Para reduzir a inadimplência escolar, sua gestão precisa de critérios consistentes para negociação, comunicação eficiente, processos bem organizados e acompanhamento atento.
Ou seja, é um trabalho complexo e de longo prazo, que exige comprometimento de todos os setores da escola.
Também pode ser vantajoso buscar apoio externo. Ecossistemas financeiros, como o Educbank, oferecem soluções especializadas para apoiar escolas no processo de cobrança.
Como reduzir a inadimplência escolar?
Ações isoladas são pouco efetivas para conter a inadimplência. O problema é sistêmico e frequentemente têm diversas causas simultâneas – condições econômicas, situações das famílias, maturidade da gestão do colégio, régua de cobrança, entre outras.
Portanto, para conter a inadimplência, é necessário um grande rigor administrativo, boa relação com as famílias e profissionalismo no processo de cobrança.
Veja abaixo sete ações que você deve implementar já no próximo ano letivo.
Padronize a comunicação da escola
A comunicação financeira tem impacto direto na taxa de inadimplência. Cada mensagem deve ser clara, estruturada e indicar claramente as expectativas, prazos e próximos passos.
Do contrário, podem haver dois efeitos:
- Sensação de que “pode deixar para depois”;
- Excesso de informação, o que atrapalha o entendimento da mensagem.
O pior cenário é a escola que envia comunicações desencontradas, vindas de múltiplos setores, praticamente ao mesmo tempo e em todos os canais. Isso gera um ruído que afasta as famílias e não contribui em nada para a gestão da inadimplência.
Procure centralizar as comunicações em plataformas de CRM sempre que possível. Assim, é possível segmentar os envios, personalizar as mensagens e acompanhar todos os pontos de contato da família com a escola. Logo, fica mais fácil padronizar as abordagens.
Crie previsibilidade
A escola deve facilitar ao máximo possível a organização financeira dos pais. Para isso, deve ter calendários financeiros claros, com vencimentos fixos, boletos enviados sempre na mesma data e comunicações consistentes.
Desta forma, todos já sabem o que esperar. Por exemplo:
- Rematrícula sempre em 1º de outubro;
- Colônia de férias sempre na primeira semana de janeiro;
- Início do ano letivo sempre na primeira semana de fevereiro;
- Boleto enviado sempre no dia 1 de cada mês;
- Vencimento do boleto sempre no dia 10 de cada mês;
- Comunicados sobre reajustes sempre no início do segundo semestre.
A própria gestão se beneficia dessa transparência, pois torna-se possível automatizar processos. Além disso, os atrasos não intencionais (o famoso “esquecimento”) tendem a se resolver com essas ações.
Defina políticas claras de negociação e renegociação
Gestores devem definir critérios objetivos para lidar com a inadimplência. Assim, evitam dois erros comuns: ser muito tolerante, o que estimula o acúmulo de dívidas, ou serem excessivamente rígidos, perdendo alunos por falta de sensibilidade.
Para o ano letivo, pense:
- Com qual antecedência são enviados os lembretes de pagamento?
- Depois de quantos dias de atraso começa a cobrança formal?
- Quais serão os canais usados para fazer a cobrança?
- Quais serão os critérios de renegociação?
- Há juros ou taxas extras em caso de atraso? Se sim, estão claramente previstas em contrato?
- Há algum benefício para as famílias que pagam em dia, como descontos?
- É possível parcelar as dívidas? Se sim, em quais situações?
- Como é feito o controle interno dos inadimplentes?
Com base nestas perguntas (e em outras do tipo), você pode criar documentos que orientam os processos de cobrança. Isso reduz a sensação de “estar perdido” diante da inadimplência.
Use a tecnologia para acompanhar a inadimplência
A automação de cobranças pode trazer diversos benefícios para a gestão. Por meio de sistemas financeiros, você pode automatizar o envio de boletos, o envio de lembretes e avisos e registrar os pagamentos (e não-pagamentos).
Com as informações centralizadas, torna-se mais simples transformar a taxa de inadimplência em um indicador central da sua gestão.
Mensalmente, emita relatórios de pagamento e procure identificar padrões como:
- Turmas com maior taxa de inadimplência;
- Famílias com atrasos recorrentes;
- Presença de perfis de inadimplentes (como os esquecidos, atrasados e aproveitadores);
- Se há alguma sazonalidade (como a clássica inadimplência nas férias).
Capacite a sua equipe
Infelizmente, a inadimplência exige atenção constante da gestão. Por mais que seja possível enviar mensagens automáticas, ainda é necessário acompanhar de perto a educação dos indicadores. E, na maioria dos casos, envolver colaboradores no processo de cobrança e renegociação.
É papel da gestão capacitá-los para a tarefa. Os profissionais administrativos devem aprender sobre técnicas de negociação, comunicação e oratória e as políticas internas de cobrança de mensalidades.
Assim, podem oferecer um atendimento de qualidade, consultivo e empático.
Trate a inadimplência como um gestor estratégico
A inadimplência é um problema essencialmente financeiro, mas que reverbera em outras áreas da gestão escolar também. Os impactos dos atrasos são sentidos no setor administrativo, no marketing, no jurídico e, em situações mais extremas, até no pedagógico.
Portanto, as análises, diagnósticos, reuniões e planos de ação devem envolver todas as áreas, sempre que possível. A taxa de inadimplência é um indicador estratégico que deve ser acompanhado por toda a sua equipe de gestão.
Cada uma pode trazer diferentes soluções e pontos de vista:
- A equipe pedagógica pode informar sobre a satisfação das famílias;
- O marketing pode apoiar a redação e o recebimento das mensagens de cobrança;
- O comercial pode revisar critérios de concessão de bolsas;
- O financeiro pode apoiar diversos indicadores-chave, como ponto de equilíbrio, fluxo de caixa e as variações na taxa de adimplentes.
Busque parceiros externos
Se não for possível solucionar a inadimplência por conta própria, busque por soluções externas. Há diversos programas que ajudam escolas a receber as mensalidades em dia, mesmo nos casos de atraso.
O Educbank é uma delas. Somos um ecossistema que apoia a educação básica em toda a América Latina.
Por meio do programa Receita Garantida, a escola recebe o valor integral das mensalidades. Quando as famílias atrasam, é o Educbank quem repassa o valor. Em seguida, atuamos junto à escola para conduzir o processo de pagamento, oferecendo apoio nas principais etapas da negociação, sempre respeitando o vínculo entre as escolas e as famílias.
Conheça e torne-se uma escola apoiada!
