O custo real por aluno (também chamado de custo por aluno ou custo-aluno) é a soma que a sua escola gasta para educar cada estudante.
Conhecer esse número permite cálculos mais precisos de preço da mensalidade, a margem de lucro, as políticas de desconto, os investimentos em infraestrutura e as estratégias de captação. A conta envolve vários fatores, mas a lógica é bem simples: dividir os custos totais pela quantidade de alunos matriculados.
Fazendo os cálculos, você descobrirá diversas informações úteis para a sustentabilidade financeira da sua escola. Veja abaixo as principais informações sobre o indicador.
Por que calcular o custo real por aluno?
O custo por aluno é o quanto a escola gasta para manter um estudante matriculado. Saber este indicador revela, principalmente, se a operação da escola está saudável e se o valor cobrado na mensalidade é o suficiente para cobrir os custos e gerar lucro.
É um indicador importante, pois muitas vezes as instituições definem o valor da mensalidade apenas com base na concorrência. Ou fazem reajustes anuais considerando apenas indicadores como o IPCA.
Caso o aluno custe mais do que o valor pago na mensalidade, significa que a escola está operando no prejuízo. Por exemplo, investe R$1.000,00 na educação de cada estudante, mas cobra R$800,00 de mensalidade. Todos os meses, são R$200,00 que deixam de entrar.
No longo prazo, a operação fica insustentável.
Os benefícios de conhecer este indicador
Entender o custo real por aluno traz vários benefícios diretos à gestão financeira, todos relacionados com maior previsibilidade, controle de caixa e facilidade no planejamento escolar.
As principais vantagens são:
- Maior assertividade para definir reajustes;
- Facilidade para negociar com fornecedores, ao saber quanto cada item pesa no custo total;
- Oportunidades de priorizar investimentos e alocação de recursos;
- Detecção de oportunidades de otimização de despesas;
- Melhorias em projeções de fluxo de caixa.
Componentes do custo real por aluno
Os componentes do custo real por aluno são as despesas com educação. É possível dividi-las em categorias, como custos fixos, variáveis e encargos. Nelas, estão todas as saídas de caixa: folha salarial, compra de equipamentos, manutenção do prédio, entre outras.
Aqui, um detalhe importante: apesar da métrica se chamar “custo”, associe sempre com investimentos, não com gastos. Afinal, estamos falando de educação e da formação de novas gerações – cada centavo tem muito valor.
Procure sempre otimizar orçamento, nunca cortar apenas para alcançar margem. É importante fazer esta distinção para que a gestão financeira não impacte o ensino.
Custos fixos
Os custos fixos são aqueles que não mudam com o número de alunos.
Por exemplo, folha salarial, aluguel do imóvel, manutenção da infraestrutura básica, reparos, licenças de software, serviços de contabilidade, taxas de sistemas externos contratados, entre outros.
É importante identificá-los separadamente para entender a economia de escala, pois há custos que aumentam com o número de alunos, enquanto outros permanecem estáveis.
Custos variáveis
Os custos variáveis são aqueles que não são constantes todos os meses. Geralmente, eles aumentam de acordo com o número de alunos.
Em escolas particulares, os mais relevantes são compra de materiais pedagógicos, como apostilas e itens de laboratório, consumo de insumos, preparo de lanches, etc.
Mapeando-os separadamente, gestores podem analisar a eficiência da escola e projetar o crescimento com mais clareza.
Encargos
São custos que muitas vezes ficam escondidos, mas também impactam o custo de cada aluno.
Incluem-se aqui os impostos, benefícios trabalhistas, como o 13º salário, manutenção preventiva, provisões para despesas sazonais, entre outros.
Se não forem claramente listados, é comum que eles “se percam” do cálculo, principalmente porque ocorrem apenas durante alguns meses do ano.
Passo a passo para calcular o custo real por aluno
O cálculo do custo real por aluno tem algumas etapas principais. Sem exceção, ele começa com o mapeamento de todos os custos da escola ao longo do ano, incluindo as categorias pontuais. Depois, a soma é dividida pelo número total de alunos.
Comece levantando os custos da escola. Inclua literalmente tudo: folha de pagamento, aluguel, condomínio, IPTU, manutenção predial, material didático, insumos, serviços terceirizados, tributos, provisões, seguros, licenças e taxas. Classifique-os em categorias, como explicado anteriormente.
Depois, divida pelo número de alunos. Bem simples: custo total anual / número de alunos matriculados.
Se a escola tem 200 alunos e custos anuais de R$10 milhões, o custo por aluno seria de R$50 mil ao ano, o que dá cerca de R$4.100,00 ao mês. Se a mensalidade for abaixo disso, a escola opera no vermelho.
As soluções seriam aumentar a mensalidade ou matricular mais alunos – lembrando que com mais alunos, os custos variáveis podem subir também.
Por fim, faça ajustes finos de acordo com a realidade da sua escola. Por exemplo, se você tem um programa tradicional e outro integral, o custo por aluno será diferente em ambos. Os valores para ensino infantil, fundamental e médio também podem mudar.
Quanto mais detalhado for o seu cálculo, mais informações a equipe gestora terá para conduzir a administração financeira da escola.
Também é recomendável atualizar os números com frequência. A estrutura da escola, as variações nos custos e o crescimento no número de alunos influenciam diretamente no indicador.
Portanto, é necessário aprimorar sempre este e os demais mecanismos de gestão utilizados na sua escola.
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