O curso de férias, também chamado de colônia de férias, é um programa de atividades oferecido no recesso de janeiro e de julho. É um serviço à parte do calendário letivo, com público, preço e regras de cobrança próprias.
Desenvolver esse tipo de atividade oferece uma série de vantagens para escolas particulares:
- Cria fluxo de caixa em um período em que a inadimplência tipicamente aumenta;
- Apoia a captação de alunos;
- Fortalece a relação com as famílias, por apoiá-las em um momento em que a rotina aperta.
Para a gestão, montar o curso envolve coordenar seis decisões principais: objetivo, calendário, equipe, programação, preço e segurança. Veja neste artigo como executá-las e como determinar a viabilidade financeira antes de iniciar o projeto.
Passo a passo para montar o curso de férias na escola infantil
A sequência abaixo é uma base que você pode executar para, simultaneamente, avaliar o impacto financeiro da colônia de férias e avançar na estruturação do projeto.
- Defina o objetivo principal. O curso pode gerar receita extra ou servir à captação de famílias de fora da escola, e cada objetivo pede preço e divulgação diferentes. Escolha um deles como prioridade;
- Estabeleça o público-alvo. Atender só os alunos da casa ou abrir vagas externas muda o tamanho das turmas e a documentação exigida;
- Sonde a demanda com pré-inscrição. É um formulário em que a família indica quantas semanas pretende contratar. Defina um prazo para resposta e faça perguntas objetivas;
- Escolha período e jornada. Defina em quais semanas do recesso o curso funciona e se a jornada será de meio período ou integral;
- Dimensione a equipe pelo número de crianças. Defina a proporção de crianças por adulto de acordo com as leis municipais e acrescente a pessoa responsável por primeiros socorros;
- Desenhe a rotina diária antes da programação. Refeições, higiene, descanso e troca de roupa ocupam boa parte do dia de uma criança pequena, e as atividades temáticas entram nos intervalos restantes;
- Prepare o espaço. Reserve uma área para atividades e outra para repouso, e confirme que banheiros e cozinha comportam a ocupação prevista;
- Feche preço e meta mínima de vagas. Defina com base nos custos e margem de lucro. Mais adiante neste artigo você verá um exemplo de cálculo;
- Formalize contrato e autorizações. Apresente informações e condições de período, equipe responsável, alimentação inclusa, formas de pagamento, condições de cancelamento, uso de imagem, possibilidade de saídas, entre outras;
- Abra as inscrições em duas fases. Abra dois períodos de inscrição: o primeiro para as famílias e indicações delas, e, caso sobrem vagas, para o público externo;
- Avalie o resultado ao final. Compare ocupação e resultado financeiro com a meta e registre quantos participantes externos se matricularam na escola.
Quanto cobrar e como calcular o ponto de equilíbrio
O preço do curso parte dos custos da escola. Os custos fixos são sempre os mesmos, independentemente do número de crianças, como o aluguel do espaço. Os custos variáveis crescem a cada aluno inscrito, como alimentação e material para atividades.
Defina claramente a sua estrutura de custos – idealmente, você já deve ter esse mapeamento para outras funções de gestão financeira, então apenas consulte os números.
A partir daí, considere duas fórmulas:
- Ponto de equilíbrio em vagas = custos fixos ÷ (preço por criança – custo variável por criança)
- Preço mínimo = (custos fixos ÷ vagas esperadas) + custo variável por criança
Vamos supor que a escola tem custos fixos de R$ 6.000 para o período e custo variável de R$ 120 por criança. Com preço de R$ 400, o ponto de equilíbrio é de 22 vagas (6.000 ÷ 280 = 21,4, arredondado para cima).
Dependendo do formato escolhido, os números podem mudar. Se for em jornada integral, o custo com alimentação e equipe será maior, mas o valor cobrado será maior. Já em meio período, você pode receber turmas diferentes de manhã e à tarde, o que reduz os custos, mas exige mais inscritos.
Sugestão de programação e atividades para cursos de férias
A programação de um curso de férias se organiza em torno da rotina de cada faixa etária.
Na educação infantil, há uma acolhida, atividades dirigidas, espaço para alimentação, higiene, brincadeiras livres e descanso.
Já no ensino fundamental, a rotina de cuidado ocupa menos tempo e abre espaço para projetos de mais de um dia, com tarefas em grupo e propostas que as crianças planejam em parte por conta própria.
Veja ideias de atividades para cada faixa etária:
| Educação infantil | Ensino fundamental |
| Faz de conta com fantasias e caça a pegadas no pátio | Investigação sobre os animais da região, com fichas de observação e um mural de descobertas |
| Pintura coletiva em painéis grandes e experiências com texturas | Oficina de gravura ou de colagem em que cada criança monta um projeto e o apresenta aos colegas |
| Teatro de sombras e uma sessão de cinema curta, em sala escurecida | Escrita e ensaio de uma peça curta, apresentada às famílias no último dia |
| Jogos cooperativos em que as crianças vencem juntas e brincadeiras de roda | Gincana por equipes com provas de raciocínio e de movimento |
| Circuito de movimento com colchonetes e túneis de tecido | Criação e teste de um jogo de tabuleiro com regras escritas pelas crianças |
| Experimentos com água, como misturar cores, e plantio de sementes em copos | Construção de um barco que flutua e carrega peso, com teste em bacia e registro dos resultados |
Muitas escolas adotam parcerias para aumentar a programação. Podem ser com escolinhas de esportes, grupos de teatro, escolas de dança, entre outras. Passeios, como idas ao cinema e parques, também são frequentes.
Organizando a equipe e a segurança para a colônia de férias
Durante o curso de férias, há uma proporção de adultos para crianças que deve ser seguida. O número pode variar conforme a cidade e a faixa etária. Portanto, a coordenação deve verificar junto aos órgãos municipais.
Além disso, a escola deve se adequar à Lei nº 13.722/2018, conhecida como Lei Lucas. O artigo 1º determina:
“Os estabelecimentos de ensino de educação básica da rede pública, por meio dos respectivos sistemas de ensino, e os estabelecimentos de ensino de educação básica e de recreação infantil da rede privada deverão capacitar professores e funcionários em noções de primeiros socorros.”
A mesma lei prevê que esses estabelecimentos disponham de kits de primeiros socorros e uma pessoa responsável por operá-los.
Entre as práticas comuns, estão:
- Ter uma ficha médica de cada criança, com campo para alergias e outro para o contato de emergência;
- Definir um protocolo escrito para acidentes, com a ordem de acionamento do SAMU (192) e da família;
- Definir hospital ou pronto atendimento de referência antes do início do curso de férias;
- Ter registro diário de chegada e saída, com a identificação de quem busca a criança.
Boas práticas para o contrato e cobrança do curso de férias
A cobrança do curso de férias é independente do contrato de matrícula. Portanto, você deve elaborar um documento separado.
Você deve estabelecer claramente:
- Período: dias e horários de funcionamento;
- Equipe: número de adultos responsáveis por turma;
- Alimentação: o que está incluído e como a escola trata restrições alimentares;
- Pagamento: valor total, datas de vencimento e métodos de pagamento disponíveis;
- Cancelamento: regras de rescisão e de reembolso;
- Autorizações: uso de imagem e saída com terceiros.
Para a cobrança, emita boleto com identificação própria do curso, para diferenciar possíveis atrasos ali de inadimplência em relação às matrículas.
Quanto ao cancelamento, elabore políticas que escalonam o reembolso conforme a antecedência do pedido, e mantenha uma lista de espera para ocupar as vagas liberadas. Lembre-se também de respeitar o prazo de 7 dias para desistência do contrato, que está previsto no Código de Defesa do Consumidor.
Como divulgar o curso e transformar participantes em matrículas
No caso de abertura para o público externo, o curso de férias reunirá, no mesmo espaço e por alguns dias, famílias que ainda não conhecem a escola. Para usar esse contato como canal de captação, abra vagas ao público externo e registre na ficha de inscrição, com autorização da família, o contato e a idade da criança.
Durante o período, convide as famílias externas para uma conversa com a coordenação, quando a criança já está adaptada à rotina. Reserve uma condição de matrícula com prazo definido para os participantes.
Ao final, calcule quantos participantes externos se matricularam e compare esse número com o gasto de divulgação. Esse acompanhamento de contatos segue a lógica do texto sobre captação de matrículas o ano inteiro.
O podcast abaixo apresenta as estratégias em detalhes. Conheça também os demais materiais do Instituto Educbank, que reúne livros, pesquisas, podcasts e entrevistas com especialistas em gestão escolar.
