Reduzir custos é sempre complicado. Ainda mais para gestores e mantenedores escolares, que precisam equilibrar as contas sem interferir nas atividades de ensino, mesmo nos cenários mais difíceis, como os de inadimplência.
A boa notícia é que reduzir custos não significa “cortar orçamento”, parar de investir ou demitir pessoas.
Identificando oportunidades de economia em processos, eliminando desperdícios invisíveis e selecionando os parceiros certos, você pode economizar de forma eficiente, sem prejudicar aquilo que torna a sua escola especial.
Veja abaixo as principais opções para escolas particulares.
Eficiência energética e redução de consumo
Investir em soluções de maior eficiência energética é uma ação que sempre gera retorno no longo prazo. No início, pode até sair caro mexer na estrutura, mas quanto mais o tempo passa, mais você percebe a economia.
As principais ações para implementar são:
- Substituir as lâmpadas por LED;
- Instalar sensores de presença em áreas como corredores e banheiros;
- Ter atenção com o uso do ar condicionado;
- Instalar temporizadores e dimers;
- Captação e reuso de água da chuva;
- Se possível, investir na geração de energia solar.
Além de economizar na sua conta de luz, tudo isso também torna a sua escola mais sustentável.
Digitalização de processos
Digitalização consiste em substituir o papel por sistemas computadorizados. É uma das marcas de uma gestão inteligente, pois fica mais fácil e econômico armazenar, gerenciar e acompanhar os processos.
Processos que podem ser digitalizados incluem:
- Matrícula e rematrícula;
- Envio de documentação aos pais, como comunicados e boletins;
- Diários de classe para os professores;
- Aplicação de provas e avaliações em modalidades semipresenciais;
- Empréstimo de livros em biblioteca;
- Controle de requisições de almoxarifado.
As economias estão no tempo da equipe administrativa, nos gastos com papel, tóner e impressoras, e na redução do espaço para arquivos físicos.
Para promover o processo, você pode usar sistemas de gestão escolar, pacotes como o Google for Education e Microsoft 365.
Gestão inteligente de compras e fornecedores
Contratos com fornecedores podem gerar despesas desnecessárias para sua escola. Principalmente contatos assinados há bastante tempo e que não passam por reajustes, ou de curta duração.
Comece analisando todos os contratos que você tem atualmente. Categorias que podem ser otimizadas incluem material de limpeza e higiene, material didático, uniformes, equipamentos eletrônicos, alimentação, serviços terceirizados e ferramentas de gestão, como ERPs.
Para todas, procure fazer sempre o seguinte:
- Negociar pagamentos antecipados com desconto, dependendo do seu fluxo de caixa;
- Fechar contratos anuais para se proteger contra a inflação;
- Cotar sempre dois ou três fornecedores para cada item;
- Verificar substituições inteligentes, que têm qualidade e rendem mais;
- Estabelecer parcerias quando possível;
- Revisar frequência de entregas.
Nessa hora, você precisa resistir à tentação de comprar barato. Vários produtos de baixa qualidade têm maior consumo, o que aumenta o custo final. O papel higiênico é um exemplo clássico.
Manutenção preventiva
Sem manutenção adequada, custa mais caro manter a estrutura da escola. Os equipamentos consomem mais energia, são mais barulhentos e causam problemas com frequência. Aí, na hora de consertar, o custo frequentemente é igual ao de um equipamento novo.
Para evitar o cenário, estabeleça um cronograma de manutenção regular da sua infraestrutura. Deixe tempo e orçamento separados para fazer a manutenção preventiva, com limpeza de filtros, verificação de torneiras, substituição de lâmpadas, revisão elétrica, limpeza de caixas d’água, entre outras.
Terceirização de serviços
A terceirização de serviços em escolas é um tema complexo. Ela pode reduzir custos sem impactar o ensino, mas apenas quando feita com cautela.
Certas áreas podem ser terceirizadas mais facilmente, como limpeza, segurança e alimentação. Já outras, como cobrança de mensalidades, são muito mais delicadas.
O importante é não terceirizar a relação com as famílias. Mesmo as áreas “simples”, como limpeza, podem ocasionar problemas, caso os terceirizados não sejam bem inseridos na comunidade escolar.
Para tomar a decisão, considere fatores como:
- Estrutura da escola e necessidade de profissionais;
- Possibilidade de economia de escala;
- Impacto na cultura interna da escola;
- Faturamento atual da escola;
- Potencial de economia com a terceirização.
Em linhas gerais, procure terceirizar quando não há volume suficiente para justificar funcionários dedicados. E, mesmo ao terceirizar, mantenha-se diretamente envolvido na escola, conhecendo os profissionais que prestam o serviço, para promover uma cultura positiva.
Otimização de recursos humanos
Revise o fluxograma da sua escola e busque por oportunidades de otimização. Mas, muita atenção: a palavra-chave é “otimizar”, não “cortar” ou “demitir”.
Quando você já começa a tarefa pensando em quais posições eliminar, pode cometer erros de planejamento que prejudicam a qualidade de ensino.
A lógica para otimizar é revisar a necessidade de novas contratações, capacitar a equipe atual e aumentar o engajamento. Ao fazer isso, você reduz os custos associados a demissões e novas contratações.
Algumas sugestões para otimizar sem revisar são:
- Evitar horas extras, que são mais caras;
- Revisar jornadas de profissionais;
- Repensar benefícios;
- Terceirizar certas áreas;
- Contratação de estagiários e jovens aprendizes;
- Contratação de consultorias pontuais em vez de equipes fixas para áreas como marketing ou atendimento psicológico;
- Programas de capacitação interna, para economizar custos de contratação de profissionais sêniores.
Na hora de revisar jornadas de trabalho e benefícios, lembre-se de que a valorização do trabalho docente e o bem-estar dos professores estão diretamente ligados à remuneração adequada e a boas condições de trabalho.
Investimento em tecnologia
Investir em tecnologia tem um custo inicial alto, mas se paga pela automação de tarefas repetitivas e pelo aumento da eficiência. A principal vantagem é o ganho de tempo da sua equipe administrativa.
Com a Inteligência Artificial Generativa, as possibilidades aumentaram exponencialmente. No entanto, é necessário ter cautela, pois elas não substituem por completo a capacidade humana.
Trate-as como ferramentas, não como soluções milagrosas.
Entre as principais oportunidades, estão:
- Investimento em sistemas como o Gestão Fácil para centralizar processos;
- Chatbots alimentados por IA;
- Réguas de pagamento automática, como os lembretes automáticos de pagamento de mensalidade do Educbank;
- ERP e CRM para centralizar a relação com as famílias.
Parcerias que fortalecem a sustentabilidade da sua escola
Em todas as atividades acima, você deve buscar parceiros que entendam a realidade financeira da sua escola, fortaleçam o seu fluxo de caixa e eliminem os fatores de desequilíbrio.
O Educbank faz isso com soluções financeiras e de gestão que garantem o fluxo de caixa e a previsibilidade financeira. Isso facilita negociações, evita juros, melhora seu poder de compra e permite que você continue investindo para atrair mais alunos.
Entenda como funciona e como ser uma escola apoiada pelo Educbank.
