O WhatsApp é a rede social mais usada no Brasil e os Grupos de Whatsapp na escola são um dos melhores canais de comunicação com funcionários e famílias. Os grupos permitem compartilhar informações úteis, calendário, lembretes importantes e comunicados inesperados.
Mas nem sempre é simples gerenciar os grupos de WhatsApp na escola. Há períodos de muitas dúvidas, como fim de ano e em época de matrículas, e é necessário ter pessoas moderando as conversas para que elas não saiam do controle.
Preparamos uma lista de boas práticas para facilitar esse processo. Ela cobre desde as ações necessárias para implementar os grupos, até as configurações mais importantes para a gestão.
Boas práticas para gerenciar os grupos de WhatsApp da sua escola
Para que os grupos cumpram a sua função, você precisa organizar, moderar e comunicar com clareza. No início, precisa prestar bastante atenção, mas as práticas são simples, então rapidamente viram rotina.
Veja a seguir os passos para organizar os grupos.
1. Defina os propósitos e objetivos do grupo
Antes de adicionar as famílias, defina por qual razão aquele grupo existe e escreva na descrição. Em seguida, organize as informações de acordo.
Por exemplo, é um grupo de avisos? Então bloqueie mensagens dos participantes e explique que “este é um canal para a [nome da sua escola] compartilhar lembretes e informações” ou algo do gênero.
E se for um canal para tirar dúvidas? Nesse caso, libere a participação e explique quais assuntos podem ser abordados e quem estará respondendo.
2. Defina as regras
Crie e compartilhe regras básicas na descrição do grupo. Oriente sobre quais mensagens devem ser enviadas e quais não.
O padrão é proibir correntes, conteúdos externos, mensagens irrelevantes, falta de respeito e preconceito. Se alguém desrespeitar o regulamento, converse no privado e apague a mensagem. E, se for recorrente, remova a pessoa.
É interessante nomear uma pessoa (ou mais, dependendo da quantidade e tamanho dos grupos) como “moderadora”. Ela será a responsável por garantir que tudo está sob controle.
3. Organize as mensagens da escola
Crie um manual de redação básico para a equipe que enviará as mensagens, com boas práticas como:
- Usar títulos chamativos e emojis para destacar mensagens importantes;
- Preferir mensagens curtas, diretas e fáceis de entender;
- Evitar envio de áudios para facilitar a comunicação;
- Não enviar múltiplos arquivos separadamente;
- Evitar enviar muitas mensagens em sequência.
4. Atente-se para a LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados protege qualquer informação pessoal dos alunos e suas famílias e se estende para o WhatsApp.
Quando criar os grupos, comunique o objetivo, como os dados serão armazenados e tratados. Se houver, compartilhe suas políticas de privacidade.
No mais, evite mencionar casos específicos de alunos ou famílias no grupo e compartilhar mensagens ou fotos em outros ambientes sem autorização.
5. Complemente sua comunicação
Use o WhatsApp como um canal adicional, não exclusivo. Há pessoas que não usam o celular com frequência, ou simplesmente preferem receber recados em outros canais, como e-mail ou sistemas da escola.
Logo, estabeleça outros canais de comunicação para fortalecer a relação família-escola ainda mais.
Recursos úteis para grupos de WhatsApp na escola
O WhatsApp é tão popular para escolas porque oferece muitos recursos úteis, como mensagens fixadas e listas de transmissões. Veja abaixo as principais funcionalidades que facilitam a organização.
Mensagens fixadas
Você pode manter até três mensagens fixadas em cada grupo. Elas aparecem no topo da conversa e devem ser usadas para comunicados muito relevantes, como datas de reuniões ou eventos. Você pode, inclusive, selecionar por quanto tempo quer mantê-la no topo.
Listas de transmissão
As listas de transmissão permitem que você envie mensagens para uma lista de contatos sem criar de fato um grupo com elas. Elas apenas podem receber mensagens, não enviar.
Podem ser usadas para avisos gerais e lembretes rápidos.
Controle de notificações
Para grupos com muitos participantes trocando mensagens, você pode orientar os participantes a silenciar o grupo, sem sair dele. Assim as mensagens ficam disponíveis para consulta, mas não atrapalham o dia a dia, o que pode incomodar algumas famílias (principalmente se os responsáveis forem muito atarefados).
Compartilhamento de arquivos
Aproveite ao máximo a funcionalidade de enviar PDFs e imagens no WhatsApp. Para manter a organização, nomeie os arquivos com clareza e evite o envio repetido.
Oriente os pais a evitar o download automático nos celulares, para não sobrecarregar a memória. Além disso, sempre que enviar um arquivo, escreva uma mensagem explicando rapidamente do que se trata.
Quais os benefícios dos grupos de WhatsApp na escola?
Usar o WhatsApp como um canal oficial de comunicação aproxima as famílias da sua escola. O aplicativo é visto como um espaço “menos formal” do que e-mails ou aplicativos internos da escola.
Além disso, a maioria das pessoas olha o aplicativo com mais frequência. Logo, o WhatsApp tem o potencial de formar uma comunidade escolar mais conectada e participativa.
Os principais benefícios para a gestão de escolas são:
- Comunicação acessível para todas as famílias;
- Maior engajamento na rotina escolar;
- Facilidade para compartilhar informações e lembretes;
- Menos falhas de comunicação;
- Permite acompanhamento mais próximo da escola;
- Otimiza o tempo da equipe pedagógica.
Desafios na implementação do WhatsApp na comunicação escolar
Apesar das vantagens e de ser uma rede social relativamente simples, os grupos do WhatsApp ainda representam alguns desafios para a gestão.
Entre os principais riscos, estão:
- Excesso de mensagens, que pode fazer informações importantes se perderem;
- Riscos relacionados à privacidade ou uso indevido de informações;
- Dificuldade em manter formalidade e tom de voz da marca;
- Problemas para moderar os grupos e mediar discussões;
- Falta de alinhamento entre as expectativas da escola e das famílias.
Felizmente, seguindo as dicas deste post, você estará preparado para lidar com todos esses obstáculos!
Potencialize a comunicação da sua escola
Os grupos de WhatsApp na escola estão entre as melhores estratégias para aprimorar o seu atendimento e se comunicar com as famílias dos seus alunos. Esperamos que as dicas de gestão te ajudem a usar esse canal cada vez melhor!
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