A declaração de transferência é o documento que a escola de origem emite para atestar o desligamento do aluno e permitir a matrícula em outra instituição. Ela passa pela secretaria e pela família até chegar à escola de destino.
Os gestores devem emitir o documento sem demoras, mesmo nos casos de inadimplência escolar. É expressamente proibido reter o documento e dificultar a transferência pode resultar em uma série de problemas legais.
Veja abaixo os detalhes sobre o documento.
O que é a declaração de transferência e como ela difere dos outros documentos
A declaração de transferência comprova que o aluno saiu da escola e informa a série que ele cursava, o que permite a matrícula em outra instituição.
Ela vale como documento provisório, até que o histórico escolar, que reúne o registro completo da vida acadêmica do estudante, fique pronto.
Veja abaixo a diferença entre os documentos:
| Documento | O que atesta | Quando usar |
| Declaração de transferência | Que o aluno se desligou da escola e está apto a se matricular em outra instituição | Troca de escola, com o histórico ainda em preparo |
| Declaração de matrícula ou de escolaridade | Que o aluno está matriculado e qual série cursa | Comprovação de vínculo para convênios e benefícios |
| Declaração de conclusão | Que o aluno concluiu a série ou a etapa | Etapa encerrada, com o documento final em preparo |
| Histórico escolar | A vida escolar completa: disciplinas cursadas e resultados por ano | Transferência definitiva e conclusão de curso |
O que deve constar na declaração?
A declaração de transferência escolar reúne cinco blocos de informação:
- Identificação da escola: razão social e CNPJ, com o ato de autorização de funcionamento.
- Identificação do aluno: nome completo e data de nascimento, filiação e número do documento ou do RA.
- Série ou etapa: ano cursado, com a indicação de que está concluído ou em curso.
- Situação do aluno: data de saída e confirmação de que o desligamento ocorreu a pedido do responsável.
- Fecho: local e data, seguidos da assinatura e do carimbo da direção ou da secretaria.
Alguns sistemas oficiais de cadastro de alunos podem exigir campos adicionais, então é interessante confirmar com o Conselho Estadual de Educação do seu estado.
É importante verificar a grafia de campos como nome e data de nascimento, para que sejam exatamente iguais aos documentos do aluno. Assim, não há riscos de atrasar a matrícula.
Passo a passo para emitir a declaração
A emissão da declaração de transferência é bastante simples.
Os passos são:
- Receba o pedido por escrito. O responsável legal informa o nome do aluno e a data de saída pretendida;
- Confira o cadastro e a vida escolar. Verifique os dados pessoais do aluno e a frequência até a data da saída;
- Emita o documento a partir do modelo padrão da escola;
- Colha a assinatura da direção ou da secretaria e aplique o carimbo;
- Entregue ao responsável. Verifique o documento de quem está recebendo e mantenha registro com data e assinatura de recebimento;
- Dê baixa no sistema da escola.
O prazo para emissão varia. Mas, em geral, é plenamente possível emiti-la rapidamente, em questão de no máximo 15 dias.
Modelo de declaração de transferência
Veja abaixo um modelo pronto de declaração de transferência. Os campos entre colchetes são variáveis, que devem ser preenchidos com as informações da sua escola.
DECLARAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA
[RAZÃO SOCIAL DA ESCOLA], inscrita no CNPJ sob o nº [CNPJ],
autorizada a funcionar conforme [ATO DE AUTORIZAÇÃO], declara
que o(a) aluno(a) [NOME COMPLETO], nascido(a) em [DATA DE
NASCIMENTO], filho(a) de [FILIAÇÃO], portador(a) do documento
nº [NÚMERO DO DOCUMENTO OU RA], esteve matriculado(a) nesta
instituição no [SÉRIE/ANO] do ano letivo de [ANO] e foi
desligado(a) em [DATA DE SAÍDA], a pedido do responsável legal,
estando apto(a) a matricular-se em outro estabelecimento de ensino.
O histórico escolar será entregue no prazo de [PRAZO], conforme
o regimento da escola.
[CIDADE], [DATA].
[ASSINATURA E CARIMBO DA DIREÇÃO OU DA SECRETARIA]
Salve o modelo como padrão e altere apenas os dados variáveis.
O que a lei diz sobre emitir o documento de aluno inadimplente
A lei da mensalidade escolar (nº 9.870/1999), que dispõe sobre as condições de pagamento de anuidades escolares, proíbe expressamente a retenção de documentos por inadimplência.
O artigo 6º estabelece:
“São proibidas a suspensão de provas escolares, a retenção de documentos escolares ou a aplicação de quaisquer outras penalidades pedagógicas por motivo de inadimplemento, sujeitando-se o contratante, no que couber, às sanções legais e administrativas, compatíveis com o Código de Defesa do Consumidor, e com os arts. 177 e 1.092 do Código Civil Brasileiro, caso a inadimplência perdure por mais de noventa dias.”
No § 2º do mesmo artigo, estão os detalhes sobre documentos de transferência:
“Os estabelecimentos de ensino fundamental, médio e superior deverão expedir, a qualquer tempo, os documentos de transferência de seus alunos, independentemente de sua adimplência ou da adoção de procedimentos legais de cobranças judiciais.”
Alguns estados, como o Paraná, definem ainda que os responsáveis não são obrigados a apresentar, na escola de destino, a declaração de quitação de débito, conhecida como nada consta.
É uma boa prática emitir a documentação sem consulta financeira e sem empecilhos. A legislação brasileira entende que o direito à educação é fundamental e que o estudante não deve ser penalizado pelas pendências financeiras dos pais.
Dificultar a saída vai contra esses princípios, o que pode ocasionar uma série de problemas à escola, inclusive de reputação.
Como organizar secretaria e financeiro na saída do aluno
A secretaria deve emitir o documento sem condicionar a entrega a nenhum pagamento.
E, no mesmo dia, executar as seguintes ações:
- Cancelar as cobranças futuras vinculadas à matrícula encerrada;
- Apurar o saldo em aberto até a data de saída;
- No caso de inadimplência, propor acordo à família, pelo canal combinado com a escola;
- Registrar o motivo da saída.
Essa divisão permite que você mantenha registros de todas as etapas, o que dá embasamento para a cobrança judicial de mensalidades, caso seja necessário seguir por esse caminho.
Muitas escolas pulam a última etapa, de registrar o motivo da saída. No entanto, ela é importante para a análise de evasão escolar. Com o tempo, gestores e mantenedores podem identificar se as saídas se concentram em determinada série, em determinado período do ano, ou por alguma causa comum.
Na sequência, o protocolo de entrega deve ficar arquivado junto do pedido escrito, como prova de que o prazo para emissão de declaração de transferência foi cumprido.
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A escola cumpre a obrigação de emitir a declaração de transferência sem reter o documento e, ao mesmo tempo, precisa proteger a receita das mensalidades em aberto.
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