Captação e retenção de alunos devem andar juntas. São desafios complexos, mas complementares: de pouco adianta investir muito para atrair as famílias, se a experiência delas no colégio for ruim.
Você pode pensar nas duas ações, captação e retenção, como duas faces da mesma moeda. A captação apoia a sustentabilidade e a expansão da sua rede; a retenção fortalece sua reputação e garante maior previsibilidade no longo prazo.
Neste post, você vai descobrir estratégias eficazes para a captação e retenção de alunos. Entenda os principais aspectos do planejamento e as ações necessárias para aumentar o número de alunos da sua escola com consistência.
O que é preciso observar ao planejar estratégias de captação e retenção de alunos?
Um dos principais dados estratégicos é que a retenção costuma ser mais econômica do que a captação. Essa mesma lógica existe para diversos segmentos de negócios onde existe possibilidade de fidelização de clientes.
Lembre-se sempre disso ao priorizar as suas ações de atração de alunos, e separe apropriadamente os recursos dependendo da situação atual da sua escola.
Já tem um número de alunos que considera suficientes? Então elabore planos para manter as famílias felizes e engajadas. Ainda não chegou lá? Então invista mais pesado para captar, para então dar início às estratégias de retenção.
Nesse processo, você deve observar quatro pontos principais:
- Financeiro: observe a capacidade das famílias de arcar com mensalidades, custos de atividades complementares, materiais, entre mais possíveis custos da sua escola. Busque soluções como a plataforma do Educbank para oferecer máxima flexibilidade em pagamentos.
- Localização: se um aluno mora longe da escola, é mais difícil retê-lo. Faça um mapeamento de todas as matrículas e considere oferecer soluções de transporte ou ensino híbrido.
- Acompanhamento: ofereça suporte para educação inclusiva e ofereça suporte para alunos com dificuldades de aprendizado. Isso cria um ambiente mais saudável, onde todos se sentem valorizados, o que apoia a retenção.
- Comportamento: monitore o perfil comportamental do aluno em sala de aula e acompanhe a opinião dos pais. Atente-se para as principais frustrações e crie planos para solucioná-las com proatividade. Isso é fundamental para reduzir a evasão escolar.
Compreender e atuar em cada uma dessas dimensões ajuda você a planejar a captação e retenção de alunos. Dessa forma, você pode adotar as estratégias de acordo com as necessidades do seu colégio.
8 estratégias de captação e retenção de alunos para 2025 na sua escola
As estratégias para captação e retenção de alunos em 2025 tem três pilares principais: melhorar processos, integrar equipe, e manter contato próximo com as famílias. Veja como fazer na prática:
Integração entre o marketing e o comercial da escola
Uma das primeiras e mais eficazes estratégias é a integração entre os times de marketing e vendas. Normalmente essas equipes têm objetivos parecidos, como metas de matrículas e leads, mas não trabalham de forma coordenada.
Isso pode resultar em vários problemas que atrapalham a captação. Por exemplo, geração de leads fora do público-alvo desejado, que o comercial não consegue converter em novos alunos para a escola.
Uma forma de fazer é por meio de reuniões periódicas entre as duas equipes. Avalie a quantidade e qualidade de leads gerados, e as taxas de conversão. Esse canal de contato e feedback permite identificar mais facilmente as estratégias que estão funcionando.
Faça contato constante com os interessados
Utilize o processo de follow-up para acompanhar os leads durante a campanha de captação de alunos.
Entre em contato com os pais e alunos interessados na sua escola em no máximo 48 horas depois da interação inicial. Mas quanto antes, melhor. Quando você responde rápido, a probabilidade de conversão aumenta.
A automação pode ser uma aliada nesse processo. Por meio de Inteligência Artificial, você pode agendar lembretes, personalizar mensagens, ou até mesmo responder mensagens nas redes sociais da escola.
O Educbank tem um guia completo sobre chatbot para ajudar você na captação de novos alunos.
Analise com frequeência os dados sobre captação e retenção de alunos
Registre todas as interações com candidatos e leads. A análise desses dados pode indicar novos caminhos e mostrar padrões de comunicação. Tudo isso pode ser usado para otimizar a conversão das suas ações.
Por exemplo: você pode identificar quais diferenciais mais atraem cliques para as redes sociais da sua escola. Ou qual tipo de chamada para atenção traz um maior número de inscrições.
Nas estratégias de marketing digital, alguns indicadores-chaves são visitas ao site, preenchimento de formulário, número de leads qualificados, e taxas de conversão.
Delimite o seu público
Um público bem definido é essencial para captar e reter alunos de forma eficaz. Isso envolve entender quem são os alunos mais propensos a se inscrever e permanecer na instituição. Envolve perfil de família, qual tipo de ensino estão buscando, renda familiar, mensalidade da sua escola, entre outros.
Defina o seu público-alvo e o use para direcionar seus esforços de captação e retenção (e suas ações de marketing de forma geral). Personalize a comunicação com base nas dores e desejos dessa audiência.
Se a sua mensagem for muito ampla, você corre risco de atrair famílias que terão dificuldades em se adaptar à escola, o que prejudica sua retenção. E no caso das campanhas de marketing, estará gastando recursos com pessoas que dificilmente terão interesse em se matricular.
Simplifique a inscrição
A ficha de inscrição é um dos principais pontos de contato entre a instituição e os potenciais alunos. Ela deve ser simples, clara e amigável. Se a experiência do visitante da página for ruim, ele pode se frustrar e desistir de seguir o processo.
O mesmo vale para qualquer ponto de contato com quem já está matriculado, como formulários de feedback para os pais. Quanto mais tempo demora para preencher, menor a chance de ter contribuições válidas.
Se necessário, considere dividir o processo em etapas. Além de ficar mais simples de fazer, também tende a aumentar a conversão.
Trabalhe a retenção desde a captação
Como mencionamos no início do texto, não trate captação e retenção como processos totalmente separados.
Quando começar a captar alunos, já comece a esboçar as estratégias para retê-los. Tente entender quem é o perfil de família que está chegando, quais os seus anseios e necessidades. A partir daí, elabore planos para cumpri-los.
Na prática, significa que você deve ir além de promover os seus diferenciais nas ações de marketing. Além de falar, você deve ouvir os alunos e suas famílias.
Atenção à situação financeira
Problemas econômicos estão entre as principais causas de desistência de matrícula de novos alunos, e evasão escolar de quem já está matriculado.
Verifique as condições de cada família na captação ou renovação de matrícula. Com base nessa análise, crie planos para cada situação, tratando sempre cada família com compreensão, respeito e flexibilidade.
Para combater a inadimplência, ofereça formas alternativas de pagamento, como parcelamento ou bolsas de estudo. Também ofereça todos os meios de pagamento possíveis para as famílias.
Assim, além de proteger a saúde financeira da escola, você mostra que a instituição se preocupa com o bem-estar de cada família.
Acompanhe a satisfação e desempenho dos alunos
Realizar pesquisas periódicas de satisfação é uma forma eficaz de ouvir o que alunos e responsáveis desejam. Essas pesquisas devem abordar a qualidade do atendimento, metodologias de ensino e a infraestrutura oferecida.
Analise atentamente as respostas e amplie o que está bom, e solucione as principais lacunas. Quando o fizer, comunique essas ações para a comunidade escolar.
Mantenha sua escola sempre atualizada
Investir em qualidade de ensino e estrutura são as principais formas de captar e reter alunos. Afinal, é por causa disso que as pessoas se matriculam e continuam na escola.
Pela mesma razão, é importante sempre se aprimorar e ficar atento às tendências da área. O Instituto Educbank te ajuda nisso! Temos conteúdos exclusivos sobre os fatos mais relevantes da educação no Brasil.
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