Para muitos mantenedores, falar sobre gestão financeira escolar é sinônimo de dor de cabeça.
Isso porque enraizou-se uma cultura onde a inadimplência, os atrasos nas mensalidades e a falta de previsibilidade financeira são situações corriqueiras e normalizadas.
Contudo, isso não deve e não precisa ser assim.
Neste artigo apresentaremos como implementar uma gestão financeira escolar eficiente, com processos organizados, planejamento e controle orçamentário.
Você também entenderá como o surgimento de novas soluções impactam positivamente a saúde financeira de escolas privadas, com segurança e estabilidade de caixa o ano todo.
Então se você busca desenvolver uma gestão financeira escolar eficaz, este texto é para você!
Educação Básica: um mercado promissor
Antes de avançarmos sobre aspectos práticos da gestão financeira escolar, é importante apontarmos como o mercado tem olhado com otimismo para o setor da educação básica.
De acordo HolonIQ, empresa líder em inteligência de mercado, o setor de educação mundial deve receber mais de US$ 7 trilhões em investimentos de governos, empresas e consumidores até 2025 e atingir o patamar de US$ 10 trilhões em 2030.
Segundo levantamento do Estadão, em 2020, os fundos de Venture Capital investiram mais de US$ 16 bilhões em EdTechs ligadas ao segmento.
No Brasil, esse panorama positivo é confirmado, com novos modelos de negócios, formas de angariar recursos e atores que fomentem o mercado da educação.
Isso quer dizer que investir em educação básica, além de ampliar o acesso à educação de qualidade no país, é uma oportunidade de negócio promissora.
E porque é importante falarmos sobre isso?
Porque, para construir uma gestão financeira escolar eficiente, é preciso que escolas privadas se comportem como empresas.
O que não significa desumanizar as instituições de ensino. Muito pelo contrário. Com planejamento, processos estruturados, análise e acompanhamento de dados, a escola passa ter uma garantia maior de saúde financeira a longo prazo.
Portanto, se esse é o seu desejo, fique atento aos tópicos seguintes. Chegou a hora de introduzirmos o passo a passo para a sua gestão financeira escolar.
Planejamento estratégico: a peça chave para gestão financeira escolar
O planejamento estratégico é o processo encarregado por determinar as principais metas da instituição e como alcançá-las, mapeando ações e recursos necessários para sua consolidação.
Para qualquer empresa, a estratégia adotada é o que permite continuar crescendo no presente enquanto se fortalece para o futuro.
Ao defender a importância de sua implementação para instituições de ensino, a diretora acadêmica do Instituto Educbank, Dra. Lara Crivelaro, afirma que:
“Um planejamento bem estruturado e bem desenvolvido também poderá ser um grande aliado para melhorar cada vez mais o ensino “, pontua ela, “por isso um planejamento estratégico bem feito será um dos pilares de um novo patamar de qualidade da escola, e, indiretamente, da educação.”
O guia prático para o planejamento estratégico da sua escola
Isso posto, Crivelaro compartilha um direcionamento com o que considera vital para a elaboração de um bom planejamento estratégico para as escolas. Dentre suas dicas, estão:
- Comece o processo realizando um diagnóstico de sua instituição. Mapeie os seus processos e entenda como sua escola funciona;
- Mensure os seus resultados atuais: desempenho de alunos, professores, número de matrículas, reputação da sua marca, entre outros elementos;
- Entenda o ponto de vista dos seus colaboradores e colete informações com alunos e responsáveis;
- Pesquise sobre a comunidade ao seu redor e as principais tendências econômicas e de metodologias para a educação que geraria adesão dessa comunidade;
- Tente identificar oportunidades e diferenciais da sua escola, assim como as principais ameaças;
- Conheça seus concorrentes e busque entender como eles se posicionam;
- Defina o cenário que pretende alcançar e onde você quer que a sua escola esteja em 2, 5 e 10 anos.
Após definir e analisar os pontos acima, você terá estabelecido um cenário ideal para o seu colégio. Portanto, para transformá-lo em algo factível, o próximo passo será transformar essas diretrizes em metas objetivas e mensuráveis.
Contudo, Crivelaro ressalta que este não é um documento fechado. Ele deve ser revisitado com frequência e está sujeito a alterações ao longo do tempo.
Com essa clareza será mais fácil distinguir o melhor caminho e fazer boas escolhas. Sempre guiadas pela estratégia.
Gestão financeira escolar: 4 elementos indispensáveis
Agora que já entendemos sobre o planejamento estratégico, vamos abordar 4 fundamentos essenciais à gestão financeira escolar.
Antes, contudo, deixamos como sugestão o webinário abaixo, onde o diretor financeiro do Educbank, Caio Noronha, se aprofundou sobre a mesma temática.
Vale a pena conferir. É só dar play!
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é o principal aliado do controle financeiro.
Ele será responsável por registrar todas as entradas e saídas, com valores e datas. O resultado dessa operação, será o saldo disponível da escola.
Ter essa visão clara do presente permite projetar o futuro, o que é fundamental para acompanhar a saúde financeira da instituição.
O ideal, nesse caso, é que tenha sempre capital de giro disponível. Tanto para as operações vitais da escola (que são as despesas fixas, como o pagamento dos funcionários); quanto para o investimento em melhorias (como reformas ou construção de novas unidades).
Para estruturar a gestão do seu fluxo de caixa, algumas etapas que você pode seguir são:
- Registrar e categorizar todas as movimentações, independente do valor;
- Verificar suas transações financeiras diariamente;
- Buscar constantemente por dados confiáveis, evitando ao máximo qualquer engano;
- Avaliar cotidianamente o capital de giro disponível e prezar por previsibilidade e estabilidade de caixa;
- Entender como reduzir custos e controlar despesas;
- Pensar a médio e longo prazo (sempre);
- Não misturar o dinheiro pessoal (Pessoa Física) com o da escola (jamais).
Via de regra, estruturar esse processo é a base para qualquer gestão financeira eficiente.
O dilema das escolas privadas e a gestão do fluxo de caixa
Contudo, como ter uma gestão eficaz quando a inadimplência, o atraso nas mensalidades e o baixo capital de giro desestabilizam completamente essa organização?
Uma pesquisa realizada pelo Instituto Educbank, apontou que 61% dos gestores de escolas privadas consideram esses três fatores os maiores problemas da gestão financeira.
Isso quer dizer que falta previsibilidade, estabilidade e segurança financeira em muitas escolas privadas.
Danilo Costa, ex-mantenedor de uma rede de ensino privado e fundador do Educbank, alega que “quando chega o dia 4, véspera do pagamento de professores e funcionários, e as mensalidades não entraram, é desesperador, você não sabe o que faz.”
Foi com o intuito de transformar esse cenário que o Educbank surgiu.
O Educbank apoia financeiramente escolas particulares de todo o Brasil e garante que todas recebam 100% de suas mensalidades em dia.
Quando se sabe exatamente quanto e quando irá receber, a gestão financeira escolar ganha fôlego.
E os gestores recuperam a confiança para investir.
Logo, se você identificar que o seu fluxo de caixa tem enfrentado problemas e o seu capital de giro está abaixo do projetado, o melhor caminho é buscar soluções eficazes, como a do Educbank, que resolvam esse problema de forma imediata.
Balanço patrimonial
O balanço patrimonial é o processo responsável por retratar todas as movimentações financeiras da escola em um período estipulado, geralmente de um ano.
Com ele a gestão conseguirá fazer uma avaliação quantitativa e qualitativa dos resultados obtidos. Além de identificar o patrimônio da escola em si.
Nesse sentido, o balanço patrimonial e o fluxo de caixa são ferramentas imprescindíveis para analisar a situação financeira da escola e entender quais decisões tomar, estrategicamente.
Para constituir o seu balanço patrimonial, portanto, você precisará analisar três conceitos principais:
Ativos: que são a parte positiva do patrimônio, representando tudo o que a escola tem que pode gerar um benefício ou valor econômico;
Passivos: que basicamente são as dívidas e/ou obrigações que precisam ser pagas pela escola;
Patrimônio líquido: que é a diferença entre os ativos e passivos, e revela o capital em caixa.
Feito isso, você poderá estruturar o seu relatório seguindo esses 5 passos:
- Determine o período de análise do Balanço Patrimonial;
- Determine os valores de ativos da escola;
- Determine os valores de passivos da escola;
- Faça o levantamento do valor de patrimônio líquido;
- Some todos os elementos e monte o Balanço Patrimonial.
Pronto!
Com esse documento em mãos, você terá um panorama completo e detalhado do cenário financeiro da sua escola.
Dessa forma, terá dado mais um passo importante na estruturação efetiva da gestão financeira escolar.
3. Precificação e custo
Prevista por lei, instituições de ensino privado devem indicar os valores das mensalidades somente uma vez ao ano, o que impossibilita reajustes e correções ao longo do período letivo.
Esta é, portanto, uma decisão estratégica que deve englobar uma série de fatores, como: análise de mercado e público-alvo; capacidade de alunos; turmas; custos gerais; margem de lucro e número de matrículas.
Sendo a mensalidade a principal (e muitas vezes única!) fonte de renda das escolas, é de suma importância que esse valor reflita e ampare de maneira correta as necessidades da instituição.
Por outro lado, é de igual importância que o valor decidido seja compreendido pelos responsáveis financeiros dos alunos.
Nessa lógica, é papel da gestão justificar o que aquele preço representa e expandir a concepção de que educação não é um gasto: é um investimento necessário.
4. Métricas
Peter Drucker, considerado pai da administração moderna, dizia que: “o que pode ser medido, pode ser melhorado”.
Com isso em mente, a gestão financeira escolar para chegar no resultado desejado, precisa acompanhar de perto indicadores importantes.
São eles:
Taxa de Cancelamento de Matrículas
Para calcular e acompanhar esse indicador, basta escolher um período específico e dividir a quantidade de alunos que abandonaram a instituição, pela quantidade de alunos que iniciaram. Multiplique por 100 e terá a porcentagem.
No caso de escolas, é preciso considerar as matrículas que foram canceladas e as que não foram renovadas para o próximo ano letivo.
Lifetime Value (LTV)
Em tradução livre, esse termo significa “Valor do Tempo de Vida do seu Cliente”.
Em outras palavras, quer dizer o quanto aquele aluno será “rentável” para a escola a médio e longo prazo.
Por exemplo: se um aluno entra na escola no começo do ensino fundamental e vai até o fim do ensino médio, significa que ele ficou 12 anos na instituição.
Ou seja, durante todos esses anos, ele esteve gerando receita para a escola.
Acompanhar e prezar por um bom percentual de LTV é indispensável para a gestão financeira escolar.
Quanto mais alunos se mantiverem na instituição pelo máximo de tempo possível, melhor.
Lembre-se sempre: reter alunos que já estão matriculados é tão importante quanto captar novos.
O que nos leva ao próximo indicador!
Net Promoter Score NPS
O NPS é uma métrica criada para mensurar o grau de lealdade dos consumidores em qualquer tipo de empresa.
No caso das escolas, o NPS deve medir o grau de satisfação dos responsáveis.
Em geral, este dado pode ser obtido com uma pesquisa feita com as famílias, onde a gestão pode medir o nível de contentamento com a instituição.
Por exemplo: Em uma escala de 0 a 10, o quanto você recomendaria a escola X para um amigo ou colega?
O resultado dessa pesquisa indicará o seu NPS.
Consequentemente, você terá em mãos um excelente indicador do que está funcionando e o que precisa de investimento e melhorias.
Taxa de Inadimplência
Não podíamos esquecer dela. Como já apontamos, a inadimplência é uma das principais problemáticas quando o assunto é gestão financeira escolar.
Desse modo, é preciso monitorá-la de perto.
Nesse caso, a conta é feita com base não na quantidade de alunos, mas dá receita que se perde com o não pagamento.
Essencialmente, para chegar nesse cálculo, deve-se dividir o custo das mensalidades atrasadas pelo valor que deveria ser obtido.
Planejar, fazer, verificar e agir: a busca contínua por melhorias
Muito presente na administração, o ciclo PDCA, criado por Walter Andrew Shewhart, é uma metodologia que sugere melhoria contínua para aperfeiçoar processos e resolver problemas com base nessas 4 premissas:
Planejar. Fazer. Verificar. Agir.
Neste texto, nos debruçamos em uma série de processos importantes para consolidação de uma gestão financeira escolar eficaz e robusta.
Mas para torná-la parte da rotina diária da escola, é necessário que ela seja testada e validada todos os dias.
Assim sendo, a metodologia do ciclo PDCA, prevista por Shewhart, pode ser incorporada pela gestão escolar para o aprimoramento de todos os processos e da qualidade destes.
De maneira cíclica. A repetição leva à perfeição.
Planejando, aplicando, validando e solucionando problemas, a sua instituição encontrará a direção certa para expandir.
Educbank: o apoio que a gestão financeira escolar precisa
Se você chegou aqui, é porque reconhece o quanto a gestão financeira escolar é um pilar crucial para o sucesso da sua escola.
Contudo, para que os processos vistos acima obtenham os resultados esperados, é preciso que a gestão tenha suas finanças sempre em dia.
É preciso que as projeções e planejamentos financeiros se cumpram.
Pensando sobre isso, o diretor financeiro do Educbank, Caio Noronha, propõe o seguinte exercício:
“Imagina você como dono de uma empresa, abrindo aquela planilha de receitas e despesas. Curiosamente, todos os meses você tem um buraco de 25% no caixa em razão do não pagamento pelo serviço que sua empresa devidamente presta com excelência e, mesmo assim, você precisa continuar honrando a folha salarial, os fornecedores e demais contas. Como resolver essa equação?”
É para que situações como essa não aconteçam que a solução do Educbank existe.
Nenhum outro setor da economia cresceu sem investimento financeiro. Com a educação, não seria diferente.
Sendo assim, o Educbank garante o recebimento de 100% das mensalidades na data certa. Sem preocupação com atrasos ou inadimplência.
Levando segurança e previsibilidade financeira para gestão, o Educbank se tornou o principal apoio financeiro para escolas privadas da América Latina.
Para que a sua gestão financeira escolar mantenha sempre as contas em dia, com fluxo de caixa positivo o ano todo, sabendo exatamente quanto e quando irá receber, acesse nosso canal oficial e realize o cadastro gratuito da sua escola.
Com o Educbank, nenhuma escola fica para trás! ]]>
