A campanha de matrículas é um dos momentos mais críticos do planejamento escolar. E ela está mudando, junto das formas como as famílias procuram a escola certa para seus filhos.
Hoje, famílias esperam respostas rápidas, condições transparentes, currículos bem apresentados, autonomia para avançar de etapa e comunicação clara sempre que necessário.
Processos manuais e fragmentados (ou pior, a ausência de processos!) podem comprometer a sua taxa de conversão e, por extensão, a previsibilidade financeira da escola. Este artigo detalha a plataforma do Educbank, que agiliza e organiza as principais tarefas em um único ambiente.
E, para quem quiser se aprofundar no assunto, recomendamos nossa série de lives sobre a campanha de matrículas de 2027:
As etapas do processo de matrículas
Uma das maiores dificuldades das escolas é acompanhar com clareza em que etapa cada família está, e tratar esse lead de acordo.
O Educbank acompanha todo o processo, em uma sequência de cinco etapas:
- Cadastro pendente, quando a família demonstrou interesse e ainda precisa completar os dados;
- Apto a emitir fatura e contrato, quando todas as informações necessárias já foram preenchidas;
- Matrícula pendente, quando a fatura e o contrato já foram enviados e a escola aguarda pagamento e assinatura;
- Matrícula concluída, quando o pagamento é confirmado;
- Matrícula perdida, quando a família opta por outra escola.
É a equipe da escola quem atualiza o status do lead, por meio de um processo manual de atualização de cards dentro do sistema.
Funcionalidades para otimizar a gestão de matrículas
Além de mapear etapas, a plataforma do Educbank disponibiliza uma série de recursos para agilizar as rotinas administrativas e reduzir retrabalhos. São eles:
- Comunicação automatizada;
- Filtros e visão por unidade;
- Contrato e assinatura digital;
- Automatrícula para as famílias.
Conheça-os abaixo.
Comunicação automatizada com a família
Cada etapa dispara comunicações específicas que podem ser configuradas pela sua equipe. Por exemplo, quando uma fatura ou contrato é emitido, a família recebe uma notificação.
E, quando necessário, a escola pode enviar lembretes pelo WhatsApp diretamente pela plataforma. Há mensagens prontas e editáveis, com sugestões para que a escola consiga reforçar os prazos da maneira que preferir.
Filtros
A plataforma tem quatro filtros principais para facilitar a leitura e análise de dados, principalmente nos casos de alto volume:
- Por status de pagamento;
- Por tipo de matrícula (nova ou rematrícula);
- Por curso;
- Segmentação por unidade.
Contrato e assinatura digital
A escola pode digitalizar o contrato de matrícula e disponibilizá-lo dentro da plataforma.
Quando ele é enviado, a família recebe um aviso e pode assinar digitalmente, sem todo aquele processo de impressão, assinatura física e entrega na secretaria. A escola realiza o mesmo processo, no mesmo ambiente, para maior agilidade.
Automatrícula pela família
Pelo aplicativo Minhas Faturas, o responsável financeiro consegue avançar sozinho pelas etapas da matrícula, sem depender do horário de atendimento da secretaria ou do deslocamento até a escola.
Assim que o cadastro é concluído, as próximas etapas seguem sem ação adicional da equipe escolar.
O objetivo não é substituir a relação da família com a escola ou automatizar completamente a rotina. Esta funcionalidade deve ser considerada como uma opção extra para maior autonomia dos pais.
Central de matrículas
Além do gerenciamento de processos, o Educbank disponibiliza uma central de conteúdo voltada ao planejamento da temporada. Ela complementa o conteúdo que publicamos em nosso site, no Instituto Educbank, em nossas redes sociais e em nosso canal do YouTube.
Nossas principais ferramentas são:
- Biblioteca de conteúdo: reúne cartilhas, guias, checklists e templates. Os temas cobrem finanças, gestão, matrícula, captação de alunos, aspectos jurídicos e de segurança, entre outros;
- Radar de matrículas: a ferramenta usa dados públicos de mercado, como os disponibilizados pelo IBGE e INEP, para mostrar como a escola está posicionada em relação às concorrentes;
- Calculadora de precificação: a escola informa dados como região, valor atual da mensalidade, número de alunos e investimentos, e recebe diferentes sugestões de reajuste anual, desde as mais conservadoras até as mais agressivas.
Apoio no combate à inadimplência escolar
A parceria com o Educbank se estende para além da campanha de matrículas. Para o pagamento das mensalidades, a escola pode escolher entre três planos: Receita Garantida, Taxa Única e Taxa por Método.
O Receita Garantida oferece cobertura contra a inadimplência escolar. A escola recebe o repasse mensal mesmo quando a família atrasa o pagamento. O Educbank assume o risco da inadimplência escolar para que gestores saibam exatamente quanto receberão durante todo o ano letivo, com fluxo de caixa estável e previsibilidade de receitas.
Já a Taxa Única e a Taxa por Método funcionam por liquidação. Ou seja, o repasse à escola só ocorre depois que a família efetivamente paga a fatura. As vantagens estão em ganhar velocidade no caixa, via antecipação, e simplificar processos.
A diferença entre elas está na cobrança:
- Com uma taxa única, aplicada a todos os meios de pagamento, para quem busca maior simplicidade;
- Taxa por método, que varia conforme o meio de pagamento escolhido pela família, permitindo que a escola compare o custo de cada um.
Em todos os três planos, se o pagamento for parcelado no cartão de crédito, a escola recebe o valor total antecipado, independentemente da quantidade de parcelas.
Suporte durante todo o ano
Cada colégio apoiado pelo Educbank tem um gerente de contas que conduz a relação com o nosso ecossistema, faz treinamentos sobre as ferramentas e compartilha conteúdo produzido por especialistas do setor.
O apoio ocorre de maneira virtual e também presencial, por meio da Rota da Transformação, um circuito de encontros que percorre diferentes cidades do Brasil. Nas reuniões, compartilhamos conteúdo aplicado sobre matrículas, captação de alunos, otimização de processos e conduzimos networking entre mantenedores e gestores escolares.
Conheça nossas soluções e faça parte do maior ecossistema de apoio à Educação Básica da América Latina.
