Administrar uma escola significa ter atenção constante às finanças e uma das principais ações é conhecer as receitas e despesas com a palma da mão. Assim você aumenta seu poder de planejamento e controle, evitando surpresas desagradáveis e organizando o caixa para lidar com os imprevistos.
Neste artigo você vai entender como organizar as contas da sua escola para o próximo ano. Veja como verificar as principais fontes de receita, despesas mais comuns, e como projetar as finanças de forma eficiente.
A importância de prever receitas e despesas para a escola
Prever receitas e despesas é um processo que ajuda a escola a manter o controle financeiro. Essa prática permite identificar possíveis déficits ou excedentes com antecedência.
Assim, os gestores podem ajustar investimentos, reduzir gastos desnecessários e planejar melhorias com tempo de sobra para pensar em cada ação. Essa previsão também evita o comprometimento das operações em casos de inadimplência ou instabilidade.
Quais as principais receitas de uma escola?
Existem várias fontes de receita para a escola particular além da mensalidade. A matrícula é a mais óbvia, mas taxas extras, eventos, parcerias e outros serviços devem ser incluídos nesse cálculo.
- Mensalidade escolar: é a maior fonte de receita da sua escola. Ela deve ser calculada com base nos custos e despesas previstos, além de considerar a competitividade do mercado e a capacidade financeira das famílias;
- Taxas extras: esse tipo de receita inclui taxas de matrícula e rematrícula, multas e juros em caso de atraso na mensalidade, e outros serviços administrativos que a sua escola presta. Neste caso, você pode fazer uma estimativa de valores com base no histórico dos anos anteriores. No caso das novas matrículas alinhe os números no momento de montar a campanha de captação de alunos;
- Atividades extracurriculares: são as receitas provenientes de eventos, como festas, feiras e excursões. Assim como a categoria anterior, seu valor deve ser estimado. Você pode conferir o calendário escolar e o planejamento pedagógico para fazer uma estimativa para o próximo ano;
- Serviços adicionais: se a sua escola oferece serviços como transporte escolar, cantina e aulas de reforço, eles devem entrar na previsão de receitas. Alguns tipos de atividades curriculares também entram nessa conta;
- Projetos e parcerias: seus eventos contam com o apoio de empresas locais? Caso isso aconteça, essa parceria também pode ser considerada entre as fontes de receita. Estabeleça quais as cotas de apoio ou os insumos que serão disponibilizados sem custo para a sua instituição durante o ano letivo.
E quais são as principais despesas de uma escola?
As despesas da escola incluem salários, manutenção, equipamentos e materiais, entre outros. Confira as principais despesas que merecem a sua atenção:
- Folha de pagamento: são os salários dos professores, equipe administrativa e funcionários de apoio. Essa fatia representa a maior parte dos custos;
- Infraestrutura: inclua as despesas com aluguel, contas de luz, água, internet e manutenção predial. No caso das despesas variáveis, você pode calcular um valor médio estimado;
- Serviços terceirizados: contratos com empresas de limpeza e segurança. Caso a sua escola usufrua de outros serviços, você também deve incluir na previsão orçamentária. Aqui vale prever valores de reserva para empresas organizadoras de eventos, decoração e recreação, caso a sua escola contrate para alguma data especial;
- Materiais pedagógicos: planeje os gastos com apostilas, livros, e equipamentos de apoio. No caso do material didático, ele deve ser estimado com base no número de alunos. Já os equipamentos podem ser previstos conforme os projetos em execução. Também é importante prever um valor de reserva caso seja necessário algum reparo ou substituição;
- Marketing: seja através de uma equipe interna ou agência, adicione o orçamento previsto para investir em publicidade e produção de conteúdo da sua marca. Considere os profissionais e os gastos com mídia.
O que você deve considerar na previsão financeira de receitas e despesas da escola para os próximos anos?
Para fazer o planejamento, considere sempre o histórico dos anos anteriores, a definição de metas inteligentes e as suas projeções de crescimento nos próximos meses. O ideal é planejar vários cenários.
Faça um levantamento dos anos anteriores
Reúna e analise os dados financeiros dos últimos anos. Considere receitas, despesas e padrões de sazonalidade. Dessa forma você consegue identificar tendências e estimar valores para o próximo período letivo.
Estabeleça metas orçamentárias
Defina objetivos realistas como o aumento de matrículas ou a redução de custos. Essas metas devem ser baseadas no histórico da escola, no seu orçamento e no cenário econômico previsto.
Considere fatores externos
Esse é um ponto para planejar um fundo de reserva. Leve em conta a inflação, mudanças no mercado educacional e possíveis imprevistos. Esses fatores podem impactar tanto receitas quanto despesas.
Realize um levantamento detalhado de custos
Liste todos os custos diretos e indiretos. Inclua gastos fixos, como aluguel e salários, e variáveis, como eventos e manutenção. Essa análise ajuda a prevenir surpresas no orçamento ao longo do ano.
Passo a passo para montar a previsão financeira de receitas e despesas da escola em 2025
Faça uma análise detalhada e monitore o seu orçamento para ter previsibilidade financeira. Considere os aspectos abordados anteriormente e utilize os passos a seguir para montar a sua planilha junto à contabilidade.
- Reúna os documentos financeiros: organize registros de receitas e despesas dos últimos anos, como planilhas e relatórios;
- Identifique padrões de sazonalidade: avalie períodos de maior e menor arrecadação e gastos, considerando taxas de matrícula, eventos e férias escolares;
- Estime a receita futura: com base nos dados históricos, projete o número de alunos, reajustes de mensalidades e outras fontes de renda;
- Projete as despesas: liste todas as despesas fixas e variáveis previstas para o ano, considerando possíveis reajustes.
- Considere cenários adversos: crie simulações financeiras para diferentes contextos, como aumento de inadimplência ou queda na captação de alunos;
- Estabeleça um plano de ação: defina como lidar com déficits ou excedentes, priorizando investimentos e cortes estratégicos;
- Monitore regularmente: acompanhe mensalmente o desempenho financeiro e ajuste o planejamento financeiro conforme necessário.
Receita garantida para investir no futuro da sua escola
Prever receitas e despesas é uma prática indispensável para a gestão financeira eficiente de uma escola. Essa estratégia oferece segurança financeira e permite que você invista com responsabilidade.
Com um planejamento adequado e um passo a passo estruturado, sua escola pode evitar surpresas nos próximos anos e focar no que realmente importa: oferecer uma educação de qualidade.E, se a sua escola for parceira do Educbank, pode ter receita garantida o ano inteiro. Através da nossa plataforma a sua escola recebe 100% do valor das mensalidades, mesmo nos casos de inadimplência ou atraso de pagamento. Isto representa facilidade para as famílias na hora de pagar, e segurança para a sua escola receber.
