Equilíbrio financeiro não é sinônimo de “ter lucro” ou “ter dinheiro em caixa”.
Isso também faz parte, claro, mas uma escola realmente estável é aquela que consegue arcar com todas as suas obrigações no curto, médio e longo prazo, mesmo nos períodos de maior pressão, como o início e o fim de ano.
Para alcançar este equilíbrio, é necessário adotar uma série de práticas para manter a saúde financeira em dia e à prova de imprevistos, especialmente a inadimplência. Veja abaixo as principais estratégias
O que significa equilíbrio financeiro em uma escola
Equilíbrio financeiro é a capacidade de honrar compromissos recorrentes e sazonais sem depender de fontes externas. É fruto de uma gestão eficiente, que sabe gerar e administrar receitas com consistência.
Alcançar o equilíbrio é diferente de gerar lucro ou de ter caixa positivo. Na teoria, os três conceitos são parecidos, mas na prática são bem diferentes:
- Lucro é a diferença monetária entre receitas e despesas no período;
- Caixa positivo é ter dinheiro disponível;
- Equilíbrio financeiro é um balanço positivo de geração de receita e despesas.
Ou seja, é possível que uma escola tenha lucro no papel e ainda enfrente problemas de caixa. Por exemplo, pode ter lucro durante a campanha de matrículas, mas entrar em desequilíbrio nos últimos meses, que têm despesas maiores.
Com equilíbrio financeiro, a gestão não passa aperto e nem sofre tanto com as oscilações de mercado, já que os recursos são bem distribuídos ao longo de todos os meses.
Os fatores que afetam o equilíbrio financeiro escolar
Diversos fatores podem comprometer o equilíbrio financeiro de uma escola. Os principais são a estrutura de custos, as sazonalidades, a inadimplência e o aspecto comercial da instituição.
Veja abaixo os elementos que merecem atenção constante de gestores e mantenedores.
Estrutura de custos
A estrutura de custos é o detalhamento das despesas fixas e variáveis da escola.
No caso das escolas, o maior custo é a folha de pagamentos (e os respectivos encargos trabalhistas, como o 13º salário). Impostos, benefícios, como vale-alimentação e vale-transporte, e custos com capacitação de equipe também entram nessa conta.
Logo, se a equipe cresce, a receita deve acompanhar o ritmo. Se a proporção ficar desequilibrada, a margem operacional cai e compromete o equilíbrio. É uma relação delicada, que deve ser acompanhada com atenção por gestores.
Inadimplência e negociações de dívidas
A inadimplência escolar afeta diretamente o equilíbrio financeiro, pois reduz a principal receita da escola. Os custos da escola permanecem a menos, mas ela tem uma porcentagem a menos de receita todos os meses.
E o pior: nem sempre é clara qual é esta porcentagem e quando o pagamento será feito.
Por isso, a inadimplência pode ser considerada a grande vilã das escolas particulares brasileiras. É um desafio constante, difícil de solucionar e que requer ações direcionadas e, muitas vezes, a presença de parceiros capacitados, como o Educbank.
As políticas de renegociação de dívidas, se mal implementadas, também jogam contra o equilíbrio financeiro.
Descontos e bolsas, oferecidos como estratégias para atenuar atrasos de pagamentos, devem estar previstos em orçamento e ser calculados com antecedência. O mesmo vale para os benefícios às famílias adimplentes, como descontos por pagamento antecipado. No entanto, estas práticas não devem nunca ser o centro da estratégia.
Sazonalidade do caixa
O caixa das escolas não é linear. Há meses de maior entrada, como janeiro e fevereiro, quando ocorrem as campanhas de matrícula, e meses de maior saída, como o último trimestre do ano, em que há pagamento do 13º e o início das férias escolares.
Não considerar a sazonalidade pode levar a decisões equivocadas. Por exemplo, fazer investimentos maiores no início do ano, por causa do faturamento robusto dos três primeiros meses, sem considerar o menor fluxo de caixa na reta final do ano.
Vale lembrar que a inadimplência também pode ser sazonal. Há períodos em que as famílias têm mais dificuldade para pagar ou simplesmente atrasam mais, como as férias escolares. Gestores precisam se antecipar e ajustar suas estratégias nesses períodos.
Como construir e manter o equilíbrio financeiro?
O segredo está no bom planejamento financeiro. É necessário fazer uma gestão rigorosa de fluxo de caixa, considerar diferentes cenários financeiros, otimizar as práticas de cobrança e revisar o orçamento com frequência, para não ser vítima da sazonalidade.
As principais práticas para gestores e mantenedores escolares são as seguintes:
- Elaborar um orçamento anual com base em custos históricos, inflação, inadimplência média, entre outros indicadores relevantes;
- Trabalhar com números alcançáveis e margens seguras;
- Se planejar para pelo menos três cenários: pessimista, realista e otimista;
- Acompanhar o orça,ento mensalmente, assim como as receitas e despesas;
- Reagir rapidamente a mudanças em indicadores financeiros, como custos acima do previsto ou aumento da taxa de inadimplência;
- Otimizar e ajustar o orçamento de acordo com o cenário financeiro atual da escola;
- Trabalhar com planejamento de curto, médio e longo prazo;
- Evitar ao máximo usar o caixa operacional para pagar despesas imprevistas sem planejamento prévio;
- Provisionar o 13º salário todos os meses, para evitar baques financeiros no fim do ano;
- Fazer o mesmo com férias e demais benefícios, quando possível;
- Adotar a prática de ter uma reserva de emergências, para evitar usar o caixa operacional para cobrir “buracos” no planejamento;
- Acompanhar mensalmente o custo real por aluno para verificar se a mensalidade cobre todos os gastos;
- Monitorar a inadimplência de perto, com abordagem proativa e apoio de plataformas de gestão;
- Observar a margem operacional para identificar se os custos estão crescendo mais rápido que a receita;
- Analisar o fluxo de caixa projetado para os próximos meses;
- Tomar decisões com base em análise de dados, não em achismos;
- Fundamentar contratações, descontos e investimentos em números reais, não em hipóteses ou percepções de mercado.
O equilíbrio financeiro não é uma “coisa” que acontece. Pelo contrário: é uma construção constante, que pode surgir e desaparecer dependendo do desempenho da gestão financeira.
Portanto, deve ser considerado um projeto de longo prazo, desenvolvido conjuntamente pela gestão, contabilidade e, se necessário, parceiros externos.
O Educbank pode apoiar seu colégio nesta trajetória. Somos o maior ecossistema de apoio financeiro para escolas particulares na América Latina e criamos soluções que oferecem maior previsibilidade financeira para escolas, como o Receita Garantida.
