Manter o controle de custos é um dos maiores desafios das escolas particulares brasileiras. Mesmo quando a receita da escola está garantida, lidar com as despesas ainda é um aspecto delicado da gestão.
Conversamos com Aline Cruz, CEO da Fórmula da Gestão Escolar e especialista em gestão administrativa e financeira de colégios para entender o que pode ser feito a respeito.
O resultado é a videoaula abaixo, que apresentamos também em formato de texto, junto dos guias de gestão financeira publicados aqui no blog do Educbank.
Por que o controle de custos é o maior desafio financeiro das escolas
O desafio começa muito antes do controle de custos em si. Problemas de precificação criam uma cascata que põe pressão nas finanças do colégio. Daí nasce a dificuldade de tantos gestores, porque a conta nunca fecha, ou sempre fecha no aperto.
Muitas escolas não sabem qual é o seu custo por aluno. Ou seja, quanto gastam para a formação de cada estudante. Ou, quando têm o valor, calculam apenas os custos diretos, ignorando os indiretos.
O desafio aumenta porque não há um número de referência, que vale para todas as escolas. Cem reais pode ser um valor irrisório em um bairro caro de São Paulo, mas uma economia relevante em uma cidade do interior do Brasil. Mesmo dentro de uma mesma cidade, a estrutura de custos das escolas pode mudar, o que também torna difícil a comparação direta de planilhas.
Sem precificação bem definida, até cortar despesas fica mais difícil. Nasce daí a chamada “economia inútil”, quando a escola poupa em áreas que fazem pouca diferença para o controle de custos real. Alguns exemplos são as manobras fiscais arriscadas e a compra de insumos de menor qualidade.
Os pilares do controle de custos escolar
O aspecto macro do controle de custos na escola está na precificação adequada, na organização clara das saídas, e nos instrumentos de monitoramento. São três pilares que permitem gerar caixa suficiente, entender como o valor está sendo gasto e com qual finalidade.
Todas as decisões financeiras, como cortes de custos ou reajustes de mensalidade, devem ser feitas com base nos três pilares.
Precificação da mensalidade a partir do custo por aluno
Cada família deve pagar mais do que custa para a escola. Essa deve ser sempre a base da precificação e da gestão de custos. Esse é o indicador de custo real por aluno, um dos instrumentos mais importantes da gestão financeira.
Uma fórmula simples para calcular é:
Custo por aluno = Custo total anual da escola ÷ Número de alunos matriculados
O custo total anual soma custos fixos, variáveis e encargos. Some todos para chegar ao número.
Com base nesse indicador, você pode fazer projeções realistas de caixa. Comece pelo mais óbvio, como o ticket médio, em seguida adicione os custos “escondidos”. Por exemplo:
- Se a escola projeta um ticket médio de R$1.000 e começa o ano com 100 alunos, a receita projetada para o mês é de R$100.000;
- Se, no mês seguinte, entram mais dois alunos, a projeção sobe para 102 alunos e R$102.000 de receita;
- Imagine que no terceiro mês, a escola está com um programa de descontos e bolsas, que atinge 25% dos alunos (cerca de 26 alunos), com um desconto médio de 20% na mensalidade. Isso reduz a receita em R$5.200, levando a projeção para R$96.800;
- Se a escola tiver 10% de taxa de inadimplência sobre essa receita, a projeção cai mais R$9.680, fechando em R$87.120.
Ou seja: se você fizer um cálculo incompleto, pode se deparar com uma diferença de R$12.800 entre a receita real e a projetada.
Despesas fixas e despesas variáveis
As despesas fixas são aquilo que o colégio paga mensalmente para funcionar, como o aluguel do espaço fixo. As variáveis mudam mês a mês e de acordo com o número de alunos, como os custos com eventos escolares ou investimento em marketing.
Sem mapear corretamente os custos fixos e variáveis, é impossível chegar ao custo real por aluno.
Alguns custos parecem imprevisíveis, mas têm uma lógica própria, que os torna previsíveis. Por exemplo:
- A manutenção de ar-condicionado em espaços públicos tem periodicidade definida pela Lei nº 13.589;
- O reajuste salarial de funcionários também costuma ocorrer em datas definidas, como nos meses de março e abril em São Paulo.
Também é importante destacar que certas despesas podem ser consideradas investimento. É o caso de uma renovação de infraestrutura para melhorar a captação de alunos.
Plano de contas e planilha de custos
O plano de contas e a planilha de custos mostram em que o dinheiro arrecadado está sendo gasto.
Não é necessário detalhar literalmente tudo, basta criar categorias amplas e claras, como energia elétrica, água, aluguel, folha de pagamento, benefícios, impostos, etc.
O objetivo é bater o olho e entender imediatamente quanto a escola gastou em cada tipo de despesa ao longo do ano.
A partir desse mapeamento, a escola poderá:
- Definir a mensalidade com base no custo real por aluno;
- Decidir até onde a escola pode conceder desconto sem operar no prejuízo;
- Identificar onde existe espaço real para economizar sem comprometer a qualidade do serviço.
Como fazer o controle de custos da escola na prática
Além dos pilares acima, há uma série de ações práticas, que devem ser feitas no dia a dia da gestão. Por meio delas, você conseguirá lidar com desafios específicos, que são comuns às escolas particulares, ou desenvolver boas práticas que pode aplicar durante todo o ano letivo.
Provisionamento de férias, 13º e rescisões
Um dos pontos mais negligenciados no controle de custos é o provisionamento de encargos trabalhistas.
Férias, 13º salário e rescisão de contrato precisam ser calculados mês a mês, e não apenas lembrados quando a demissão acontece, ou no fim do ano letivo, entre novembro e dezembro.
O mesmo vale para a multa de 40% sobre o saldo do FGTS, que precisa estar disponível no momento em que a escola decide desligar um funcionário. Sem isso, talvez você precise manter um funcionário problemático apenas porque não há caixa disponível para a rescisão. No longo prazo, isso pode custar ainda mais caro.
Vale considerar também as regras específicas de cada convenção coletiva na hora de planejar desligamentos.
Em São Paulo, por exemplo, demissões relacionadas à supressão de turmas só podem acontecer a partir do dia 30 de janeiro, porque, antes dessa data, o aviso prévio cairia no mês que antecede a data-base de reajuste salarial. Isso obrigaria a escola a pagar uma multa adicional equivalente a um salário.
Reserva de caixa para imprevistos
Manter uma reserva de caixa equivalente a pelo menos seis meses de despesas é uma recomendação recorrente entre gestores financeiros da educação. A pandemia deixou isso evidente: escolas sem reserva enfrentaram dificuldades severas, e algumas não sobreviveram ao período.
Essa reserva também cobre custos que realmente são imprevistos, como um equipamento quebrado, a necessidade de fazer uma contratação, o aumento no custo de uma ferramenta educacional importante, entre outros.
Quando cortar despesas e quando investir em captação de alunos
Diante de uma queda de matrículas, a escola tem duas decisões: cortar despesas e se adequar à nova realidade, ou aumentar os esforços na captação de alunos.
Segundo Aline, trazer mais alunos costuma gerar resultado financeiro melhor, exceto quando o corte serve para aliviar a folha de pagamento quando uma turma deixa de existir. Cortar despesas menores traz um retorno pequeno perto do esforço envolvido.
Investir em pós-atendimento (o contato com famílias que visitaram a escola, mas ainda não confirmaram matrícula) tende a gerar muito mais resultado do que qualquer economia pontual, e é uma etapa que muitas escolas simplesmente não fazem.
Trabalhar a conscientização da equipe e dos alunos sobre economia de energia e água também ajuda, tanto do ponto de vista financeiro quanto de sustentabilidade. Algumas escolas já investem em energia solar.
Cabe pensar também na fidelização, principalmente na educação infantil. Quem chega atraído por preço, sai por preço assim que encontra uma opção mais barata.
Quem permanece é quem reconhece valor no trabalho pedagógico, mesmo quando tem alguma resistência à direção da escola em questões pontuais, como negociação de desconto.
Linhas de crédito e parcerias complementares como reforço financeiro
Quando a escola precisa de reforço de capital, o histórico financeiro organizado é o que determina o acesso a novos modelos de financiamento, como linhas de crédito mais vantajosas.
- O BNDES costuma oferecer taxas mais baixas, mas exige comprovação de notas fiscais emitidas e uma série de certidões, o que nem sempre é simples de reunir;
- O Pronampe é outra opção, embora nem todos os bancos ofereçam essa linha, sendo necessário consultar diretamente o gerente;
- O Sebrae, por sua vez, orienta gratuitamente sobre as linhas disponíveis e ajuda a direcionar qual delas se encaixa melhor no perfil da escola.
Vale considerar também se a instituição é uma escola particular ou uma ONG, já que os recursos públicos disponíveis mudam conforme essa classificação.
Para necessidades pontuais, como a troca de um equipamento, opções como o parcelamento sem juros no cartão de crédito costumam ser mais simples do que buscar uma linha de crédito bancária, já que evitam a incidência de juros sobre o valor.
Parcerias com fornecedores também podem gerar economia indireta, desde que a escola confie no serviço divulgado. Como os pais costumam confiar no que a escola indica, recomendar um fornecedor ruim pode desgastar essa relação de confiança.
O importante é que essa receita complementar nunca substitua o foco principal da escola, que é crescer a base de alunos de forma sustentável.
Como o Educbank apoia o crescimento da sua escola
O Educbank paga o valor da mensalidade integral à escola, mesmo quando a família atrasa ou não paga. Isso significa caixa garantido todo mês, sem depender de cobrança, negociação de desconto ou corte de última hora para fechar a conta.
A partir dessa previsibilidade, fica muito mais simples precificar e acompanhar custos.
Conheça o Programa de Receita Garantida do Educbank e descubra as possibilidades para a sua escola.
Conversamos com Aline Cruz, CEO da Fórmula da Gestão Escolar e especialista em gestão administrativa e financeira de colégios para entender o que pode ser feito a respeito.
O resultado é a videoaula abaixo, que apresentamos também em formato de texto, junto dos guias de gestão financeira publicados aqui no blog do Educbank.
Por que o controle de custos é o maior desafio financeiro das escolas
O desafio começa muito antes do controle de custos em si. Problemas de precificação criam uma cascata que põe pressão nas finanças do colégio. Daí nasce a dificuldade de tantos gestores, porque a conta nunca fecha, ou sempre fecha no aperto.
Muitas escolas não sabem qual é o seu custo por aluno. Ou seja, quanto gastam para a formação de cada estudante. Ou, quando têm o valor, calculam apenas os custos diretos, ignorando os indiretos.
O desafio aumenta porque não há um número de referência, que vale para todas as escolas. Cem reais pode ser um valor irrisório em um bairro caro de São Paulo, mas uma economia relevante em uma cidade do interior do Brasil. Mesmo dentro de uma mesma cidade, a estrutura de custos das escolas pode mudar, o que também torna difícil a comparação direta de planilhas.
Sem precificação bem definida, até cortar despesas fica mais difícil. Nasce daí a chamada “economia inútil”, quando a escola poupa em áreas que fazem pouca diferença para o controle de custos real. Alguns exemplos são as manobras fiscais arriscadas e a compra de insumos de menor qualidade.
Os pilares do controle de custos escolar
O aspecto macro do controle de custos na escola está na precificação adequada, na organização clara das saídas, e nos instrumentos de monitoramento. São três pilares que permitem gerar caixa suficiente, entender como o valor está sendo gasto e com qual finalidade.
Todas as decisões financeiras, como cortes de custos ou reajustes de mensalidade, devem ser feitas com base nos três pilares.
Precificação da mensalidade a partir do custo por aluno
Cada família deve pagar mais do que custa para a escola. Essa deve ser sempre a base da precificação e da gestão de custos. Esse é o indicador de custo real por aluno, um dos instrumentos mais importantes da gestão financeira.
Uma fórmula simples para calcular é:
Custo por aluno = Custo total anual da escola ÷ Número de alunos matriculados
O custo total anual soma custos fixos, variáveis e encargos. Some todos para chegar ao número.
Com base nesse indicador, você pode fazer projeções realistas de caixa. Comece pelo mais óbvio, como o ticket médio, em seguida adicione os custos “escondidos”. Por exemplo:
- Se a escola projeta um ticket médio de R$1.000 e começa o ano com 100 alunos, a receita projetada para o mês é de R$100.000;
- Se, no mês seguinte, entram mais dois alunos, a projeção sobe para 102 alunos e R$102.000 de receita;
- Imagine que no terceiro mês, a escola está com um programa de descontos e bolsas, que atinge 25% dos alunos (cerca de 26 alunos), com um desconto médio de 20% na mensalidade. Isso reduz a receita em R$5.200, levando a projeção para R$96.800;
- Se a escola tiver 10% de taxa de inadimplência sobre essa receita, a projeção cai mais R$9.680, fechando em R$87.120.
Ou seja: se você fizer um cálculo incompleto, pode se deparar com uma diferença de R$12.800 entre a receita real e a projetada.
Despesas fixas e despesas variáveis
As despesas fixas são aquilo que o colégio paga mensalmente para funcionar, como o aluguel do espaço fixo. As variáveis mudam mês a mês e de acordo com o número de alunos, como os custos com eventos escolares ou investimento em marketing.
Sem mapear corretamente os custos fixos e variáveis, é impossível chegar ao custo real por aluno.
Alguns custos parecem imprevisíveis, mas têm uma lógica própria, que os torna previsíveis. Por exemplo:
- A manutenção de ar-condicionado em espaços públicos tem periodicidade definida pela Lei nº 13.589;
- O reajuste salarial de funcionários também costuma ocorrer em datas definidas, como nos meses de março e abril em São Paulo.
Também é importante destacar que certas despesas podem ser consideradas investimento. É o caso de uma renovação de infraestrutura para melhorar a captação de alunos.
Plano de contas e planilha de custos
O plano de contas e a planilha de custos mostram em que o dinheiro arrecadado está sendo gasto.
Não é necessário detalhar literalmente tudo, basta criar categorias amplas e claras, como energia elétrica, água, aluguel, folha de pagamento, benefícios, impostos, etc.
O objetivo é bater o olho e entender imediatamente quanto a escola gastou em cada tipo de despesa ao longo do ano.
A partir desse mapeamento, a escola poderá:
- Definir a mensalidade com base no custo real por aluno;
- Decidir até onde a escola pode conceder desconto sem operar no prejuízo;
- Identificar onde existe espaço real para economizar sem comprometer a qualidade do serviço.
Como fazer o controle de custos da escola na prática
Além dos pilares acima, há uma série de ações práticas, que devem ser feitas no dia a dia da gestão. Por meio delas, você conseguirá lidar com desafios específicos, que são comuns às escolas particulares, ou desenvolver boas práticas que pode aplicar durante todo o ano letivo.
Provisionamento de férias, 13º e rescisões
Um dos pontos mais negligenciados no controle de custos é o provisionamento de encargos trabalhistas.
Férias, 13º salário e rescisão de contrato precisam ser calculados mês a mês, e não apenas lembrados quando a demissão acontece, ou no fim do ano letivo, entre novembro e dezembro.
O mesmo vale para a multa de 40% sobre o saldo do FGTS, que precisa estar disponível no momento em que a escola decide desligar um funcionário. Sem isso, talvez você precise manter um funcionário problemático apenas porque não há caixa disponível para a rescisão. No longo prazo, isso pode custar ainda mais caro.
Vale considerar também as regras específicas de cada convenção coletiva na hora de planejar desligamentos.
Em São Paulo, por exemplo, demissões relacionadas à supressão de turmas só podem acontecer a partir do dia 30 de janeiro, porque, antes dessa data, o aviso prévio cairia no mês que antecede a data-base de reajuste salarial. Isso obrigaria a escola a pagar uma multa adicional equivalente a um salário.
Reserva de caixa para imprevistos
Manter uma reserva de caixa equivalente a pelo menos seis meses de despesas é uma recomendação recorrente entre gestores financeiros da educação. A pandemia deixou isso evidente: escolas sem reserva enfrentaram dificuldades severas, e algumas não sobreviveram ao período.
Essa reserva também cobre custos que realmente são imprevistos, como um equipamento quebrado, a necessidade de fazer uma contratação, o aumento no custo de uma ferramenta educacional importante, entre outros.
Quando cortar despesas e quando investir em captação de alunos
Diante de uma queda de matrículas, a escola tem duas decisões: cortar despesas e se adequar à nova realidade, ou aumentar os esforços na captação de alunos.
Segundo Aline, trazer mais alunos costuma gerar resultado financeiro melhor, exceto quando o corte serve para aliviar a folha de pagamento quando uma turma deixa de existir. Cortar despesas menores traz um retorno pequeno perto do esforço envolvido.
Investir em pós-atendimento (o contato com famílias que visitaram a escola, mas ainda não confirmaram matrícula) tende a gerar muito mais resultado do que qualquer economia pontual, e é uma etapa que muitas escolas simplesmente não fazem.
Trabalhar a conscientização da equipe e dos alunos sobre economia de energia e água também ajuda, tanto do ponto de vista financeiro quanto de sustentabilidade. Algumas escolas já investem em energia solar.
Cabe pensar também na fidelização, principalmente na educação infantil. Quem chega atraído por preço, sai por preço assim que encontra uma opção mais barata.
Quem permanece é quem reconhece valor no trabalho pedagógico, mesmo quando tem alguma resistência à direção da escola em questões pontuais, como negociação de desconto.
Linhas de crédito e parcerias complementares como reforço financeiro
Quando a escola precisa de reforço de capital, o histórico financeiro organizado é o que determina o acesso a novos modelos de financiamento, como linhas de crédito mais vantajosas.
- O BNDES costuma oferecer taxas mais baixas, mas exige comprovação de notas fiscais emitidas e uma série de certidões, o que nem sempre é simples de reunir;
- O Pronampe é outra opção, embora nem todos os bancos ofereçam essa linha, sendo necessário consultar diretamente o gerente;
- O Sebrae, por sua vez, orienta gratuitamente sobre as linhas disponíveis e ajuda a direcionar qual delas se encaixa melhor no perfil da escola.
Vale considerar também se a instituição é uma escola particular ou uma ONG, já que os recursos públicos disponíveis mudam conforme essa classificação.
Para necessidades pontuais, como a troca de um equipamento, opções como o parcelamento sem juros no cartão de crédito costumam ser mais simples do que buscar uma linha de crédito bancária, já que evitam a incidência de juros sobre o valor.
Parcerias com fornecedores também podem gerar economia indireta, desde que a escola confie no serviço divulgado. Como os pais costumam confiar no que a escola indica, recomendar um fornecedor ruim pode desgastar essa relação de confiança.
O importante é que essa receita complementar nunca substitua o foco principal da escola, que é crescer a base de alunos de forma sustentável.
Como o Educbank apoia o crescimento da sua escola
O Educbank paga o valor da mensalidade integral à escola, mesmo quando a família atrasa ou não paga. Isso significa caixa garantido todo mês, sem depender de cobrança, negociação de desconto ou corte de última hora para fechar a conta.
A partir dessa previsibilidade, fica muito mais simples precificar, acompanhar custos e construir a sustentabilidade financeira da escola.
Conheça o Programa de Receita Garantida do Educbank e descubra as possibilidades para a sua escola.
