O acordo com os pais inadimplentes nada mais é do que a formalização de novas condições para pagamento de mensalidades atrasadas. A negociação ocorre com a direção da escola, idealmente antes de seguir para a cobrança por vias judiciais, que é mais cara e demorada.
Realizar acordos está longe do ideal, mas infelizmente acaba sendo uma das principais formas de receber valores em abertos. Para gestores e mantenedores escolares, é importante aprender como estruturar os acordos corretamente, para evitar decisões improvisadas, ou tomadas de momento.
Lembrete: este texto aborda o acordo como instrumento de negociação, mas não deve ser encarado como um guia jurídico.
O que caracteriza o acordo com pais inadimplentes
Um acordo é feito quando a gestão escolar entende que a família não consegue arcar com as condições iniciais de pagamento da mensalidade. Ou seja, precisam de um novo prazo, de taxas diferenciadas, mais possibilidades de parcelamento, descontos, entre outras alternativas para quitação do valor.
Juridicamente, negociações dessa natureza são amparadas pelo Artigo 840 do Código Civil, que diz: “é lícito aos interessados prevenirem ou terminarem o litígio mediante concessões mútuas”.
Isto é, família e escolas abrem mão de parte do que poderia reivindicar. A escola aceita receber em condições diferentes, enquanto a família assume o compromisso de honrar o novo acordo, evitando que a dívida seja cobrada por vias jurídicas.
Passo a passo para negociar com famílias inadimplentes
A negociação com as famílias inadimplentes deve ser sempre individual. Gestores devem praticar a escuta ativa, entendendo por que houve atraso e adaptando a estratégia adequadamente.
Por exemplo, se uma família é sempre pontual, mas perdeu parte da renda, você pode ser mais generoso no acordo. Agora, se a família atrasa sempre, a conversa ser rígida – e, em alguns casos mais extremos, sequer deve haver negociação.
Geralmente, os acordos seguem esta estrutura:
- Contato inicial: abordagem com a família, para entender o que houve, ainda sem falar em valores;
- Apresentação clara da dívida: exposição objetiva dos valores em aberto, das datas de vencimento e dos encargos já incidentes;
- Escuta ativa: espaço para a família explicar o motivo do atraso;
- Proposta de condições: apresentação de uma ou mais alternativas de pagamento;
- Formalização: registro por escrito do que foi combinado, com assinatura das partes;
- Acompanhamento: monitoramento até a quitação integral, com contato em caso de nova ausência de pagamento.
Cada etapa depende da anterior. Se você chegar direto falando de valores, pode desgastar a parceria família-escola. E, se não ouvir atentamente, pode oferecer condições que não correspondem à capacidade atual das famílias.
Modelos de acordo que funcionam na prática
Infelizmente, não há uma regra definitiva sobre o que oferecer no acordo, como “perdoar 10% da dívida” ou “aceitar pagamento em até três prestações”. Tudo dependerá da situação da família, da saúde financeira da escola e da relação com os responsáveis pelo aluno.
Entre as opções mais adotadas, temos:
- Desconto para pagamento à vista: redução do valor total da dívida em troca da quitação imediata;
- Parcelamento com entrada: divisão do débito em parcelas menores, precedida de um pagamento inicial que reduz o risco de a negociação não avançar;
- Prorrogação de prazo: adiamento da data de vencimento sem alterar o valor, indicado para atrasos pontuais e de curta duração.
- Congelamento de juros e multa: manutenção do valor principal da mensalidade, com dispensa dos encargos acumulados, desde que a família cumpra o novo prazo combinado.
Tenha muito cuidado com os descontos! É uma das opções mais usadas, mas deve ser a sua última estratégia de negociação.
Quando você oferece descontos para quem atrasa, acaba criando uma cultura de esperar até o último momento para realizar o pagamento. Além disso, no longo prazo, isso comunica que o valor da escola está associado ao preço, o que é exatamente o contrário do posicionamento que você deveria adotar.
A videoaula abaixo explica em detalhes como inserir os descontos de maneira sólida na sua estratégia de gestão escolar. Uma das formas mais clássicas é fazer o contrário, dar descontos para quem paga sempre em dia.
Como formalizar o acordo e reduzir riscos
Não faça acordos “boca a boca”. Formalize tudo por escrito, com o máximo de detalhes possíveis e com assinatura dos responsáveis.
Segundo o artigo 842 do Código Civil, você não precisa reconhecer firma em cartório, por se tratar de um acordo extrajudicial. Ainda assim, deve documentar:
- O valor total da dívida antes e depois da renegociação;
- Novo cronograma de pagamento, com datas e valores de cada parcela;
- Consequências previstas em caso de descumprimento do acordo, como a perda do desconto concedido e a judicialização da dívida;
- Assinatura de ambas as partes, seja em papel ou por assinatura eletrônica.
Erros comuns dos acordos com famílias inadimplentes
Quando a escola não têm políticas claras de combate à inadimplência, é comum cair nestes quatro erros:
- Cobrar sem empatia, tratando todos os atrasos como ato de má-fé antes;
- Negociar apenas verbalmente, o que abre espaço para divergência sobre o que foi combinado;
- Oferecer condições diferentes para famílias em situações parecidas, sem um critério que justifique a diferença;
- Realizar a cobrança em canais públicos, como grupos de WhatsApp;
Outra “categoria” de erros são os jurídicos. Isto é, desrespeitar a Lei da Mensalidade Escolar e o Código de Defesa do Consumidor na elaboração de acordos. Já temos guias completos sobre o tema aqui no blog do Educbank, então vamos a um resumo do que você não pode fazer:
- Práticas abusivas, como expor o inadimplente ao ridículo, constranger ou ameaçar;
- Insinuar que o estudante sofrerá consequências pedagógicas caso o acordo seja descumprido;
- Ameaçar cancelar a matrícula no meio do ano letivo.
O que você pode fazer é negar a rematrícula no ano seguinte, caso o acordo seja desrespeitado.
Proteja-se da inadimplência escolar
Considere o acordo como a sua última linha de defesa contra a inadimplência. Se todas as alternativas se esgotarem, ofereça os acordos. E, se mesmo assim não der certo, judicialize a dívida.
Para se proteger dos impactos negativos da inadimplência escolar, conte com o Educbank! Garantimos o repasse integral das mensalidades para a escola, independentemente de quando (ou se) cada família pagar.
Assim, você tem tempo de negociar com tranquilidade e realizar acordos quando necessário, além de proteger seu fluxo de caixa da inadimplência. Conheça o programa Receita Garantida e seja uma escola apoiada!
