meios de pagamento (PIX, cartão de crédito, boletos, débito automático, etc);
- Envio de mensagens automáticas por e-mail, WhatsApp e SMS;
- Geração de QR codes para pagamentos em Pix;
- Sistema próprio de gestão, que centraliza todos os dados de pagamentos de mensalidades.
Inclusive, o Educbank oferece soluções desse tipo. Temos um sistema de gestão de matrículas que inclui diversas opções de automação de pagamento de mensalidades.
Desenhamos essa solução de forma cuidadosa, para maximizar os benefícios e minimizar o impacto dentro da sua comunidade escolar. Veja abaixo um resumo das oportunidades e limitações de ferramentas desse tipo.
Oportunidades da automação de cobranças para a escola
A automação de cobranças é uma das peças de uma gestão financeira escolar eficiente. Ela é capaz de proporcionar mais controle sobre o fluxo de caixa, previsibilidade financeira e otimizar o tempo da sua equipe administrativa.
Estes são os principais benefícios:
Redução de inadimplência
Os sistemas de automação de cobrança atuam em diversas frentes contra a inadimplência:
- Relembram os “esquecidos”;
- Facilitam o pagamento para aqueles que só precisam de um empurrãozinho pra lembrar a data de vencimento;
- Oferecem mais flexibilidade às famílias, que podem escolher a melhor forma de pagar.
A automação também facilita bastante o cotidiano da gestão, pois concentra todas as informações em um único banco de dados. Assim, é possível acompanhar a evolução dos índices, identificar o tempo médio de atraso, identificar perfis de famílias inadimplentes e definir melhores estratégias de negociação.
Tudo isso colabora diretamente para o aumento da previsibilidade de caixa, permitindo que a gestão invista com segurança no futuro da escola.
Maior eficiência operacional
A automação reduz o trabalho operacional da equipe financeira. Não é mais necessário emitir segundas vias, conferir pagamentos e fazer baixas manualmente. Também há relatórios consolidados que mostram automaticamente quem pagou e quem não pagou.
Tudo isso libera tempo para atividades de maior valor, como análises de resultados, renegociações, planejamento financeiro e construção de relacionamentos mais próximos com as famílias.
A tendência é que haja muitos menos erros, já que eles não “esquecem” de emitir cobranças, nem confundem valores e datas. Se a configuração estiver correta, boa parte do trabalho funciona em piloto automático.
Menos atrito na hora de pagar a mensalidade
Os responsáveis financeiros também têm benefícios diretos com a automação. Fica simplesmente mais simples pagar – há diversos métodos, os lembretes são constantes e gentis e não há confusão sobre qual sistema usar.
No longo prazo, isso constrói uma percepção de organização e de profissionalismo da escola.
Riscos, cuidados e limites da automação
Apesar de todos os benefícios, é importante entender que não se trata de uma solução milagrosa. Especialmente se for mal implementada, ela pode causar sérios riscos à reputação da escola.
Por exemplo, uma falha de configuração pode resultar no disparo repetitivo de lembretes para as famílias. E se o sistema tiver um erro ao dar baixa e a família continuar recebendo mensagens mesmo depois de já ter pago?
Veja abaixo alguns dos riscos que devem ser considerados – e que o Educbank considerou ao desenvolver as suas próprias soluções.
Dependência de sistemas
Se o sistema não estiver bem integrado ao ERP da escola, podem surgir inconsistências, como:
- Famílias marcadas como inadimplentes, mesmo quando já pagaram;
- Boletos emitidos com valores incorretos, por não considerarem reajustes na mensalidade.
E, em caso de instabilidades, a escola pode ficar impossibilitada de operar com a mesma praticidade.
O sistema do Educbank gerencia apenas partes do processo. Em especial, as que mais interferem na previsibilidade de caixa. Assim, as escolas operam com autonomia, devido às camadas administrativas que atuam independentemente das nossas soluções.
Relação com as famílias
Sempre que um sistema de terceiros participa do processo de cobrança, surgem dois riscos: comunicação fria e excesso de notificações.
No Educbank, acreditamos que a parceria família-escola é um dos principais ativos de qualquer instituição. Por isso, participamos o mínimo possível do processo, deixando que a equipe de gestão defina como a comunicação deve ser conduzida.
Todo sistema de automação deve ter essa capacidade de emitir lembretes com muita sensibilidade. Idealmente, toda a sua estratégia de atendimento escolar deve ser personalizada, com mensagens para cada tipo de perfil e situação.
Réguas de cobrança devem ser adaptadas com inteligência, para oferecer intervalos razoáveis entre as mensagens e usar comunicação empática. E, como sempre, a escola também deve disponibilizar canais diretos de comunicação, sem intermediários automáticos.
Segurança
Automatizar cobranças significa compartilhar informações sensíveis com um fornecedor externo. Por isso, você deve se certificar de que a desenvolvedora da automação siga as exigências da LGPD.
É o caso do Educbank, que está alinhado com a nova legislação brasileira e age como um parceiro da sua escola, tanto na segurança da informação quanto em todo o modelo de contratação. Nossas taxas são individuais, de acordo com a necessidade de cada escola, e nossa abordagem é a de crescimento conjunto.
Portanto, se você busca um sistema de automação de cobrança de mensalidades, conheça nossas soluções! O Educbank tem diversos programas focados em minimizar o impacto financeiro da inadimplência na sua escola.
O Receita Garantida, por exemplo, garante o recebimento do valor integral das mensalidades, todos os meses. Somado ao apoio na cobrança, sua escola dispõe de todas as ferramentas para crescer de forma sustentável e segura.
