Ao adotar dados para a gestão escolar, você pode avaliar com exatidão índices de desempenho educacional, qualidade de ensino, previsões orçamentárias, entre outros. Essas informações são úteis para determinar novos investimentos de equipe e estrutura ou identificar possíveis falhas de metodologia.
No entanto, é preciso praticar uma gestão de dados segura. A coleta e utilização das informações deve seguir as normas da Lei Geral de Proteção de Dados, especialmente no caso de crianças e adolescentes.
Neste post você vai compreender o que é a gestão de dados e quais são as informações mais relevantes que sua escola precisa obter. Além disso, te mostramos como proceder desde o consentimento dos envolvidos até as formas de coleta, armazenamento e análise das informações.
O que significa gestão de dados?
Gestão de dados é a coleta, armazenamento e análise de informações relevantes para a sua escola. Através desse controle é possível otimizar processos administrativos e aprimorar procedimentos internos do colégio de maneira mais assertiva.
Praticar essa gestão envolve diversos fatores. Por exemplo, definir quais dados devem ser coletados, quais serão as políticas de uso e os métodos de avaliação.
Existem várias formas de fazer isso:
- Você pode avaliar os dados isoladamente, de acordo com cada turma.
- Observar estatísticas de todos os níveis de ensino do colégio.
- Analisar os dados do colégio como um todo, quando isso for relevante (como taxas de inadimplência, por exemplo).
Diversas camadas de dados podem ser filtradas ou cruzadas para avaliar áreas como desempenho acadêmico ou finanças. Isso é feito através de plataformas específicas para armazenar e analisar informações.
Parte importante desse processo é zelar pela segurança e privacidade das informações. A atenção deve ser redobrada para informações que permitam identificar crianças e adolescentes, pois eles são considerados dados sensíveis.
Quais são os principais dados para gestão escolar?
As informações mais importantes que você deve buscar estão relacionadas ao desempenho acadêmico, finanças e administração. Através deles você pode gerar relatórios diversos, como de capacidade estrutural do colégio, qualidade pedagógica, fluxo financeiro, entre outros.
Veja abaixo alguns dados que podem ser o pontapé inicial para fazer a gestão de escolas e definir os próximos passos do planejamento.
Alunos matriculados
O número de matrículas é o primeiro dado para você iniciar o planejamento pedagógico e financeiro. Através dele é possível projetar a entrada de caixa do próximo ano para definir investimentos, além de permitir a formação das turmas e o número de professores necessários para atender a demanda educacional.
Responsável financeiro
A coleta de informações sobre os pais ajuda a criar o perfil sócio econômico para a gestão financeira. Busque reunir informações sobre faixa etária dos pais, profissão, média da renda familiar, entre outros.
Alunos por turma
Ao verificar a quantidade de alunos por turma você consegue analisar uma série de demandas.
Por exemplo, se uma turma atingiu a capacidade máxima, indica um potencial de ampliar a equipe e estrutura da escola. Se tiver baixa participação, indica alto custo por aluno e a possibilidade de investir em marketing.
Índice de aprovação
A taxa de alunos aprovados é ligada diretamente ao sucesso do seu plano pedagógico. Em casos de um número elevado de reprovações, vale analisar o método de ensino ou até adotar novas práticas, como a metodologia maker.
Evasão escolar
O índice de evasão de alunos pode indicar uma série de problemas, desde desinteresse até dificuldades financeiras e de aprendizado. É um indicativo para você reavaliar o plano pedagógico e para avaliar impactos no caixa.
Desempenho por disciplina
Verificar a média dos alunos em cada matéria é uma boa ideia para acompanhar onde cada um precisa de reforço. Também é um indicador para ajustes no método de ensino em caso onde o baixo desempenho em uma disciplina é recorrente entre os estudantes.
Relação hora-aula
Através desse dado, você tem a noção exata da carga horária diária. Assim, você pode visualizar o tempo de permanência mínimo do aluno no colégio, conforme a LDB (Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional).
Além disso, se a carga horária for baixa, é possível elaborar atividades extracurriculares, como aulas práticas, esportes, reforço escolar, entre outros.
Como usar dados de forma efetiva na gestão escolar?
Os bancos de dados com as informações sobre alunos, familiares e equipe docente são muito úteis para a gestão escolar das escolas, pois tornam possível antecipar problemas e definir novas estratégias.
Veja alguns benefícios práticos de investir em práticas de gestão de dados:
Prevenção à inadimplência
Coletando dados financeiros sobre os responsáveis financeiros, você pode fazer planos de prevenção à inadimplência.
Além disso, através das informações de média da renda, você consegue analisar o impacto de possíveis reajustes no valor da mensalidade, e como eles irão refletir na permanência dos alunos na sua escola.
Planejamento financeiro
Ao reunir informações sobre mensalidades e aspectos educacionais, você pode definir as estratégias financeiras do colégio.
Conforme a previsão de receita e os índices de ensino é possível entender onde é necessário investir (estrutura e equipe) e qual a verba disponível. Também é possível prever atrasos na mensalidade e adotar medidas que contornam o problema.
Acompanhamento pedagógico
Elabore planos pedagógicos considerando a quantidade de alunos matriculados, quantos estão em cada turma e em quais áreas eles têm mais dificuldade.
Por exemplo, você percebeu alto volume de reprovações em matérias STEM (ciências, tecnologia, engenharia e matemática)? Então vale a pena pensar em um programa extracurricular específico.
Avaliação da equipe docente
Através de dados de desempenho em sala de aula você pode avaliar se o método de ensino está sendo utilizado de forma adequada pelos professores.
Caso apresente problemas, você pode realizar cursos de capacitação ou readequar os educadores para disciplinas condizentes com o profissional.
Qualidade da escola
Você pode cruzar os dados de avaliações internas e o desempenho em exames como o Enade e Enem. Dessa forma é possível entender o seu posicionamento perante a outras instituições de ensino.
É uma ótima maneira de observar pontos positivos e negativos para definir estratégias de aprimoramento e reestruturação.
Em algumas situações, isto também apresenta oportunidades para marketing, caso algum aluno da sua escola se destaque, ou a média geral da instituição seja muito positiva.
Como coletar, manter e analisar dados para a gestão escolar?
Você deve ter atenção ao trabalhar com informações de crianças, familiares e funcionários. É necessário que todo o processo de coleta, manutenção e análise esteja adequado às diretrizes da LGPD.
Recomendamos a leitura de nosso guia de LGPD nas escolas, que apresenta os detalhes da lei e as formas de se adequar. Veja abaixo um resumo com os pontos mais importantes.
Seja transparente
Antes de coletar os dados, você deve solicitar a permissão formal para obter as informações. Explique como os dados serão utilizados e informe que apenas informações necessárias para a prestação do serviço serão visualizadas.
Colete o necessário
Defina propósitos claros para a coleta e armazene apenas os dados realmente necessários para oferecer um serviço. Por exemplo, evite pedir dados financeiros em formulários de marketing, a menos que eles sejam realmente necessários para aquela ação.
Faça isto sempre que coletar dados, não importa o meio. Isto inclui formulários de matrícula, documentos de registros de aluno, registro de presença, entre outros.
Armazene em local seguro
A sua escola é responsável pela segurança dos dados. Essas informações devem ser guardadas em local seguro e com senha. Invista em um sistema dedicado, seja ele um servidor local ou em nuvem, capaz de garantir a integridade do volume de dados da sua escola.
Utilize ferramentas de análise
Você pode interpretar os dados através de softwares simples como o Microsoft Excel. Esse tipo de programa abrange desde o usuário básico ao avançado e é a ferramenta mais prática para criar tabelas e gráficos.
Outra opção é o Microsoft Power BI, um programa dedicado ao tratamento e apresentação de dados.
Conclusão
Viu só como adotar uma política de dados para a gestão escolar pode trazer uma série de benefícios? Entender como obter informações corretas e de forma eficiente ajuda a poupar tempo, além de auxiliar no aperfeiçoamento da gestão escolar.
Com uma análise detalhada, você terá sucesso desde a administração de caixa da escola, até o desenvolvimento das práticas de ensino e marketing.
