A projeção de receitas é uma das ferramentas mais importantes da gestão financeira escolar. Por meio dela, é possível antecipar cenários, planejar despesas, definir abordagens e evitar desequilíbrios ao longo do ano.
Ela é a marca de uma gestão proativa, que consegue se preparar para os problemas, em vez de apenas reagir quando eles já estão à porta.
Neste artigo, você aprenderá como fazer, quais dados devem basear a projeção de receitas, e como considerar tendências do mercado de educação nessa conta.
O que é e como funciona a projeção de receita escolar?
Em qualquer empresa, a projeção de receitas é a estimativa de recursos que se espera receber em um determinado período. Nas escolas particulares, costuma ser a projeção de caixa para o ano letivo.
São consideradas todas as fontes de receita, como matrículas, taxas de matrícula e rematrícula, cursos extras, serviços adicionais, entre outras.
Também é necessário considerar a diferença entre faturamento potencial e receita realizável. Ou seja, levar em consideração os cenários imprevistos que podem fazer a escola faturar menos do que o previsto.
Por exemplo: taxa de inadimplência, oferta de bolsas de estudos, descontos por pontualidade ou para filhos de funcionários da escola, evasão ao longo do ano letivo, turnover de professores.
Logo, a conta não deve ser simplesmente “somar o valor da mensalidade de todos os alunos matriculados”. O planejamento deve ser construído com base em dados históricos da escola e sempre considerar cenários improváveis, mas que influenciam a receita.
O resultado é um número que servirá de base para o planejamento financeiro daquele ano. Este valor orientará as decisões sobre demissões e contratações, investimentos, campanhas de captação e abordagens comerciais.
Principais variáveis da projeção de receita escolar
Um dos principais desafios da projeção de receita são as variáveis ao longo do ano letivo. Escolas naturalmente sofrem com uma série de flutuações, causadas pela taxa de ocupação, reajustes de mensalidade, inadimplência, entre outras.
Como mencionamos na seção anterior, elas devem sempre estar no radar dos gestores, mas são naturalmente imprevisíveis.
Veja abaixo como lidar com elas na sua gestão financeira. Observe que são as principais variáveis, mas não todas – cada escola tem a sua própria realidade, então discuta todas as possibilidades junto da sua equipe administrativa.
Taxa de ocupação
O ponto de partida da projeção de receita é o número de alunos matriculados. É arriscado projetar sempre com 100% de ocupação, a menos que você tenha absoluta certeza de que terá todas as vagas preenchidas durante todo o ano letivo.
Por isso, considere o número real de alunos, com uma margem realista de 10% a 15%, que considera a abertura de novas turmas, transferências e casos de evasão.
Inadimplência escolar
A inadimplência escolar é o atraso nos pagamentos de mensalidades. Infelizmente, nem todas as famílias realizam os pagamentos em dia. Às vezes os atrasos levam apenas dias, mas também podem chegar a meses.
E, em todos os casos, distorce a projeção de receita e reduz a previsibilidade do caixa.
Gestores devem considerar dados históricos da própria escola para estimar uma taxa de inadimplência. Observe os anos anteriores para entender qual porcentagem das famílias atrasa durante o ano. Tire a média e incorpore-a à próxima projeção.
Precificação e aspecto comercial
A projeção de receita escolar deve considerar o valor atual da mensalidade – isto é, incluindo reajustes anuais aprovados e diferentes valores por segmento de ensino.
Se você deseja testar novas modalidades de descontos e bolsas de estudo, elas também devem fazer parte dos cálculos.
Lembre-se ainda de que tudo isso pode se refletir na inadimplência e taxa de evasão. Se o reajuste for muito alto, os pais podem ficar insatisfeitos ou atrasar o pagamento com mais frequência.
Aqui, a melhor abordagem também é usar dados históricos. Observe a quantidade de bolsas e o valor dos descontos oferecidos nos anos anteriores. Estabeleça uma margem a ser respeitada com base nesses números.
Como fazer a projeção de receita escolar
Em essência, a projeção de receita escolar é a soma dos valores que a escola receberá no próximo ano letivo.
Monte uma planilha com todos os valores, considerando o melhor cenário possível – pagamentos sempre em dia, ocupação máxima, nenhuma evasão, etc. Em seguida, defina os indicadores que podem afetar o valor, como as taxas de inadimplência, evasão e ocupação.
Subtraia os valores, revise e você terá a projeção de receitas para os próximos meses. Veja abaixo algumas dicas adicionais para aproveitar ao máximo os benefícios desse processo.
Construa diferentes cenários
Uma das práticas mais comuns de planejamento financeiro é trabalhar com pelo menos três cenários:
- Pessimista, que considera “se tudo der errado”;
- Realista, que considera “o mais provável de acontecer”;
- Otimista, que considera “se tudo der certo”.
Enquanto gestor, seu objetivo é conseguir navegar pelas três situações corretamente. Se o cenário for muito ruim, a escola deve conseguir fechar as contas. E se tiver um excelente ano, deve estar atenta a oportunidades de investimento.
Da mesma forma, a projeção de receitas também deve considerar todas as situações, com margens mais conservadoras e mais arrojadas para cada uma.
Acompanhe de forma contínua
Faça a projeção para o ano, mas divida-a mensalmente, para que você possa acompanhar os números de perto o tempo inteiro.
Isto é importante por duas razões principais:
- Lidar com as sazonalidades, típicas de escolas particulares, que têm mais receita no início do ano e mais despesas no fim;
- Acompanhar o crescimento da taxa de inadimplência, que é o maior desafio financeiro do ano, bem de perto.
Isto te ajudará a tomar as decisões certas, como intensificar as cobranças se a taxa de inadimplência estiver maior do que o esperado, ou conter investimentos no fim de ano se necessário.
Use a projeção para apoiar decisões estratégicas
A projeção de receita escolar deve ser um dos principais documentos da sua gestão. Consulte-o sempre que estiver diante de uma decisão importante, como:
- Contratação de profissionais;
- Aquisição de equipamentos;
- Manutenção preventiva;
- Investimento em infraestrutura escolar;
- Definição de orçamento para campanha de matrículas.
Verifique se haverá caixa disponível e apenas então tome a decisão de aprovar o novo projeto. Isso evita surpresas desagradáveis.
No entanto, considere que a projeção de receita não é um documento estático. Possivelmente, você terá que reajustá-la de acordo com a realidade da escola diante das suas expectativas iniciais.
Durante o processo, talvez você perceba que falta previsibilidade no caixa. Se for o caso, conheça o programa Receita Garantida do Educbank. É a nossa solução financeira para redução da inadimplência, que facilita todas as etapas do seu planejamento.
