Uma boa administração financeira escolar é o segredo para controlar melhor os recursos, manter as contas em dia, e ter sempre dinheiro para continuar investindo em educação de qualidade. Para isso, você precisa de um planejamento claro e objetivos bem definidos.
Previsibilidade de receitas é fundamental para isso, assim como envolver toda a equipe na tomada de decisões. A opinião deles será importante para te dar um panorama de quais metas deve traçar, e como pode acompanhar a administração durante o ano letivo. Aí, conforme o ano for correndo, você ajusta a rota conforme necessário.
Neste artigo você verá 10 dicas para fazer esse planejamento e quais plataformas podem te ajudar a evitar as surpresas desagradáveis no orçamento.
1. Defina as prioridades da escola
A primeira e mais importante ação é definir as prioridades.
A falta de objetivos claros pode gerar conflitos no controle financeiro, então você precisa de um método para identificar as despesas mais importantes.
Uma estratégia comum é mapear as receitas fixas e que já estão previstas, e diferenciá-las das variáveis.
Além disso, vale a pena envolver outros setores da escola no processo de priorização. Converse com professores, e até com a comunidade escolar sobre quais são as prioridades para cada um. Escute as demandas e veja onde é financeiramente possível investir. Te dará uma visão clara sobre quais são as reais necessidades da sua escola.
2. Desenvolva um plano de administração financeira estratégico
O planejamento financeiro estratégico é o primeiro passo para ter uma gestão financeira eficiente.Ele oferece uma visão macro do orçamento da escola e organiza as ações para o ano inteiro.
Comece com uma previsão anual de receitas e despesas, com base em atividades programadas e movimentações financeiras recorrentes. Use uma planilha ou uma plataforma de gestão para organizar essas informações de maneira clara e acessível.
Ao alinhar o planejamento financeiro com o projeto político pedagógico da escola, é possível priorizar investimentos que realmente vão ao encontro dos objetivos da instituição. Além disso, essa prática ajuda a manter o cronograma escolar ajustado à saúde financeira da escola.
3. Distribua corretamente os recursos financeiros
Áreas como recursos humanos, tecnologia e infraestrutura, demandam uma quantia diferente de investimento. A chave aqui é distribuir os valores de forma justa, considerando a importância de cada segmento na estrutura escolar, e as prioridades de investimento.
Para fazer isso corretamente, use como referência o relatório financeiro dos anos anteriores. Veja quanto foi gasto em cada área e quais foram os resultados obtidos. Essa análise histórica vai te ajudar a planejar melhor os investimentos futuros.
4. Elabore um plano de gastos detalhado
Depois de definir as prioridades e entender a distribuição dos recursos, é hora de elaborar um plano de gastos. Ele deve ser aprofundado, especificando o valor de cada demanda em um orçamento geral. Você pode dividir as despesas em duas categorias:
- Despesas correntes: são aquelas relacionadas às atividades diárias da escola, como compra de materiais e pequenos reparos.
- Despesas de capital: incluem investimentos em equipamentos, obras e outros materiais de longa duração.
Você também deve acompanhar o fluxo de entrada e saída de dinheiro regularmente. Isso evitará surpresas e permitirá o ajuste do plano de gastos conforme necessário.
Analisar frequentemente o extrato bancário também é uma ótima prática para garantir que o plano está sendo executado corretamente.
5. Organize documentos, recibos e notas fiscais
Em muitas instituições, as vias originais desses documentos são enviadas para a contabilidade, mas é importante que a escola também mantenha cópias de tudo. Por isso, a separação de comprovantes deve ser incluída como uma das etapas no cotidiano de pagamentos da escola.
Crie pastas específicas para diferentes tipos de despesas, como contas fixas e contratos de serviços. Organize os documentos de forma cronológica, incluindo comprovantes, notas fiscais e recibos. Isso facilita o acesso às informações quando necessário e assegura que as despesas possam ser justificadas corretamente.
6. Crie uma reserva de emergência
Imprevistos acontecem. Por isso, a sua escola deve ter uma reserva de emergência. Esse fundo será utilizado para cobrir despesas inesperadas, como contratações ou reformas. Dessa forma, você garante que o orçamento principal não seja afetado.
Você pode reforçar essa reserva mensalmente. Utilize uma porcentagem da receita do colégio e transfira para a conta com este fim. A escola pode optar por uma conta corrente ou até mesmo uma aplicação financeira com rendimento fixo mensal.
7. Mapeie os gastos inesperados
Mesmo com um planejamento bem feito, gastos não planejados podem surgir e impactar o orçamento da escola. Para evitar que essas despesas comprometam o financeiro da instituição, faça um mapeamento de possíveis situações que podem gerar custos inesperados. Observe questões como:
- Problemas de infraestrutura que pode gerar um grande custo no futuro;
- Possíveis cancelamentos de matrículas durante o ano;
- Previsão de reajuste no valor dos fornecedores.
Após identificar essas questões, avalie o que pode ser absorvido pelo planejamento financeiro atual. Verifique também o que precisará ser coberto pela reserva de emergência.
8. Promova auditorias com frequência
Realizar auditorias regulares é uma maneira eficiente de garantir que os recursos da escola estão sendo utilizados conforme o planejamento estratégico. Auditorias ajudam a identificar fraudes, desperdícios e investimentos mal direcionados. Elas também permitem a revisão de expectativas e do planejamento a curto, médio e longo prazo.
Ao incluir auditorias no cronograma financeiro, a escola mantém o controle sobre os gastos e assegura que o dinheiro está sendo usado de forma adequada. Além disso, esse processo pode ser um ponto de melhoria contínua, trazendo transparência para a gestão.
9. Reduza a inadimplência escolar
A inadimplência é um dos principais desafios para a saúde financeira da escola. Para minimizar esse impacto, otimize a gestão financeira com sistemas automatizados de cobrança. A plataforma do Educbank disponibiliza relatórios precisos e envio automático de boletos para zerar o número de inadimplentes.
Outra estratégia é oferecer formas facilitadas de pagamento. Quanto mais prático for o processo, menor será a chance de atrasos. Considere aceitar cartões de crédito, boletos bancários, pagamento online e débito automático para aumentar a comodidade dos pais.
10. Implemente sistemas de gestão que facilitem sua administração financeira
Utilize uma plataforma de gestão para gerenciar e centralizar os processos financeiros. Ferramentas automatizam várias atividades, como a cobrança de mensalidades e a geração de relatórios detalhados, economizando tempo e recursos.
Também é possível investir em plataformas dedicadas à administração para ter acesso a todas as informações financeiras mais facilmente.
Conte com o Educbank para melhorar a administração financeira da sua escola
Seguindo estas dicas de administração financeira, sua escola terá maior controle sobre recursos, menos inadimplência, e mais previsibilidade para investir.
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