Reajustes de mensalidade são inevitáveis. A forma como eles são comunicados para as famílias faz toda a diferença. Mudanças de preço são sempre sensíveis, ainda mais em cenários de crise.
Uma comunicação mal feita pode gerar estresse às famílias, danos à imagem da escola e até evasão escolar. Portanto, tão importante quanto precificar é explicar às famílias por que a mensalidade está ficando mais cara.
Preparamos algumas dicas e um modelo de mensagem para te ajudar na tarefa. São orientações desde o planejamento da mensagem até o acompanhamento posterior, para que a parceria família-escola não se abale pelo aumento da mensalidade.
1. Estruture e justifique o reajuste
Antes da comunicação externa, reúna os dados que estão motivando o reajuste.
Podem ser informações financeiras sobre os custos operacionais da escola, manutenção, materiais didáticos, impostos, índices oficiais, entre outros.
Considere também o planejamento para o próximo ano letivo, como melhorias da equipe ou projetos de expansão.
Isso dá mais clareza para montar o comunicado.
2. Antecipe a comunicação
Comunique o aumento da mensalidade com antecedência, pois isso faz toda a diferença na forma como o reajuste será recebido. Pode ser de 45 a 90 dias, para que as famílias se organizem.
Isso reduz a sensação de surpresa ou de que a escola “quer passar a perna” nos pais, com aumentos sem justificativa.
3. Evite períodos de maior estresse
Se possível, evite os períodos sensíveis, como semanas de provas, férias escolares ou o fim do ano letivo.
Geralmente, os pais já estão envolvidos com diversas demandas nessa época. Logo, mesmo que o comunicado venha com antecedência e seja bem redigido, podem considerar o reajuste uma “surpresa”, o que contribui para uma recepção negativa.
4. Seja transparente e empático
Seja sensível ao comunicar o reajuste. Contextualize a decisão, explique os motivos e evite a linguagem técnica.
Reconheça que a decisão foi tomada com cuidado, pois a escola sabe do impacto dela para o orçamento. Também vale ressaltar se outras opções foram consideradas.
Evite o uso de Inteligência Artificial para escrever a mensagem. Ela pode até ajudar com o rascunho e estruturação das ideias, mas não deve ser a responsável pela redação final. Se a mensagem ficar muito “fria” e pouco autêntica, as famílias podem reagir de forma negativa.
4. Enfatize os benefícios e valor percebido
Reforce os benefícios concretos que a escola oferece. Mostre o que foi feito com as mensalidades já pagas e quais são os próximos passos, como ampliação de apoio pedagógico ou melhorias de infraestrutura.
Dê exemplos reais e visíveis, para que as famílias entendam que o valor da escola é maior do que a mensalidade que está sendo paga.
Aproveite a oportunidade para destacar alguns diferenciais. Por exemplo, se a escola tem projetos extracurriculares inclusos no valor, lembre-os de que continuará assim, sem nada cobrado à parte.
5. Mostre flexibilidade
Nem todas as famílias conseguirão absorver o reajuste com facilidade. Portanto, ofereça espaços abertos para conversa.
Ao comunicar o aumento, indique que você está de portas abertas para tirar dúvidas. Caso as famílias se aproximem com demandas, apresente as opções disponíveis, como bolsas de estudo ou descontos para pagamentos dentro do prazo.
6. Mantenha consistência no discurso da equipe
Toda a equipe deve estar alinhada sobre o que será comunicado. Antes de conversar com as famílias, explique internamente, para a equipe, por que o aumento está acontecendo e quais alternativas a escola oferece.
Essa consistência evita ruídos ou informações equivocadas nos atendimentos via WhatsApp, e-mail ou redes sociais.
Se necessário, prepare scripts ou materiais de apoio com os principais elementos da comunicação.
7. Use múltiplos canais de comunicação
Informe sobre o aumento em diversos canais. Nem todas as famílias olham o e-mail ou o WhatsApp.
Por isso, planeje junto da sua equipe de marketing um fluxo para informar a todos, mas sem repetir demais as mensagens. Usando ferramentas de CRM, você pode segmentar os comunicados de acordo com os hábitos de cada família.
8. Comece a mensagem agradecendo à comunidade escolar
Inicie a mensagem reconhecendo a parceria das famílias ao longo do ano. Mostre gratidão e reforce os valores da escola. O objetivo é passar a ideia de que a escola é construída por todos.
Isso reforça a ideia de que o reajuste é necessário para preservar a qualidade de ensino e continuar entregando boa experiência.
9. Ouça as demandas das famílias
Antes e depois de comunicar o reajuste, é importante criar espaços de escuta ativa. Mantenha-se sempre próximo da comunidade escolar para entender as demandas, necessidades e reclamações.
Com base nelas, você pode montar planos de ação dedicados e identificar as situações mais delicadas, nas quais a gestão escolar deve intervir de perto.
10. Monte o comunicado
A etapa crucial é escrever o comunicado. Para isso, reúna a equipe de marketing e a gestão pedagógica. Escrevam, revisem e alterem o que for necessário até ficarem satisfeitos com o tom geral da mensagem.
Além do “texto principal”, pensem também em mensagens de apoio, que podem ser enviadas ao longo do tempo, como lembretes. Aqui, é importante ter muita atenção à periodicidade. É uma comunicação delicada, que todos precisam ler, mas ao mesmo tempo não pode ser muito insistente.
Modelo para comunicar o aumento da mensalidade
Este é um exemplo de mensagem escrito com base nas 10 dicas deste post. Use-o como inspiração, mas adapte de acordo com o tom de voz da sua escola.
Prezadas famílias,
Agradecemos pela confiança e parceria ao longo deste ano. Foi com o apoio de cada um de vocês que conseguimos manter nossos compromissos com a formação integral dos alunos, oferecendo [lista de benefícios reais e tangíveis].
Pensando na continuidade desse trabalho e na sustentabilidade da nossa escola, informamos que a mensalidade passará por um reajuste a partir de [mês/ano]. A nova mensalidade será de R$ [valor], o que representa um aumento de [X]% em relação ao valor atual.
Essa atualização foi definida com base em indicadores econômicos (como o IPCA), além de considerar o aumento dos custos operacionais, reajuste salarial da equipe e os investimentos pedagógicos planejados para o próximo ano.
Entre as melhorias previstas estão:
• Ampliação do apoio pedagógico e psicopedagógico
• Atualização de materiais e ferramentas digitais
• Reformas estruturais em salas e áreas comuns
• Novos cursos e atividades extracurriculares
Sabemos que reajustes podem gerar dúvidas. Portanto, a direção está aberta a conversas individuais e pronta para escutar com atenção. Caso surjam questões ou preocupações em relação ao novo valor, convidamos a família [nome da família] a entrar em contato conosco por meio de [canal de atendimento].
Nosso compromisso é garantir que todos os alunos possam continuar sua trajetória conosco, com estabilidade e segurança.
Cada situação será tratada com cuidado e respeito, sempre buscando alternativas que façam sentido dentro das possibilidades da escola e da realidade de cada família.
Estamos à disposição para acolher e encontrar, juntos, os melhores caminhos.
Atenciosamente,
[Nome do gestor ou da direção]
[Nome da escola]
[Canal de atendimento: e-mail, telefone, app, etc.]
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