A gestão das mensalidades escolares envolve diversas políticas para minimizar a inadimplência na escola. Ou seja, impacta diretamente no fluxo de receita, na manutenção das instalações e na capacidade geral de investimento da escola.
São estratégias para cobrar mensalidades atrasadas, organizar os recebimentos e acompanhar as finanças. Com processos organizados, esta gestão se torna ativa, identificando e resolvendo problemas de forma ágil.
Há diversas ferramentas e técnicas que tornam a gestão de mensalidade escolar menos desafiadora para pessoas gestoras ou mantenedoras de escolas. Hoje você conhecerá os caminhos para superar os principais obstáculos!
O que é gestão das mensalidades escolares?
A gestão de mensalidades são todos os processos relacionados com as cobranças e os recebimentos na escola. Envolve boa comunicação com os pais; gestão de contratos; oferta de métodos de pagamento; análise de dados, entre outras ações.
Todas as ações administrativas para tornar estes processos mais eficientes fazem parte da gestão de mensalidades.
Revisar, atualizar e implementar novos processos é fundamental para a saúde financeira da escola. Entre os principais impactos da gestão de mensalidades escolares, pode-se destacar:
- Garante previsibilidade de receitas;
- Reduz a inadimplência;
- Facilita a cobertura de despesas operacionais;
- Permite analisar as oportunidades de investimento na escola;
- Facilita a criação de reserva de emergências.
Como funciona a gestão de mensalidades?
Os principais elementos de uma boa gestão de mensalidade escolar incluem:
- Criação de contratos: definição de políticas sobre prazos para pagamentos, formas de pagamento e consequências da inadimplência;
- Sistema de gestão: para automatização de processos como identificação de inadimplentes e envio de lembretes para pagamento;
- Comunicação efetiva: abertura de diferentes canais de comunicação com as famílias, como ligação, WhatsApp, e-mail, notificações push, etc.;
- Pagamentos e recebimentos: definição dos meios de pagamento disponíveis e formas de controle sobre as mensalidades recebidas;
- Flexibilidade para pagamentos: oferecer diferentes planos e opções de pagamento, de acordo com o perfil de cada família;
- Cobrança de mensalidades atrasadas: analisar os perfis das famílias e criar processos de cobrança específicos para cada um;
- Relatórios e análises de dados: tomar decisões com base em dados e projeções relacionadas ao planejamento financeiro da escola;
- Autoavaliação e ajustes: capacidade de se adaptar a mudanças de condições econômicas das famílias, na base de estudantes, ou a alterações de planejamento financeiro.
Os principais desafios da gestão de mensalidades escolares
Como você viu, a gestão de mensalidades envolve uma série de ações diferentes. E, da mesma forma, os desafios para implementar as melhores práticas também são muito distintos.
Os principais desafios para pessoas gestoras e mantenedoras de escolas são:
- Inadimplência: é um dos principais desafios enfrentados por escolas particulares brasileiras. São os atrasos e as falhas nos pagamentos de mensalidades;
- Processos manuais: realizar certas ações de forma manual pode levar a diversos problemas, como inconsistências de registros, erros de cálculos ou dificuldades em acompanhar os pagamentos;
- Falta de comunicação: falta de clareza sobre prazos, valores e políticas de inadimplência, ou dificuldades em contatar os pais nos casos de atrasos;
- Falta de adaptação: dificuldade em lidar com diferentes métodos de pagamento ou falta de flexibilidade no recebimento das mensalidades;
- Falta de proatividade: dificuldade em visualizar dados e fazer projeções, o que leva à demora para solucionar os problemas. Sem proatividade, questões simples podem virar desafios complexos.
Estes são desafios gerais, comuns em escolas de todos os tipos. Além destes, há situações mais específicas, dependendo do tamanho da escola.
Por exemplo, escolas pequenas precisam de soluções mais personalizadas e de contato direto com as famílias. Escolas médias tendem a ter dificuldade ao iniciar a automação de processos e escolas grandes, com muitos alunos, nem sempre conseguem gerenciar altos volumes de pagamentos com eficiência.
Cada desafio requer estratégias, ações e ferramentas específicas. Elas combinam tecnologia, apoio de parceiros especialistas, automação de processos e revisão das práticas atuais.
Como fazer a gestão das mensalidades escolares?
O primeiro passo é fazer uma autoanálise da sua gestão financeira. Entenda quais são os processos relacionados à mensalidade e, dentre eles, quais estão satisfatórios e quais precisam de melhorias imediatas.
Assim, você descobrirá quais são os seus maiores desafios hoje e quais serão as suas prioridades. A partir daí, invista o seu tempo de acordo, começando pelo que mais impacta as finanças da sua escola.
As ações abaixo são estratégias gerais que facilitam a gestão:
- Invista em automação de processos para ações como emitir boletos, tirar segunda e gerar lembretes de vencimento de boletos;
- Automatize estratégias de cobranças de mensalidades atrasadas, como envio de e-mails ou notificações por push;
- Mesmo quando automatizar um processo, mantenha pessoas acompanhando as ações para coletar e analisar dados, como taxas de abertura de e-mails ou porcentagem de inadimplentes;
- Defina perfis de famílias, com base no pagamento de mensalidades. Saiba quem são as famílias que sempre atrasam, as que estão passando por dificuldades financeiras e as que nunca atrasam;
- Defina políticas específicas de cobrança de atrasos para cada perfil;
- Monitore e analise os dados financeiros da escola com frequência. Tente “prever” famílias que podem se tornar inadimplentes no futuro, através das análises do perfil familiar;
- Abra possibilidades de negociação de acordo com o perfil de cada família. Se a pessoa fica inadimplente com frequência, mostre mais rigidez; se for um caso especial, flexibilize seus prazos;
- Agrupe os débitos de famílias inadimplentes, caso elas tenham mais de um filho ou filha matriculado na escola. Assim, fica mais fácil acompanhar e fazer as cobranças;
- Emita relatórios financeiros com frequência e identifique as porcentagens de adimplentes e de inadimplentes;
- Mantenha sempre abertos canais de comunicação com pais e responsáveis, incluindo a secretaria, para quem prefere conversar pessoalmente sobre as mensalidades;
- Comunique com transparência qualquer mudança sobre as mensalidades, seja em prazos, formas de pagamento, vencimentos, juros, entre outros. Se possível, mantenha registros escritos dessas mudanças, em e-mail ou em contrato;
- Treine sua equipe para atender e negociar com os pais e responsáveis que quiserem conversar pessoalmente;
- Se sua escola tiver programas de bolsas de estudos, defina e informe com clareza os requisitos para ganhar e manter o benefício.
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