A inadimplência escolar é um fenômeno que não tem tem uma causa única. Por trás de cada mensalidade atrasada, pode haver uma série de fatores: uma perda de renda, uma plataforma instável, uma cobrança esquecida…
E, muitas vezes, falhas de gestão.
Quando o processo de pagamentos não é conduzido corretamente, o número de inadimplentes tende a aumentar. E, logicamente, também torna-se mais difícil reduzir.
Neste artigo, reunimos os erros mais comuns, que você pode estar cometendo sem nem perceber.
Os erros de gestão de inadimplência mais comuns
Gestão de inadimplência são todos os processos que envolvem o pagamento das mensalidades, como comunicação antes do vencimento, envio de boletos, cobrança de atrasados, renegociação de dívidas, judicialização, entre outros.
Muita coisa pode dar errado nesses processos. Pode haver:
- Erros na matrícula (como falta de análise de crédito);
- Erros de comunicação (como cobrar só após o atraso);
- Erros de política interna (como ausência de réguas de comunicação);
- Erros de postura (ser passivo ou agressivo demais);
- Erros jurídicos (realizar as cobranças de forma indevida).
Veja abaixo os principais erros, junto de suas correções.
Pular a análise de crédito no momento da matrícula
Realize análises de crédito para entender a saúde financeira das famílias. Pode ser algo simples, como uma entrevista rápida antes da matrícula e uma consulta a órgãos de proteção de crédito.
Fazendo isso, você já consegue identificar sinais de alerta, como famílias que já estavam inadimplentes em outras escolas, ou que passaram por algum processo de negativação.
Assim, você consegue alinhar as expectativas de antemão.
Não esclarecer o aspecto financeiro
Por falar em alinhamento, converse sobre finanças no momento da matrícula, além de falar sobre o aspecto pedagógico da escola. Explique valores, prazos, reajustes, políticas de bolsas, entre outros.
Dinheiro é sempre um tema delicado, mas não deve ser evitado. Do contrário, pode haver frustração, ou a escola dar a entender que a família conseguirá negociar um valor mais baixo depois, o que gera um atrito na negociação.
Não ter uma política de cobrança formal e documentada
Você deve ter critérios claramente definidos de cobrança, o que inclui processos internos bem estabelecidos, réguas de comunicação, prazos para recebimento e conduta esperada na abordagem.
Sem isso, a gestão fica enfraquecida. Quando todas as negociações são tratadas no “caso a caso”, é mais difícil fazer a cobrança com assertividade, além de tomar mais tempo da sua equipe.
No entanto, é importante ter tato: em certas ocasiões, será necessária flexibilidade, principalmente se você estiver lidando com famílias que não têm o hábito de atrasar.
Comunicar-se apenas depois do atraso
Como diz o ditado, “brasileiro deixa tudo pra última hora”. Para pagar as mensalidades, não é diferente. E, muitas vezes, isso leva ao esquecimento dos prazos.
Por isso, antes mesmo do vencimento, já inicie os lembretes de pagamento, de forma gentil. Assim, você consegue prevenir o problema antes que ele escale.
Falta de réguas de cobranças
A régua de cobrança são todos os contatos com as famílias inadimplentes. Sem uma régua (ou tendo uma pouco clara), os contatos com os pais soam improvisados e perdem eficiência.
O ideal é ter uma comunicação progressiva, com lembretes antes do vencimento, contatos leves entre 3 e 5 dias após o atraso, e comunicações cada vez mais rígidas em 30, 45, 60 e 90 dias após o atraso.
Além de definir quando se comunicar, também é importante criar um roteiro de mensagens, que devem ser escritas e enviadas em diferentes canais de comunicação. Para escrever bem, combine os times comerciais e de marketing.
Postura passiva ou “boazinha” demais na cobrança
Quando gestores não se impõem, a taxa de inadimplência tende a aumentar. Isso porque as famílias priorizam outras despesas e deixam a escola para o fim da fila.
Não é sempre assim, claro, mas há perfis de família que se aproveitam e adiam o pagamento. Uma postura rígida, mas empática, é necessária nesses casos.
É difícil encontrar o meio-termo, mas o importante é não ter receio de cobrar quem atrasa com frequência.
Agressividade desnecessária
O contrário também prejudica: fazer cobranças excessivas, em tom agressivo ou por canais não-oficiais. Essa abordagem pressupõe que o atraso aconteceu por má-fé, o que nem sempre é o caso.
Ameaças queimam pontes e podem representar até um risco jurídico, visto que as escolas devem atender a uma série de requisitos legais para efetuar as cobranças. Uma abordagem mais moderada gera melhores resultados na maioria dos casos.
Descontos sem critério
Por incrível que pareça, oferecer descontos pode atrapalhar mais do que ajudar. Quando você oferece os “incentivos extras” para quitação, você acaba incentivando o atraso. Afinal, para que pagar em dia se há a oportunidade de renegociar por um valor mais baixo?
Se quiser oferecer algum benefício, dê vantagem para quem paga em dia em vez de oferecer “recompensas” aos atrasados para tentar recuperar parte do prejuízo. E, ainda assim, o faça por meio de regras claras, bem documentadas, e previstas no planejamento financeiro escolar.
Uso excessivo de automação
A automação de cobranças faz parte do cotidiano da maioria das escolas. No entanto, é importante que ela não substitua o julgamento e a interação humana.
Quando as cobranças são excessivas, com linguagem fria, e os comunicados claramente escritos por Inteligência Artificial, pode haver um esfriamento da parceria família-escola.
Busque sempre o equilíbrio: configure o CRM ou plataforma escolar corretamente, envie comunicações pontuais e evite ao máximo usar IA para escrever as mensagens.
Aplicar sanções pedagógicas
A escola é terminantemente proibida de aplicar qualquer tipo de sanção pedagógica aos alunos, como proibir de assistir às aulas, fazer provas ou reter documentos.
Também é proibido constranger ou expor de qualquer forma as famílias, por meio de cobranças públicas ou realizadas em frente ao aluno.
Estas informações estão claramente especificadas na Lei 9.870/1999, que regula as anuidades escolares no Brasil.
Apoio profissional para lidar com a inadimplência
A inadimplência escolar é um dos principais desafios da educação básica no Brasil. O Educbank sabe disso e desenvolve soluções financeiras para lidar com essa realidade tão dura.
O Receita Garantida é a principal delas. Por meio do programa, a sua escola recebe o valor integral das mensalidades, mesmo quando as famílias atrasam. Assim, você tem mais tempo e tranquilidade para realizar a gestão das mensalidades atrasadas.
Escolas de todo o país já são apoiadas por esta solução e conseguem investir com mais qualidade e segurança durante todo o ano letivo.
