ERP escolar: quais as vantagens em contratar?

23 de janeiro de 2023

5 min

Por que contratar um ERP escolar?Não há como gerir uma escola sem o auxílio de um ERP escolar. A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, que em tradução livre quer dizer planejamento de recursos empresariais. Na prática, é o sistema de gestão responsável por centralizar todos os dados de uma instituição em um único local, facilitando o acesso às informações. Existem diversos tipos de ERPs, com características que atendem a necessidades e nichos diferentes. Portanto, se você é gestor ou educador, sabe que a escola é feita de processos e rotinas indispensáveis para o cumprimento do ano letivo. É preciso equilibrar necessidades pedagógicas e administrativas para garantir o bom funcionamento da instituição, o que leva tempo, esforço e recursos. Um bom ERP escolar faz toda a diferença justamente nesse ponto. Logo, se você estiver se perguntando sobre os diferenciais, vantagens e porquê contratar um ERP escolar, este texto é para você. Ao longo das próximas linhas, você encontrará respostas e terá clareza sobre o que considerar na hora de escolher o sistema de gestão ideal para sua escola. Boa leitura!

Quais as vantagens?

O primeiro ponto é que o ERP escolar é um grande ecossistema pensado para facilitar o dia a dia da escola. Ao integrar todas as áreas, ele faz com que a instituição opere de maneira mais eficiente, de modo que a escola consiga poupar tempo e dinheiro. Com todas as informações centralizadas, trabalhos burocráticos como o da secretaria, que partem de uma série de regras, se tornam mais simples. Passam a ser automatizadas atividades como: cadastro e documentação dos alunos, professores e colaboradores, informação sobre matrículas, controle de estoque e fluxo de material pedagógico, registro de notas, frequência e ocorrências, controle do acervo de biblioteca e uma série de outros. Assim, a gestão tem controle sobre todos os setores. Com poucos cliques, consegue acessar rapidamente relatórios que desenham o que está indo bem e o que pode melhorar. Nesse sentido, listamos algumas das vantagens do uso de um bom ERP escolar:

Redução de retrabalho e erros manuais;
Processos padronizados, organizados e otimizados;
Aumento da produtividade;
Controle da gestão financeira;
Melhoria na comunicação com responsáveis;
Redução da evasão e aumento da retenção de alunos.

Para além desses pontos, é importante destacar que os alunos também são amplamente beneficiados por esse sistema. Com a automatização da rotina em sala de aula, os professores passam menos tempo lidando com burocracias e mais tempo investindo no aprendizado. Um ótimo exemplo disso é que o ERP permite o acompanhamento dos registros de planos de aulas, cadastro de cursos e disciplinas, avaliações, controle de presença, boletins, relatório de aproveitamento, integração com plataformas de aula on-line e outros aspectos importantes da rotina docente. Na prática, isso significa menos papéis avulsos e menos trabalho manual. Mais uma vez, economia de tempo e dinheiro.

O que considerar na hora de escolher um ERP escolar?

Para ter uma boa experiência e acertar na escolha do sistema de gestão ideal, existem pontos importantes a serem considerados.Pensando nisso, a CEO da Kaits e especialista em processos organizacionais para escolas, Silvia Consorti, indicou 3 tópicos principais que farão toda a diferença nessa análise.

Facilidade do sistema

Segundo a especialista, toda a operação precisa ser simples. Mas não entenda simplicidade como a ausência de recursos, muito pelo contrário, é essencial que atenda todas as necessidades da escola, sem dificultar o acesso a qualquer informação. Portanto, um sistema com interface inteligente, intuitiva e pensada para uma boa experiência facilitará a organização da gestão. Ao passo em que um sistema complexo e de difícil entendimento pode atrapalhar mais do que ajudar. Nesse sentido, o primeiro ponto a ser analisado é se o sistema está alinhado com as expectativas da escola, de modo que a implantação seja um processo tranquilo. O que nos leva ao tópico seguinte.

Atendimento

Tão importante quanto o sistema é a equipe que está por trás dele. De acordo com Consorti, o bom atendimento é a peça chave para o sucesso da implementação de um sistema de gestão. Isso porque o período de adaptação da escola é um período delicado, que exige atenção redobrada e acompanhamento de perto. É preciso considerar que a escola ao contratar um novo sistema passará por uma mudança abrupta em seus processos e rotina. Sendo assim, uma equipe preparada para sanar dúvidas, preocupada em criar uma boa experiência para os novos usuários e com um atendimento humanizado fará toda a diferença. Sobre esse tópico, Consorti ainda pontua que para entregar bons resultados é preciso entender cada escola em sua individualidade. Por isso, é importante que desde o primeiro contato a gestão esteja atenta a esse comportamento e priorize o sistema que melhor a atende, em todos os sentidos.

Base cadastral

Por último mas com igual importância, a especialista traz a facilidade do acesso aos dados como algo a ser analisado com cautela. Segundo ela, algumas escolas encontram dificuldades em acessar, baixar e gerir os dados inseridos no sistema. Nas palavras dela: “É muito comum colocarem os dados em uma plataforma e, quando precisam usá-los, o sistema entrega um formato em banco de dados que você não tem uma interface para ler. Então você efetivamente não tem acesso aos seus dados.”Deste modo, estar atento a esse gerenciamento de dados, entendendo o que o contrato com o sistema especifica sobre isso e o que ele está entregando é imprescindível para evitar problemas futuros.

Como o ERP escolar ajuda com a inadimplência?

Para finalizar, outra importante reflexão proposta pela CEO da Kaits e especialista em processos organizacionais para escolas, Silvia Consorti, é sobre como o ERP contribui com a redução da inadimplência. Ela explica que é muito comum que haja perfis diferentes de inadimplentes e que o ERP ajuda a identificá-los. O responsável financeiro que atrasou o pagamento em alguns dias porque esqueceu, segundo ela, é bem diferente do responsável que está a três meses sem pagar. Essa diferenciação é importante e impacta diretamente no relacionamento entre escola e família. Nesse sentido, o acompanhamento cuidadoso desses casos somados a uma gestão humanizada, tendem a contribuir com essa redução. É por isso que o Educbank apoia e incentiva o uso de um ERP escolar, tendo parcerias e integração com os principais nomes do mercado nesse segmento. O Educbank é o principal apoio financeiro para escolas privadas da América Latina e garante o recebimento de 100% das mensalidades sem atraso, todos os meses. A falta de previsibilidade financeira vivida por grande parte das escolas privadas faz com que muitos gestores sintam-se inseguros de investir. Não saber quanto e quando irá receber é de tirar o sono de quem precisa manter as contas da instituição em dia. O Educbank existe para que isso não aconteça. Se você quer conhecer mais sobre o apoio financeiro do Educbank e como ele pode ajudar a escola, basta acessar nosso canal oficial. Com o Educbank, nenhuma escola fica para trás.]]>