Nas escolas particulares, a taxa de matrícula tem papel de garantir a vaga do estudante para o próximo ano letivo. A cobrança é prevista em lei, desde que siga uma série de critérios de transparência e precificação.
A taxa de matrícula deve sempre estar prevista em contrato e não ser cobrada de forma cumulativa, como uma décima terceira parcela do ano letivo escolar.
Neste artigo, você entenderá todos os detalhes sobre a taxa, como realizá-la, por que ela é tão corriqueira nas escolas particulares e quais as opções das famílias diante da cobrança.
O que é a taxa de matrícula (e o que a legislação permite)
A taxa de matrícula formaliza a reserva da vaga na escola para o próximo ano letivo. Ela pode ser aplicada tanto para novos estudantes quanto para os que já estão na instituição – neste último caso, é chamada de taxa de rematrícula.
De um ponto de vista legal, a escola pode cobrar a taxa desde que siga alguns critérios claros. Eles estão estabelecidos nos seguintes documentos:
- Lei nº 9.870/1999, que regula o pagamento de mensalidades escolares;
- Código de Defesa do Consumidor (CDC), que orienta as relações entre clientes e consumidores.
As leis determinam que o valor total da anuidade deve ser parcelado em até 12 vezes nas escolas. Ou seja, a taxa de matrícula não pode ser uma cobrança extra, ela deve ser diluída nesse valor.
Na prática, a família paga por 12 meses de ensino, mas realiza o pagamento por um desses meses de forma antecipada, na forma de uma taxa de matrícula.
O CDC orienta sobre a forma correta de cobrança. O Artigo 31 determina que todas as informações sobre cobranças e valores sejam apresentadas com clareza nos contratos. Já o Artigo 39 veta as “vantagens excessivas”, o que inclui cobrar a taxa de matrícula à parte, sem abater do valor total das mensalidades no ano letivo.
Órgãos de defesa do consumidor, como o Procon, têm o mesmo entendimento. O de Santa Catarina, por exemplo, ressalta a mesma interpretação de que a taxa não pode ser cobrada separadamente.
Por que as escolas cobram a taxa de matrícula?
A taxa de matrícula é tão frequente nas escolas particulares porque contribui diretamente com a organização da entrada de novos alunos. Sua principal vantagem é oferecer mais previsibilidade, o que facilita todas as etapas do planejamento pedagógico e financeiro.
Um dos principais benefícios é a previsibilidade de caixa. Ao confirmar as matrículas com antecedência, a escola tem dados reais para projetar o início de ano. A partir daí, consegue calcular com mais solidez as receitas e despesas, além de avaliar as necessidades de investimento para o próximo ano.
Isto também se reflete na organização de turmas. Com o número de alunos já confirmados, fica mais simples distribuir professores e planejar carga horária.
Por fim, as taxas de matrícula contribuem para reduzir a evasão, principalmente no início do ano letivo. Afinal, pagando antecipadamente, as famílias têm um incentivo extra para manter o vínculo contratual.
Como orientar as famílias e comunicar a taxa de matrícula
Cabe aos gestores escolares apresentar a taxa de matrículas de forma adequada. Ela deve estar claramente informada em editais, sites e landing pages de campanhas de matrículas. Também deve estar especificada em contrato e mencionada quando pais entrarem em contato para tirar dúvidas sobre valores.
Fazer isso contribui para transparência e proposta de valor da escola. Também evita que a taxa pareça uma cobrança duplicada (e imprevista), o que pode causar alguns atritos com as famílias.
Estas são algumas dicas e estratégias para conduzir todo esse processo:
- Destaque valores e condições de pagamento em contrato;
- Em caso de dúvidas, explique porque a taxa existe (garantia de vaga e planejamento pedagógico);
- Utilize canais acessíveis para tirar dúvidas e reforçar a proposta de valor da escola;
- Evite termos técnicos ou jurídicos na explicação;
- Se possível, ofereça diferentes condições de pagamento (parcelamento, cartão, DDA, etc.);
- Treine sua equipe de atendimento para esclarecer as dúvidas.
Como realizar a cobrança da taxa de matrícula?
É relativamente simples seguir a legislação sobre a cobrança da taxa de matrícula.
O primeiro passo é especificá-la no contrato de prestação de serviços educacionais. Informe valor, finalidade, prazo de vencimento e formas de pagamento. Escreva também que a matrícula será confirmada após o pagamento da taxa, com devida assinatura do contrato.
Para facilitar a gestão, adote sistemas de cobrança automatizados, que emitam boletos e permitam pagamento por Pix ou cartão. Isso facilita a integração com dados do sistema financeiro da escola, o que reduz a chance de erros.
Normalmente as escolas cobram a taxa de matrícula em dois períodos:
- Para novos alunos, no início do processo de matrícula;
- Para quem já está matriculado, nos últimos meses do ano letivo, entre outubro e dezembro.
É recomendado estipular um intervalo mínimo de 45 dias entre a comunicação da taxa e a data limite para pagamento.
O que acontece se a família não quiser pagar?
Situação delicada, mas que infelizmente ainda acontece. O não pagamento da taxa de matrícula configura inadimplência. Ou seja, a família que não paga fica sujeita às mesmas penalidades de quem atrasa a anuidade.
Nesse caso, a escola tem o direito de não efetivar a matrícula ou rematrícula, pois está ocorrendo um descumprimento de contrato.
Mas atenção: isso vale apenas quando a cobrança é feita de acordo com o que diz a lei brasileira. Do contrário, a situação muda de figura e a família pode alegar que a recusa está amparada pela CDC. Ela também pode acionar o Procon e até exigir a matrícula judicialmente.
Daí a importância de revisar a política de taxa de matrículas com atenção.
A taxa de matrículas é um instrumento de gestão inteligente
Se bem planejada e comunicada, a taxa de matrículas é uma ferramenta poderosa de gestão, capaz de dar mais visibilidade sobre as receitas e despesas do ano seguinte.
Para fazer a gestão correta, você precisará de previsibilidade e controle de fluxo de caixa. Assim, evita tomar as decisões na correria da virada do ano.
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