Sustentabilidade financeira é o equilíbrio entre receitas e despesas. Em escolas particulares, é essa condição que permite planejar a renovação de infraestrutura, a criação de novas unidades, a ampliação do projeto pedagógico, entre outras melhorias fundamentais para o crescimento.
Para chegar lá, é necessário manter o equilíbrio ao longo do tempo, sem depender de empréstimos recorrentes ou de meses excepcionalmente bons para se manter no verde. Se a escola consegue fazer isso, então ela é sustentável.
O caminho é composto por quatro variáveis principais, sob responsabilidade da gestão escolar: o planejamento, o caixa, a inadimplência e a captação de alunos. Entenda abaixo como articulá-las.
O que significa sustentabilidade financeira para uma escola particular
Uma escola sustentável gera dinheiro o suficiente para cobrir todos os seus gastos, com sobras para investir. E mais: faz isso a partir da sua própria operação, sem depender de fontes externas e/ou variáveis de receita.
Alcançar essa sustentabilidade financeira envolve:
- Fazer um planejamento financeiro completo e consistente;
- Controlar despesas e dimensionar custos futuros;
- Planejar adequadamente os investimentos ao longo do tempo;
- Buscar novas fontes de receita;
- Expandir a captação de recursos.
Portanto, podemos dizer que a sustentabilidade financeira escolar é resultado da boa gestão das finanças. Da mesma forma, é um processo mais amplo (e estratégico) do que um amontoado de ações isoladas, como simplesmente “faturar mais”, “cortar custos” ou “otimizar despesas”.
Os pilares do equilíbrio financeiro escolar
Há quatro pilares que, quando articulados, proporcionam a estabilidade financeira de uma escola particular.
Falaremos brevemente sobre cada um, pois já temos guias completos sobre eles aqui no blog do Educbank (basta clicar nas palavras da lista abaixo para ler):
- Planejamento financeiro: projeção de receitas e despesas para o ano letivo, com alinhamento ao Projeto Político Pedagógico e às metas de crescimento já alinhadas;
- Controle de fluxo de caixa: acompanhamento de entradas e saídas mês a mês, com atenção para os períodos de maior receita, no início do ano, e de mais despesas, nos últimos meses;
- Gestão de inadimplência: controle e ação sobre os atrasos de pagamento, incluindo a definição e a execução de estratégias proativas de cobrança de mensalidades;
- Captação de alunos: são as estratégias para aumentar o número de matrículas, o que, por sua vez, aumenta o valor que a escola recebe mensalmente. A retenção de alunos ocupa papel semelhante.
Gestores e mantenedores escolares devem coordenar simultaneamente as quatro frentes. Felizmente, elas estão naturalmente conectadas. Para definir o planejamento financeiro, é necessário olhar para o fluxo de caixa. Por sua vez, para ter bom fluxo de caixa, uma das respostas imediatas é a gestão de inadimplência. Para conter o impacto da inadimplência, a captação de alunos é uma das saídas, e assim por diante.
O que escolas podem fazer para alcançar a sustentabilidade financeira?
Dentro das demandas de planejamento financeiro, controle de fluxo de caixa, gestão de inadimplência e captação de alunos, é importante focar no seguinte:
- Definir prioridades e metas de curto, médio e longo prazo;
- Separar as receitas fixas das variáveis e mapear os custos por área (RH, infraestrutura, tecnologia, gestão pedagógica, etc.);
- Implementar controle de fluxo de caixa em tempo real, com dashboards ou plataforma de gestão;
- Adotar estratégias práticas de redução de inadimplência, como cobrança automatizada e formas facilitadas de pagamento;
- Promover auditorias periódicas para revisar o planejamento e evitar desperdícios;
- Fechar o ano fiscal analisando o desempenho anterior e ajustando metas para o próximo período;
- Contar com apoio de contabilidade ou consultoria financeira para dar suporte técnico ao plano;
- Auditar as políticas de desconto e de bolsas, cortando aquilo que não traz retorno estratégico;
- Negociar contratos com fornecedores estratégicos para reduzir a exposição à inflação;
- Fazer benchmarking financeiro com escolas de porte e perfil semelhante na região;
- Diversificar fontes de receita.
Indicadores para acompanhar a saúde financeira da escola
A saúde financeira da escola é pautada, em grande parte, pela previsibilidade. Ou seja, saber exatamente quanto você gasta e quanto arrecada. Para ter essa visão, você precisará observar com atenção alguns indicadores financeiros importantes, como:
- Taxa de inadimplência: percentual de mensalidades em atraso x total de mensalidades da escola;
- Ticket médio: valor médio recebido por aluno, considerando descontos, bolsas, entre outros;
- Custo por aluno: soma dos custos fixos e variáveis dividida pelo valor de alunos matriculados;
- Margem operacional: percentual que sobra depois de cobrir os custos da escola;
- Índice de evasão escolar: percentual de alunos que deixam a escola ao longo do ano letivo em relação ao total de matriculados;
- Taxa de renovação de matrículas: percentual de alunos que se rematriculam para o período seguinte;
- Ponto de equilíbrio (break-even): número mínimo de alunos matriculados necessário para cobrir todos os custos fixos e variáveis da escola;
- Custo de aquisição (CAC) de aluno : valor investido em marketing e comercial dividido pelo número de novas matrículas conquistadas;
- Lifetime Value (LTV) do aluno: receita total estimada que um aluno gera para a escola durante todo o seu ciclo de permanência.
Sem clareza sobre indicadores como este, fica difícil projetar o futuro e entender a situação financeira atual da sua escola agora, no presente e no curto prazo imediato.
Além disso, acompanhar regularmente esses indicadores dá a gestão um direcionamento de onde investir mais. Por exemplo, margens baixas podem ser reflexo de gastos desproporcionais à receita, e CAC alto pode representar um problema no time de marketing.
Como o Educbank fortalece a saúde financeira da sua escola
O Educbank soluciona um dos principais gargalos financeiros das escolas: o impacto da inadimplência.
Por meio do programa Receita Garantida, nós garantimos o repasse do valor integral das mensalidades, mesmo quando parte das famílias atrasam o pagamento. Desta forma, você tem exposição reduzida à inadimplência e pode se planejar com liberdade, sem depender do comportamento de cada família.
