Definir processos de cobrança de mensalidade escolar requer compreensão e firmeza. As estratégias devem ser assertivas e frequentes, mas sem insistência e sem danos às relações com as famílias e com os estudantes.
As estratégias mais indicadas envolvem análise de perfil de alunos; comunicação eficiente; automação de processos com responsabilidade e flexibilidade para pagamentos.
É tentador terceirizar as cobranças ou usar mensagens prontas na comunicação, especialmente se há um grande número de inadimplentes. Mas, há outras formas mais eficazes de solucionar o problema.
Hoje você aprenderá como fazer a cobrança de mensalidades — e conhecerá uma solução capaz de reduzir os atrasos para zero.
Como a escola pode cobrar mensalidade em atraso?
O ato de atrasar ou falhar o pagamento de mensalidades escolares recebe o nome de inadimplência escolar. No Brasil, é um dos problemas mais frequentes na gestão financeira de escolas.
A missão de pessoas gestoras e mantenedoras de escolas é tensionar os seguintes pontos na hora de fazer as cobranças:
- Desenvolvimento da escola: além do impacto financeiro direto, a inadimplência trava projetos de desenvolvimento e crescimento.
- Relacionamento com alunos: na medida do possível, a cobrança deve ser gentil, até porque nem sempre o atraso é por causa de má-fé. Insistência ou grosseria podem abalar a percepção sobre o serviço.
Quando a estratégia de cobrança de mensalidade escolar é efetiva, ela atende aos dois interesses de forma equilibrada. Permite crescer sem constranger o aluno e os seus pais. Abaixo, conheça algumas técnicas para fazer:
Análise de perfil de alunos
Antes de começar o processo de cobrar uma mensalidade atrasada, você precisa entender com qual perfil de família você está lidando. Há três tipos mais comuns:
- O que atrasa eventualmente, mas paga a mensalidade quando você cobra;
- O que está passando por problemas financeiros graves, como desemprego;
- O que atrasa frequentemente.
Ao identificar cada tipo de perfil, você consegue desenvolver formas específicas de se comunicar e fazer as cobranças.
Por exemplo: flexibilizar o pagamento para famílias que estão passando por problemas ou cobrar de forma mais insistente o que atrasa sempre.
Atente-se também à informações sobre renda familiar. Elas podem te ajudar a prever casos de inadimplência futuras.
Saiba, por exemplo, quanto a mensalidade representa dentro do orçamento familiar. Não há uma regra específica ou “número mágico” a seguir, mas um valor considerado saudável dentro do bom planejamento financeiro fica entre 10% e 20%.
Comunicação eficiente
Comunicação eficiente refere-se a ter diversos canais de comunicação disponíveis e a criar mensagens no tom de voz correto para cobrança de mensalidades escolares.
Canais de comunicação
Na prática, ter diversos canais de comunicação significa entrar em contato de diferentes maneiras, como:
- Mensagens (automáticas ou não) via e-mail;
- Notificações por SMS;
- Notificações por push, se a sua escola tiver aplicativo próprio;
- Notificações no intranet da escola;
- Ligação e conversas por WhatsApp.
Da mesma forma, sua equipe deve estar disponível no maior número de canais possível para responder dúvidas ou acolher as famílias. Seu objetivo é facilitar a comunicação ao máximo.
Criar mensagens para cobrança de mensalidade
Além de ter diversos canais, a escola deve se comunicar corretamente em cada um. Cada mensagem deve ser direta e educada, além de indicar claramente qual é o próximo passo.
Uma estratégia comum de mensagens para cobrança de mensalidade escolar são os fluxos de comunicação. Basicamente, você cria uma sequência de comunicados quando ocorrer o atraso.
Não há uma estrutura exata para estes fluxos. Veja um exemplo abaixo:
- E-mail informando sobre o atraso e perguntando se está tudo bem;
- Segundo e-mail lembrando que a mensalidade segue em aberto;
- Terceiro e-mail informando prazos e possibilidades de renegociação;
- Mensagens via WhatsApp informando os caminhos para regularizar o pagamento;
- Tentativas diárias de ligação até entender o motivo, solicitando o pagamento ou uma visita à escola;
- Notificações semanais por push;
- Links diretos para pagamento de boleto em SMS.
Cada mensagem deve ter um intervalo de alguns dias, normalmente dois ou três. Dependendo do perfil da família, podem ser mais ou menos frequentes.
Automatize processos
Os processos de cobrança de mensalidade escolar não devem ser 100% manuais. Isso tira tempo de outras tarefas importantes relacionadas à gestão escolar.
Exemplos de automações relevantes são:
- Gerar e-mails automáticos com lembretes de pagamento quando faltar 1 semana para o vencimento.
- Gerar e-mails automáticos com links para pagamento em boleto, Pix ou cartão de crédito;
- Gerar e-mails uma semana após o vencimento.
Você também pode segmentar diferentes perfis de inadimplentes e enviar mensagens específicas para cada um:
- Listas de famílias de acordo com semanas ou meses de atraso;
- Listas de quem atrasa sempre, atrasa eventualmente, e está atrasando pela primeira vez;
- Listas de famílias que precisam apenas de um lembrete.
Do mesmo modo, há ações que você não deve automatizar totalmente. Por exemplo, a redação das mensagens usando ferramentas como ChatGPT. Isso tira o tom humano da conversa, essencial na hora de fazer a cobrança da mensalidade.
Se usar recursos do tipo, revise as mensagens com atenção e altere o texto para mantê-lo sempre gentil, amigável e, sobretudo, humano.
Flexibilidade para pagamentos
Significa facilitar a rotina de pagamento para os pais. As formas mais comuns de fazer são:
- Disponibilizar o máximo de formas de pagamento possível;
- Abrir a possibilidade de negociar taxas de juros;
- Renegociar mensalidades atrasadas.
O ideal é ouvir e tratar cada caso individualmente. Assim, o processo fica humanizado, e você tem mais autonomia na tomada de decisões.
Você pode oferecer condições específicas se a família tiver muitos filhos matriculados, ou se a família estiver passando por um momento delicado, crise financeira ou situação de vulnerabilidade social. E também pode ser mais rígido se for uma família que atrasa o pagamento com frequência.
O que diz a lei sobre a cobrança de mensalidade escolar?
É importante que o seu processo de cobrança esteja alinhado com a Lei nº 9.870, de 23 de novembro de 1999. Ela assegura alguns direitos aos estudantes em casos de inadimplência.
De acordo com a lei, o que você não pode fazer é:
- Cancelar a matrícula do aluno durante o ano letivo;
- Suspender provas ou aplicar penalidades pedagógicas ao aluno;
- Reter documentos do estudante;
O que você pode fazer é:
- Cobrar os pais, desde que de forma respeitosa;
- Evitar a rematrícula do aluno inadimplente.
Como ter inadimplência zero na escola?
A proposta do Educbank é fazer você não se preocupar mais com cobranças de mensalidade escolar. Assim sobra tempo para fazer o que realmente importa — desenvolver a sua escola.
Por meio do Inadimplência Zero, oferecemos um meio próprio de pagamento de mensalidade. Funciona assim: os pais pagam a mensalidade por meio dele e, no início de cada mês, transferimos 100% do valor para a escola.
Na prática, nós assumimos o risco da inadimplência escolar para que a sua escola tenha capital de giro e orçamento para funcionar dentro do planejado.
O contato com as famílias fica por sua conta. Como mencionamos ao longo do texto, sabemos que a comunicação próxima e humanizada é importante, então não cobramos nenhuma família que esteja em atraso.
